Video: Bersuit Vergarabat - O Vas a Misa... (FIFA 07 clean version) (November 2024)
Rád sa pýtam ľudí na to, ako používajú kancelársky e-mail, a to len preto, aby lepšie porozumeli rozdielu medzi tým, ako bol e-mail navrhnutý na použitie, ako sa najefektívnejšie používa a ako ho ľudia skutočne používajú.
Na otázku, mnohí ľudia hrdo zhrnú svoje techniky správy e-mailov týmto spôsobom: „Môj e-mail je môj zoznam úloh!“
Zvyčajne si myslia, že je to dômyselný systém, ale je to pre mňa zbytočné. Hrozne sa vraciam, keď počujem toto dobre mienené, ale nakoniec ničivé vyhlásenie. (Moja fyzická reakcia, ako som sa dozvedel, nie je ideálna, ak mám v úmysle pokračovať v konverzácii.)
Dúfajme, že tento článok vás presvedčí, aby ste zmenili svoje spôsoby. V stĺpci budúcom týždni (skontrolujte každé pondelok najnovšie v tejto zbierke organizovaných seriálov) sa budem venovať druhej strane rovnice: ako urobiť inteligentnejší zoznam úloh. Nezabudnite si prečítať aj stĺpec z minulého týždňa s 11 tipmi na správu e-mailov.
Na čo je e-mail?
„E-mail“ už nie je presne popisný názov pre softvérové aplikácie a služby, ktoré používame na odosielanie elektronickej pošty. Robia to omnoho viac. So všetkými funkciami a funkciami e-mailu - schopnosťou odosielať prílohy (meniace sa život!), Vstavanými adresármi, funkciami plánovania a pripomenutia, verejnými a súkromnými kalendármi - je zázrak, že ich stále nazývame „e-mailom“.
Pre komunikáciu medzi organizáciami funguje e-mail skvele. Máte papierovú konverzáciu konverzácií, časovo a dátumovo označenú, doručenú takmer okamžite a bezpečne. E-mail vám umožňuje zaoberať sa prácou vlastným tempom a podľa priority uprednostňovať reakcie.
Pre komunikáciu v rámci organizácie (čo znamená vo vašej organizácii) však môže byť e-mail ohromne zastaralý a dokonca aj na ceste k márnici (pozri „Je e-mail mŕtvy?“). Teraz máme širší sortiment nástrojov, ktoré nám pomáhajú dosahovať rovnaké konečné ciele, ale účinnejšie a užitočnejšie. Okamžité správy aplikácií, podnikových sociálnych sietí a portálov na riadenie projektov (ako napríklad Basecamp) je niekoľko príkladov. Niektorí ľudia zabúdajú, že telefóny a osobné stretnutia sú často najlepšími komunikačnými prostriedkami pre určité úlohy.
E-mail má určite svoje miesto, ale veľa ľudí ho používa na vykonávanie úloh, ktoré by mohli mať úžitok z iného riešenia. E-mail by sa mal používať na komunikáciu, ktorá vyžaduje papierovú stopu, najmä správy medzi organizáciami. Aplikácie a funkcie v e-maile, ako sú kalendáre a plánovanie, by sa mali používať tak, ako boli určené. Ak si chcete nechať svoj zoznam úloh v e-mailovom programe, pravdepodobne existuje nástroj na tento účel (napríklad v programe Outlook sa to nazýva Úlohy). Doručená pošta však nebola navrhnutá tak, aby vám hovorila, aké úlohy musíte robiť každý deň. Tu je niekoľko dôvodov:
Dôvody, prečo by vaša doručená pošta nemala byť vaším zoznamom úloh
1. Žiadna kontrola nad prichádzajúcimi položkami.
Zoznam úloh obsahuje iba položky, ktoré ste doň vložili. Vaša doručená pošta na druhej strane je ako výtok bez hrdla. Nemáte žiadnu kontrolu nad prichádzajúcimi položkami, okrem toho, že ich budete posudzovať jednotlivo a odstraňovať - vysoko neefektívny spôsob kultivácie zoznamu úloh. Správy sa objavujú vo všetkých hodinách dňa. Môžu pochádzať od kohokoľvek bez ohľadu na hierarchiu, ktorá môže určovať váš skutočný zoznam úloh. A je pravdepodobnejšie, že iba zlomok z nich bude odrážať to, čo musíte urobiť.
