Video: Feng Shui-Ako usporiadať nábytok v byte ☯ ✔ (Septembra 2024)
Jedným z mojich obľúbených výrokov bolo vždy: „Ak chcete niečo urobiť, dajte to zaneprázdnenej osobe.“ Nie je žiadnym veľkým tajomstvom, že ľudia, ktorí sú zaneprázdnení, majú stratégie na určovanie priorít a správu všetkých vecí, ktoré potrebujú. Tieto stratégie, hoci sú zriedkavo výslovné, sa zvyčajne točia okolo jedného hlavného konceptu: termínov.
Termín poskytuje štruktúru. Vytvárajú zodpovednosť a pomáhajú predchádzať negatívnym následkom. Niektorí ľudia ich milujú, iní ich nenávidia, ale tí, ktorí ich prijmú, sú zvyčajne úspešní.
Tu je 5 tipov, ako organizovaní ľudia spravujú svoje termíny a zostávajú na vrchole svojej hry.
1. Vždy dodržujte termín!
Možno ste si mysleli, že pravidlo číslo jedna v konečných termínoch je poskytnúť si primerané termíny. To je dobrá rada, ale v skutočnosti je to dôležitejšie ako: Vždy stanovte termín!
Vždy existujú dva termíny: vypolstrovaný termín, ktorý priradíte, a „konečný termín“. Termín uzávierky, známy tiež ako „alebo iný“ dátum, je absolútny posledný deň a čas, kedy sa niečo môže stať. Je to takmer vždy termín, ktorý vám dá niekto iný. Príkladom konečnej lehoty je konečný termín na podanie daňového priznania, ktorý stanoví vaša vláda. Ďalším je termín na podanie prihlášky na štúdium na vysokej škole.
Na druhej strane je polstrovaný termín váš konečný termín, ktorý si sami určíte. Vyplnenie termínu znamená, že ste nastavili lehotu o niečo skôr ako konečný termín, aby ste nechali trochu krútiť priestor, aby sa veci pokazili. Vždy zadajte svoje vlastné termíny a vždy vložte termíny, ktoré určíte ostatným. Nikdy neplánujte dostať niečo priamo pod drôty (to v skutočnosti nie je „plán“, nie?). Namiesto toho plánujte nepredvídané udalosti, ako napríklad dni choroby, uviaznutie v metre zastaveného metra, výpadok e-mailu, poštová štrajk alebo iné strany, ktoré jednoducho menia názor na to, čo chcú a kedy chcú.
2. Zviditeľnite svoje termíny.
Termíny musia byť tam, kde ich môžete vidieť. Rovnako ako v prípade zoznamov úloh a cieľov, čím viac vidíte svoje termíny, tým menšia je pravdepodobnosť, že na ne zabudnete. Tlačené nástenné kalendáre fungujú skvele. Ak používate papierový poznámkový blok, napíšte svoje termíny do jednostránkového kalendára (môžete si ho vytlačiť z Internetu), sklopiť na polovicu a použiť ako záložku. Ak ste osoba typu bezpapierové poznámky, nastavte si termíny v aplikácii, ktorú používate každý deň, či už ide o aplikáciu Outlook, Kalendár Google, Excel alebo niečo iné. Môžete dokonca použiť kalendár widgetov pre stolné počítače v závislosti od toho, koľko blížiacich sa termínov je potrebné spravovať.
Jednou z výhod uvádzania termínov v aplikácii je to, že uľahčujú zdieľanie. S niekoľkými kliknutiami myši alebo klepnutím na obrazovku môžete svojim kolegom alebo partnerom pripomenúť blížiace sa termíny.
