Usporiadajte: 5 jednoduchých krokov na začatie používania ganttových máp

Predtým, ako začnete nový projekt, pomôže vám to mať cestovnú mapu, nejaký jasný prehľad o všetkých potrebných krokoch a poradí, v akom sa tieto kroky musia uskutočniť. To je v podstate to, čo je Ganttov diagram. Nezáleží na tom, či je projekt osobný, ako napríklad pridanie paluby do zadnej časti domu, alebo obchodné, napríklad vytvorenie novej webovej stránky. Musíš vedieť

• kedy a kde začínate,
• všetky kroky na ceste a ako dlho budú trvať,
• kto je zodpovedný za každý krok,
• - poradie, v ktorom sa kroky musia uskutočniť, a -
• kedy bude projekt dokončený.

Ganttov diagram, pomenovaný pre inžiniera a konzultanta Henry Gantta, ktorý ich vyvinul a používal v roku 1910, predstavuje vizualizáciu projektu od začiatku do konca. Sú mimoriadne bežným nástrojom produktivity a sú kľúčovou súčasťou mnohých služieb riadenia projektov. V skutočnosti vynikajúca služba TeamGantt dokonca získala svoje meno z tabuliek., Vysvetľujem, čo sú Ganttov diagramy, čo robia a ako ich ľudia používajú, a poskytujem päť krokov, ako začať s nimi.

Čo je Ganttov diagram?

„Ganttov diagram predstavuje vizualizáciu krokov potrebných na dokončenie vášho projektu, “ vysvetlil Kayvon Ghaffari, vedúci programového manažéra v LiquidPlanner, keď som ho nedávno požiadal, aby sa podelil o niektoré informácie o tom, ako začať s Ganttovými diagramami. LiquidPlanner je aplikácia na správu projektov a spoluprácu na pracovisku, ktorá zdôrazňuje úspechy editorov, a zdôrazňuje Ganttov diagram.

Ghaffari mi pripomenul, že projekt sa líši od iných druhov práce. „Projekt je súbor prác, ktoré majú začiatok a koniec a splnenie tohto projektu je súbor úloh, “ uviedol. Ganttov diagramy pracujú konkrétne pre projekty, nie pre prebiehajúce práce. Ide o to, aby vám pomohli dostať sa od začiatku do konca, takže je dôležité, aby tam boli koniec.

Ganttov diagramy čítajú zľava doprava, zhora nadol. (Pozri obrázok vyššie od TeamGantt.) Os x je čas. Graf sa začína, keď projekt začína, a končí, keď je projekt dodaný. Dĺžka osi y sú úlohy, hoci sú iba v zozname. Ich presné umiestnenie na osi y nie je relevantné, hoci majú tendenciu klesať v chronologickom poradí.

„Úloha má tri zložky: čo to je, ako dlho to potrvá a kto to urobí, “ povedal Ghaffari. Na Ganttovom diagrame je každá úloha znázornená stĺpcom. Dĺžka stĺpca ukazuje, koľko času bude úloha trvať. Panely úloh sú často farebne koordinované, čo naznačuje, ktorá osoba alebo oddelenie je zodpovedná za vykonanie úlohy. Pokiaľ ide o „čo“, názov úlohy sa zvyčajne zobrazuje na paneli alebo sa stáva viditeľným po kliknutí na panel.

Okrem zobrazovania všetkých úloh pre projekt a ako dlho budú trvať, Ganttov diagramy zobrazujú poradie a závislosť. Inými slovami, ukazujú poradie, v akom sa musia úlohy robiť, a či sa jedna vec musí vyskytnúť pred druhou. Prečo je to také dôležité?

Čo robia Ganttove grafy?

„Ganttov diagram jasne ukazuje, že nemôžete robiť všetko súčasne, “ povedal Chris Savoie, produktová stratégia spoločnosti Workfront. Použil príklad stavby stromového domu. Klinec a drevo si môžete kúpiť v rovnakom čase, ale drevo musíte vyrezať skôr, ako ho pribijete do stromu.

