Usporiadajte: 3 metódy na lepšie riadenie času

Ak chcete byť produktívnejší, musíte svoj čas efektívne spravovať. Ako sa vám darí lepšie spravovať svoj čas? Bez ohľadu na to, kde ste so svojimi schopnosťami v oblasti riadenia času, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je sledovať, ako v súčasnosti trávite svoj čas. Ak neviete, ako ho teraz používate, nemôžete zmeniť spôsob, akým trávite čas.

Existujú tri základné spôsoby, ako sledovať svoj čas, a každý z nich má klady a zápory. Spôsob, ktorý sa všeobecne považuje za najjednoduchší, je najmenej presný. Ten, ktorý je najpresnejší, je časovo veľmi náročný. Nakoniec existuje spôsob, ako sledovať svoj čas pomocou technológie, ktorá je veľmi jednoduchá, ale presná iba pre určité druhy úloh.

Čo je potrebné vedieť o týchto troch metódach:

1. Odhad času (tiež známy ako metóda odhadu pracovného týždňa)

Čo je to odhad času? Odhad času je zoznam všetkého, čo ste urobili za určité časové obdobie, spolu s tým, koľko hodín a minút odhadujete, že ste to strávili.

Ako urobiť odhad času: Časové odhady sa často robia na konci týždňa. Spomínate si na svoj týždeň alebo na akúkoľvek dobu, po ktorej sa chcete nazerať, a napíšete si, koľko hodín si myslíte, že ste pracovali, spali, bežali ste pochôdzky, varili, čistili alebo sledovali filmy. Ak si to chcete ponechať, pomôže vám to poradiť sa s kalendárom.

Výhody: Vytvorenie odhadov času trvá veľmi málo času. Keďže ich môžete uložiť až do konca týždňa, vaše každodenné činnosti nie sú prerušené ťažkými úlohami zaznamenávania času.

Nevýhody: Odhady času sú najmenej presným spôsobom na meranie toho, ako trávite svoj čas. Vedci zistili, že keď ľudia odhadujú, ako trávia svoj čas pomocou spätného pohľadu, často skončia s celkom viac hodinami, ako je tomu v skutočnom týždni (168). Ľudia majú tendenciu nadhodnocovať, koľko pracujú, a podceňujú svoj voľný čas.

2. Časový denník (známy aj ako prístup k celkovému času)

Čo je to denník? Časový denník je záznam toho, čo ste celý deň robili, rozdelený podľa blokov času, ktorý účet pripadá na celý deň. Cieľom je zohľadniť každý blok času v 24-hodinovom období.

Ako vytvoriť denník: Na vytvorenie denníka potrebujete viac ako list papiera alebo tabuľky. Vytvorte stĺpec a do neho zadajte po sebe idúce bloky času v krokoch 15, 30 alebo 60 minút. Môžete kombinovať viac časových blokov pre hodiny, keď zvyčajne spíte. Pravidelne počas dňa alebo na konci dňa vyplňujete medzeru vedľa každého časového bloku tým, čo ste robili počas tohto času. Do akej miery sa dostanete k svojmu popisu, záleží na tom, čo chcete vedieť o sebe alebo na akej transformácii riadenia času, ktorú chcete urobiť.

Výhody: Časové záznamy sú presnejšie ako časové denníky. Sú tak častejšie, keď ich vyplňujete častejšie a menej, čím dlhšie budete čakať na ich dokončenie. Je veľmi ľahké klasifikovať svoj čas do kategórií, spočítať čísla a analyzovať výsledky.

Nevýhody: Poznamenanie jednej odpovede na to, čo ste urobili medzi, povedzme, 9:00 a 10:00, nemusí byť realistickým odrazom toho, ako ste túto hodinu skutočne využili. Povedzme, že ste pracovali. Opustili ste stôl a dali si v tom čase drink vody? Uskutočnili ste rýchly telefonický hovor? Čítali ste správy online niekoľko minút v polovici svojej práce? Časové denníky generalizujú časové bloky bez toho, aby sa dostali do skutočných detailov toho, čo ste robili.

