Usporiadajte: 3 spôsoby použitia asanských nových kanbanových dosiek

Niektoré nástroje produktivity naozaj nedávajú zmysel, kým ich neuvidíte v akcii. Takže, ak ste ešte nikdy nepoužívali kanbanové dosky, možno ste nerozumeli tomu, čo všetko, čo okolo buzzov okolo vrcholového workflow-managementu a služby spolupráce Asana pridávalo kanbanové dosky. Ak však máte záujem byť produktívnejší v práci, oplatí sa to preskúmať, ako vysvetlím.

Pre nezainteresovanú online aplikáciu Asana, ktorá získala v poslednej dobe veľa trakcie. Táto služba je v podstate zoznamom úloh týkajúcich sa steroidov. Asanu môžete používať so skupinou ľudí a na pracoviskách je to celkom populárne. Čo je nové v Asane od minulého týždňa, je funkcia s názvom dosky založené na kanbanových doskách. Kanban je všeobecný pojem, ktorý popisuje typ aplikácie aj systém na jej používanie. Jednou z najznámejších aplikácií pre kanban board je Trello.

Kanban je tiež veľmi populárny medzi tímami IT a tímami vývoja softvéru. Keď to popisujú, hádajú pojmy ako Scrum a dodávka just-in-time a očakávajú, že nás bežný ľud pochopí, čo znamenajú. Je to veľmi mätúce.

Oveľa jednoduchší a jasnejší spôsob, ako pochopiť kanban, je vidieť jeho príklady v akcii. Ďalej uvádzame niekoľko príkladov kanbanových dosiek, ktoré môžu byť na pracovisku menej bežné, ale ktoré sú navrhnuté tak, aby dávali zmysel takmer každému.

1. Sledovať osobné úlohy: robiť, robiť, robiť

Jedným zo spôsobov použitia rady Kanban je usporiadanie osobného zoznamu úloh a uistite sa, že nikdy nebudete mať príliš veľa úloh naraz. Nazvieme to doska Do, Doing, Do Done.

V tomto nastavení máte tri stĺpce označené ako Do, Doing a Done. Máte tiež hromadu poznámok, ktoré sa v kanbane nazývajú karty. Svoje úlohy píšete do poznámok, jednu úlohu na jednu poznámku a nalepíte ich do stĺpca Úlohy. Zatiaľ je všetko dobré.

Momentálne máme zoznam úloh v stĺpci Úlohy a nič v stĺpcoch Úlohy alebo Hotovo. Viem, že vidíš, kam to ide, ale neskoč na ďalší krok.

Čo potrebujete pochopiť na kanbanových doskách, sú vizualizácie informácií, ktoré by ste mohli rovnako ľahko sledovať iným spôsobom. V aplikácii Asana sa namiesto toho môžete pozrieť na svoje úlohy v zobrazení zoznamu a pomocou hlavičiek v zozname rozlíšiť rôzne typy úloh, ako je to na obrázku nižšie.

Ale keď si predstavíte rovnaké informácie v pohľade na dosku, môže to mať iný psychologický efekt. S doskami Do, Doing, Done ľudia spravidla sami stanovia limit, koľko úloh môže byť v danom stĺpci Doing v danom okamihu. Účelom je vytvoriť systém, ktorý vás prevedie zameraním sa iba na niekoľko aktívnych úloh. Pri zobrazení zoznamu je ľahké cítiť sa, že všetky úlohy sú rovnako dôležité a všetky je potrebné dokončiť hneď teraz!

Doska „Do Do, Doing, Done“ pre kanban funguje naozaj dobre pre zložité úlohy, ktoré majú veľa krokov. Na obrázkoch nad a pod vidíte, že veľa úloh je veľkých a nedá sa vykonať za jediný deň. Obmedzenie zoznamu Doing iba na dve alebo tri úlohy vás povzbudzuje, aby ste sa na ne sústredili až do konca.

Je veľmi jednoduché aplikovať rovnakú koncepciu obmedzenia prebiehajúcej práce (Doing) aj na nastavenie tímu.

2. Distribuujte prácu prostredníctvom koša zdieľaných úloh

Tu je ďalší príklad, ktorý je celkom jednoduchý. Dosku Kanban môžete použiť na sprístupnenie práce jednotlivcom v tíme, ktoré si môžete vyzdvihnúť a priradiť k sebe.

Aby sme to ľahšie pochopili, predstierajme, že toto je zoznam domácich prác. Táto domácnosť má tri deti: Andy, Berta a Claudio. Prvý stĺpec kanban je Chores. Ďalšími stĺpcami sú Andy, Berta a Claudio. Posledný stĺpec je Hotovo.

Pravidlo domácnosti spočíva v tom, že každé dieťa si musí každú sobotu zvoliť jedno zamestnanie. Z času na čas sa môžu objaviť aj ďalšie práce. Deti majú autonómiu pri výbere svojej práce podľa toho, čo je k dispozícii. Urobia výber, vytiahnu túto kartu do svojho stĺpca, a preto za ňu zodpovedajú. Keď dokončia prácu, presunú kartu do stĺpca Hotovo.

Je ľahké si predstaviť toto usporiadanie na pracovisku. Mohli by sme mať tím pracovníkov s hromadou práce, ktorú všetci musia spoločne dokončiť. Skôr než čakajú, kým im manažér priradí prácu, dostanú nárok na úlohu z dostupného pracovného koša.

3. Spravujte kontakty

Nezvyčajný spôsob použitia rady Kanban je viesť zoznamy kontaktov podľa regiónu alebo mesta. Opäť by to mohlo byť rovnako ľahko vo formáte zoznamu, ale pre mnohých ľudí má videnie stĺpcov a kariet iný (pozitívny) psychologický účinok.

Tentoraz, dostatočne jednoduchá, má doska stĺpce pre rôzne regióny a mestá. Každá karta je kontakt so sídlom v tomto regióne. Keď vás cestovanie zavedie na konkrétne miesto, môžete sa ľahko pozrieť na zoznam kontaktov, na ktoré by ste sa mohli v danom čase obrátiť. Okrem toho si veľmi rýchlo všimnete, že rastúci počet dôležitých kontaktov sa nachádza na rovnakom mieste, čo môže znamenať, že budete musieť zvýšiť, ako často navštevujete.

Ak chcete tento proces trochu automatizovať, môžete posielať e-maily z kontaktov priamo do projektu Asana. Zmeňte riadok predmetu na meno a umiestnenie kontaktu, aby ste si uľahčili neskoršie správne triedenie a kartu. Keď na konci e-mailu nájdete toľko ľudí, že na konci e-mailu uvedú svoje úplné kontaktné informácie, budete mať všetky uložené informácie aj na kartách.

Robte viac s doskami Kanban

Dúfajme, že tieto príklady urobili kanbanové dosky trochu prístupnejšie pre nezasvätených. Ich použitie môže byť oveľa komplikovanejšie, od sledovania vývoja softvéru, ktoré som naznačil skôr, až po kontrolu zásob. Základné príklady, ktoré som uviedol, sú navrhnuté tak, aby vám pomohli pochopiť, prečo by ste radšej mohli použiť tabuľu v Asane ako zoznam. Buďte kreatívni a pomocou tabuliek spravujte všetko, čo vám najviac dáva zmysel.

Hľadáte viac informácií o Asane? Môžete si prečítať Používanie Asany v podnikaní, 7 Asánskych trikov, aby ste sa stali jedným z obchodných tokov, a Slack vs Asana.