Ganttov diagram ukazuje závislosti medzi úlohami, zvyčajne s niečím ako čiara, ktorá ich spája.

Pred vstupom do programu Workfront (ktorý je rovnako ako LiquidPlanner nástrojom spolupráce na pracovisku a riadenia projektov), ​​pracoval Savoie na niektorých veľmi zložitých projektoch s United Space Alliance v spojení s Johnsonovým vesmírnym strediskom NASA. Spomenul, že zatiaľ čo sekvenovanie a závislosti sú dôležité aj pre jednoduché projekty, ako je napríklad výstavba stromu, sú rozhodujúce pre rozsiahle, dlhoročné projekty, ako je napríklad výstavba Medzinárodnej vesmírnej stanice.

Ďalšou vecou, ​​ktorú Ganttov diagramy robia, je pomôcť organizáciám alebo vedúcim projektov riadiť zdroje. „Len preto, že nejaká úloha existuje, neznamená, že existuje osoba, ktorá to môže urobiť, “ povedal Ghaffari.

Pomocou Ganttovho diagramu môžete ľahko zistiť, kedy majú ľudia alebo oddelenia naplánovať prácu na úlohách, keď sú zadarmo. „Musíte byť schopní zodpovedať sa za časové plány ľudí a koľko hodín je v deň, “ dodal. Ganttov diagramy vytvárajú efektívny spôsob, ako vidieť čas, úlohy a zdroje.

Začíname s Ganttovými diagramami

Keď pochopíte, čo sú Ganttov diagramy a prečo sú užitočné, môžete ich začať vyrábať pre svoje vlastné projekty. Týchto päť krokov vám pomôže začať.

1. Vyberte šablónu alebo vytvorte šablónu od nuly

Všeobecne platí, že keď začnete nový Ganttov diagram, máte možnosť použiť šablónu alebo od nuly. Šablóny môžu pochádzať z vonkajšieho zdroja, v prípade šablón, ktoré poskytuje softvér na riadenie projektov, alebo môžu pochádzať z vášho minulého projektu.

Jednou z výhod použitia vašej predchádzajúcej práce na vytvorenie šablóny je to, že sa často môžete veľa naučiť z toho, čo sa stalo v minulosti. Šablóna poskytne informácie nielen o úlohách a postupnosti, ale aj o tom, či nejaké úlohy trvali dlhšie, ako sa očakávalo.

2. Označte svoje míľniky

Väčšina softvéru na vytváranie Ganttovho grafu obsahuje schopnosť pridať míľniky. Míľnik je ukazovateľ, ktorý naznačuje, že fáza projektu je dokončená. Napríklad pri vytváraní webovej stránky je typickým míľnikom uzamknutie drôtových modelov.

Pri zostavovaní Ganttovho diagramu od začiatku je často užitočné pred pridaním akýchkoľvek úloh vykresliť všetky míľniky. Uvedenie všetkých míľnikov pomáha rozdeliť projekt na menšie kúsky a tie menšie kúsky sa dajú ľahšie konceptualizovať ako celý projekt naraz.

3. Pridajte úlohy, sekvencie a vytvorte závislosti

Ďalším krokom je pridanie úloh, sekvenčných udalostí a vytvorenie závislostí. Pri pridávaní úloh sa nezabudnite pozrieť na historické správy alebo sa porozprávať s ľuďmi, ktorí tieto úlohy dokončia, aby získali presné odhady, ako dlho by mali trvať.

Pri sledovaní udalostí majte na pamäti, že je možné vykonať viac úloh súčasne, ale nie rovnakou osobou. Pri zostavovaní webových stránok môže jedna osoba pracovať na drôtových rámoch, zatiaľ čo iná osoba zhromažďuje ukážkový obsah prototypu. Dizajn drôtových modelov však nemôže súčasne vytvárať náladové dosky.