2. Nesprávne zadané úlohy
Pre malý kúsok doručenej pošty, ktorý skutočne odráža veci, ktoré by mali byť na vašom zozname úloh, sa pýtajte sami seba: Opisuje predmet správy presne to, čo musíte urobiť? V mnohých prípadoch zložili predmet správy iní ľudia, čo nemusí odrážať samotnú správu, oveľa menej časť správy, ktorá sa vás týka. Vďaka správnemu zoznamu úloh používate svoj vlastný jazyk na rýchle získanie dôležitých informácií. Dobre napísaný zoznam úloh je ten, ktorý môžete naskenovať za sekundu alebo dva a presne vedieť, čo je potrebné urobiť. Iba vy môžete písať spôsobom, ktorý vám rýchlo sprostredkuje informácie.
3. Príliš dlhá.
Viem, že som práve uviedol tento bod, ale to sa opakuje: Dobre napísaný zoznam úloh je ten, ktorý môžete naskenovať za sekundu alebo dva a presne vedieť, čo treba urobiť. Vsadil by som si 50 dolárov, že v PCMag som nenašiel jedinú osobu s e-mailovou schránkou, ktorá dokáže na prvý pohľad sprostredkovať informácie.
Nehnevaj sa. Všetci uchovávame správy v doručenej pošte, ktoré nám pripomínajú úlohy, ktoré by sme chceli dokončiť, ale nie. A to je v poriadku. Tieto položky však nepatria do zoznamu úloh.
4. Nedostatok nástrojov na určovanie priorít a stanovovanie konečných termínov.
Červené výkričníky, vlajky, hviezdy, farebné bubliny - e-mailové programy vám zvyčajne poskytujú hrsť nástrojov na označovanie dôležitých správ. V niektorých aplikáciách môžete dokonca priradiť dátum „odpoveď do“, napríklad dnes, zajtra alebo voľne „tento týždeň“. Tieto funkcie použite na pripomenutie komunikácie s ľuďmi, ale nie ako prioritné značky alebo pevné termíny pre konkrétne úlohy. Ako už bolo spomenuté, predmetové riadky vám nikdy nehovoria vždy, čo musíte urobiť, a pridaním indikátorov neprinášate rovnaké cenné informácie ako v zozname úloh. Dobrý zoznam úloh usporiada úlohy podľa priority a používa termíny.
5. Zabraňuje tomu, aby bol váš e-mail e-mailom.
Dúfam, že som vás väčšinou presvedčil, že ak sa pokúsite vyladiť svoju doručenú poštu tak, aby fungovala ako zoznam úloh, výsledkom bude veľmi zlý zoznam úloh. Hádaj čo? Vytvára tiež veľmi zlý priečinok doručenej pošty, takže teraz máte dve nedostatky! Ak sa pokúsite manipulovať s doručenou poštou tak, aby sa zdvojnásobila ako zoznam úloh, necháte medzi nimi prechádzať. Ako by sa to mohlo stať: Zoraďte doručenú poštu jedným zo spôsobov, ako nájsť úlohy s najvyššou prioritou; všimnite si nový tok pošty; byť prerušený; vyriešiť doručenú poštu; skontrolovať novú poštu; rozhodnúť, že sa to na vás nevzťahuje; znovu sa uchýliť k vlajkam alebo hviezdam; skúste si spomenúť, kde ste boli v zozname úloh…
Pamätajte, že ak váš e-mailový program obsahuje vstavanú aplikáciu alebo funkciu pre zoznamy úloh, môžete ich použiť!
E-mail je e-mail
Ponechajte svoju e-mailovú schránku ako e-mailovú schránku, nie ako zoznam úloh, a budete oveľa efektívnejší. Je pravdepodobné, že váš pracovný život bude tiež o niečo šťastnejší. V stĺpci Získať organizované na budúci týždeň podrobnejšie vysvetlím, čo robí dobrý zoznam úloh, ako ho používať, a niektoré nástroje, vďaka ktorým je proces spravovania zoznamu úloh vysoko automatizovaný.