3. Aplikácie na sledovanie času

Čo je to aplikácia na sledovanie času? Aplikácia na sledovanie času je softvér, ktorý používate na sledovanie toho, koľko času trávite robením rôznych vecí, väčšinou v počítači a telefóne. Existujú pasívne aplikácie na sledovanie času a aktívne. Pasívne, ako napríklad RescueTime, merajú, koľko času trávite v rôznych aplikáciách a na rôznych webových stránkach. Aktívne aplikácie na sledovanie času, napríklad Toggl, vám na obrazovke poskytujú časovač, ktorý sa spustí počas vašej práce, takže pri práci na jednej úlohe môžete používať viacero aplikácií a webových stránok.

Ako používať aplikáciu na sledovanie času: Pomocou pasívneho sledovača času ho nainštalujete do svojho počítača alebo mobilného zariadenia a jednoducho ho necháte spustiť. Automaticky zachytáva všetky vaše aktivity, aby ich zaznamenával, kategorizoval, porovnával a analyzoval. Zvyčajne môžete tieto aplikácie kedykoľvek pozastaviť a môžete ich nastaviť tak, aby sa vypínali v čase, keď nechcete sledovať svoju aktivitu. Aktívne časovače spoliehajú na vás, že stlačíte tlačidlo, aby ste ich spustili a zastavili. Umožňujú vám zadať informácie o tom, čo ste robili, keď to bolo spustené, a aplikácia ich automaticky pridá do záznamu, ktorý si môžete kedykoľvek prezrieť a ďalej analyzovať. Verzie mobilných sledovačov aktívnych časových sledovačov môžu byť užitočné na to, aby vám umožnili spustiť časovač, keď ste na schôdzach, cestujete za prácou a robíte inú prácu mimo počítača, ktorú chcete zmerať.

Existuje niekoľko mobilných aplikácií na sledovanie času, ktoré monitorujú vašu polohu a údajne vám pomôžu klasifikovať váš čas týmto spôsobom, ale ešte nie sú veľmi chytré a vyžadujú príliš veľa manuálneho zadávania, aby v tomto okamihu mali veľkú hodnotu. Možno jedného dňa sa zlepší.

Výhody: Aplikácie na sledovanie času sú vynikajúce, pokiaľ ide o poskytovanie podrobností o vašich digitálnych aktivitách. Majú nástroje na kategorizáciu vášho času a vypĺňanie tabuliek a grafov. Najlepšie z nich sa veľmi ľahko používajú a väčšina z nich má bezplatnú voľbu.

Nevýhody: Aplikácie na sledovanie času vám poskytujú bohatú analýzu toho, čo robíte na počítači, ale nie sú určené na to, aby sledovali celý čas, takže vám budú chýbať hodiny strávené skladaním bielizne, varením, čítaním, hraním s vašimi deťmi. alebo domáce zvieratá alebo čokoľvek iné.

Sledujte dva týždne a potom analyzujte

Ak ste novým používateľom sledovania času, odporúčame kombinovať metódu časového záznamu s aplikáciou na sledovanie času. Týmto spôsobom získate prehľad o tom, ako trávite všetky hodiny svojho dňa, plus podrobnú analýzu času vášho počítača.

Pred analýzou budete chcieť prihlásiť čas najmenej dva týždne. Počas prvého alebo dvoch dní môžete mierne zmeniť svoje správanie, pretože premýšľate o tom, že sledujete svoj čas. Vaše správanie sa rýchlo vráti do normálu.

Tiež, ak zistíte, že hovoríte: „Ach, ten deň by sa nemal počítať, pretože to bolo veľmi nezvyčajné, “ prestaňte. Čím viac času sledujete, tým viac si uvedomíte, že máte viac nezvyčajných dní, ako ste si pravdepodobne uvedomili. Cieľom je lepšie porozumieť tomu, ako skutočne trávite svoj čas, nie tým, čo je priemerný deň. Keď viete, ako trávite svoj čas celkovo, môžete začať robiť informované rozhodnutia o tom, čo chcete robiť viac, menej alebo či chcete začať robiť niečo úplne nové.