Závislosti pridajte až potom, čo ste vymenovali všetky úlohy a umiestnili ich v správnom poradí, a buďte s nimi opatrní. „Vec, ktorá vás môže skutočne zmazať, je, ak pôjdete do Ganttovho grafu a uvidíte, že povedzme, že úloha 12 už nie je závislá od úlohy 5, “ povedal Savoie. Dodal, že začiatočníci by mali byť veľmi opatrní, aby neodstraňovali závislosti, pokiaľ si nie sú istí, že je to správne, pretože ich získanie späť je veľmi ťažké, ak vytvárajú dlhú reťaz udalostí.

4. Sledujte svoje zdroje

„Úlohy musia byť v správnom poradí a potom musíte skontrolovať, kto je k dispozícii na splnenie týchto úloh, “ vysvetlil Ghaffari. Ako už bolo spomenuté vyššie, iba preto, že existuje nejaká úloha, neznamená to, že by to niekto mohol urobiť.

Ghaffari poznamenal, že jeho softvér spoločnosti Ganttův graf neumožňuje nadmerné varenie, čo znamená, že LiquidPlanner vám nedovolí priradiť niekoho k úlohe, ak je táto osoba už priradená k inej úlohe súčasne.

Ganttov diagramy vám pomôžu vidieť nielen to, že je zdroj nadmerne rezervovaný, ale aké sú dôsledky pre zvyšok plánu projektu, keď je opravený.

5. Spolupracujte

„Je skutočne dôležité, aby ľudia pochopili, že Ganttov diagram nie je kúzlo, “ povedal Ghaffari. „To, že ste niečo naplánovali, neznamená, že to má niečo spoločné s realitou.“

Ganttov diagram je v súlade s realitou, ako zabezpečiť spoluprácu. Softvér Ganttovho diagramu je často súčasťou väčšieho balíka na riadenie projektov alebo spoluprácu na pracovisku. Každý v tíme by mal mať možnosť aspoň vidieť graf, ak nie aktualizovať úlohy a ďalšie informácie, ktoré do neho prispievajú. Týmto spôsobom, ak postupník dokončí úlohu predčasne a má právomoc aktualizovať svoj postup tak, aby označil úlohu ako dokončenú a opravil odhadovaný čas, a tým môže pomôcť iným nadobúdateľom, aby splnili svoje úlohy čoskoro. Alebo by sa mohla označiť aj ako dostupný prostriedok, ktorý by mohol pomôcť s niektorými inými úlohami až do jej ďalšieho naplánovaného zadania.

Ghaffari zosumarizoval silu spolupráce týmto spôsobom: „Ak je Ganttov diagram vo vákuu, kto vie, či je presný? Ak je kolaboratívny, sú tu zabudované šeky a je pravdepodobnejšie, že odrážajú realitu. Ganttov diagram svieti. ““

Nespoliehajte sa príliš na Ganttov diagramy

Ghaffari aj Savoie mi povedali, že Ganttove mapy používajú na plánovanie a registráciu projektu, ale neradi s ním každodenne pracujú. „Spravidla ide o plán, nie o harmonogram vykonávania, “ povedal Savoie.

Savoie tiež poznamenal, že začiatočník si nemusí uvedomiť, že ľudia sa zriedka, ak vôbec, pozrú naraz na celý Ganttov diagram, pretože sú zvyčajne obrovské. „Na vytlačenie by ste potrebovali billboard, “ povedal.

Podľa Ghaffariho: „Vytvorenie Ganttovho diagramu nie je konečným cieľom. Je to vizualizácia plánu úloh a sekvencovania. Ganttov diagram pomáha ľuďom pochopiť, ako plán bude fungovať.“

Ak vás zaujímajú Ganttov diagramy, pravdepodobne sa zaujímate aj o riadenie projektov vo všeobecnosti. Ak chcete získať niekoľko vynikajúcich tipov na doplnenie, ako udržať váš projekt na dobrej ceste, prečítajte si moje 4 tipy, ako začať s projektovým riadením, a tiež moje rady o tom, ako zlepšiť komunikáciu pre lepšie riadenie projektu.