3. Poznajte svoje pracovné cykly.
Ako zviditeľníte svoje termíny do značnej miery závisí od vašich pracovných cyklov, čo znamená, či máte tendenciu mať denné, týždenné alebo mesačné lehoty. Napríklad som pracoval v štvrťročnom časopise, takže som na nástenku vždy pripnul tri kalendáre ukazujúce nasledujúce tri mesiace. Keď bol september, videl som najdôležitejšie nadchádzajúce termíny, aj keď do novembra. Mal som tiež ročný kalendár, ktorý ukazoval dôležité termíny, ktoré boli ešte ďalej, ale kalendár som si nechával digitálny, pretože som ho nemusel každý deň vidieť. Vysoko produktívni ľudia vyrovnávajú termíny, ku ktorým majú mať prístup, s termínmi, ktoré potrebujú vidieť. Vidieť príliš veľa termínov je ohromujúce. Dodržanie nevyhnutných termínov pre najdôležitejšie nadchádzajúce projekty vás udrží v úlohe.
4. Použite dvojité pripomenutie.
Ak je konečný termín ďaleko, ale veľmi dôležitý, použite dvojité pripomenutie. Inými slovami, nastavte dva budíky alebo upozornenia, aby vám niekoľko dní vopred oznámili, že konečný termín je blízko. Tento trik je obzvlášť dôležitý pre termíny, ktoré nespadajú do vášho obvyklého pracovného rozsahu - druhy vecí, na ktoré pravdepodobne zabudnete. Ak budem musieť prednášať (niečo, čo robím len zriedka) šesť týždňov od štvrtka, v pondelok si budem pripomínať kalendár na šesť týždňov, aby som si na začiatku určeného týždňa pamätal, že sa udalosť blíži a ktoré sa musím pripraviť.
5. Dodržiavajte svoje termíny dôsledne.
„Dôsledne dodržujte svoje termíny“ je jednou z tých vecí, ktoré sa ľahšie povedia, ako urobia. Ale ak viete, že to ovplyvňuje vašu hodnotu na pracovisku, tak to samo o sebe môže byť dosť motivujúce.
Dôsledné dodržanie termínov môže zvýšiť vašu hodnotu ako zamestnanca, člena tímu alebo partnera. Zamyslite sa nad tým, ako sa pozeráte na ľudí, ktorí neustále dodržiavajú termíny. Sú spoľahliví, majú silnú pracovnú etiku a sú považovaní za tímových hráčov. Dodržanie termínov je zriedka o tom, ako vykonať prácu výlučne pre seba. Je to takmer vždy o dokončení jedného odkazu v reťazci a tam, kde je reťaz, existujú aj iní ľudia, ktorí nemôžu dodržať svoje vlastné termíny, kým si nesplníte svoje. Ak nie ste načas, nemôžu byť načas.
Toľko ľudí nedodržiava termíny, ktoré obvykle vynikajú. Ak splníte svoje termíny niekoľko mesiacov za sebou, ľudia si to všimnú a zmení sa to, ako vás uvidia a koľko dôvery sú ochotní vložiť do vás.
A ako sa hovorí, hovorí: „Ak chcete niečo urobiť, dajte to zaneprázdnenej osobe?“ Čím viac dodržujete svoje termíny, tým je pravdepodobnejšie, že budete pokračovať v dodržiavaní termínov. Je to cyklické správanie.
Urobte alebo nerobte… Neexistuje žiadny „pokus“ s termínmi
Aj keď všetky tieto tipy týkajúce sa termínov fungujú pre väčšinu ľudí, vždy robte, čo má pre vás, vašu prácu a vaše zvyky najväčší zmysel. Napríklad, niektorí ľudia jednoducho nedodržiavajú vypchaté termíny. Potrebný je dátum napísaný v kalendári ako konečný termín a namiesto toho sa v ich hlavách uskutoční akékoľvek vypchávanie. A to je v poriadku.
Ale keď vaše zvyky bránia vašej vlastnej produktivite a úspechu, skúste to spoznať a urobiť zmenu. Veľmi jednoduché systémy pripomenutia alebo oznámenia v aplikáciách, ktoré už používate - od aplikácie Outlook po Gmail a Basecamp - môžu pomôcť pri vytváraní lepších návykov. Vytvorte si kalendár, použite funkcie aplikácie, ktoré sú už na dosah ruky, a stanovte si určité termíny (so zabudovanou miestnosťou na krútenie). Budete radi, že ste to urobili.
