Nedovoľte, aby sa vám tieto hr hororové príbehy stali

Pierre Tremblay sa nemôže vrátiť späť 29. apríla 2015, v deň, keď niekto v jeho tíme pre ľudské zdroje (HR) omylom poslal e-mail „Ste nedostali prácu“ asi 110 uchádzačom o zamestnanie - vrátane ľudí, ktorých spoločnosť chce najať. Môže sa ubezpečiť, že sa to už nikdy nestane.

Rovnako ako tento nesprávne smerovaný e-mail, aj šťastne-vždy-potom, čo od svojej technológie riadenia ľudských zdrojov chcete, sa rýchlo zmení nočná mora. Niektoré nočné mory sa nemožno vyhnúť. Ostatným sa možno vyhnúť, ak podniknete kroky na zníženie rizika vzniku problémov. Majitelia spoločností a manažéri ľudí, ako napríklad Tremblay, ktorí prežili svoje vlastné nočné mory v oblasti ľudských zdrojov, tiež navrhujú pripnúť presne to, čo potrebujete, pred preskúmaním dodávateľov a výberom softvéru. Klásť otázky. Vykonajte testy. Prezrite si obchodných zástupcov, ktorí hovoria plynulo, a oslovte ľudí, ktorí budú spravovať váš účet. Inými slovami, robte si domáce úlohy.

„To by sa nestalo, keby sme používali správny softvér, “ uviedol Tremblay, riaditeľ HR pre Dupray, výrobca ekologických parných čističov a žehličiek so sídlom v Montreale. „Mohli sme sa tomu vyhnúť tým, že sme o tom profesionálnejší.“

Žiadateľ sleduje chybu pri vlastnej výrobe

Dupray má vo svojom ústredí v Montreale asi 30 zamestnancov a celkovo približne 100 na celom svete. Na jar 2015 sa najímanie zamestnancov viazalo na rozširujúce sa podnikanie spoločnosti. Tremblay hľadal na obsadenie siedmich riadiacich a iných pozícií. Zverejnil pracovné ponuky na serveri Skutočne, na LinkedIn a v Monsteri a použil kombináciu softvéru Gmail a softvér na správu vzťahov so zákazníkmi spoločnosti (CRM) na správu aplikácií, plánovanie rozhovorov a spracovanie následných opatrení. Tremblay a jeho tím ľudských zdrojov použili spoločnú e-mailovú adresu na prijímanie žiadostí a odpovedanie uchádzačom o zamestnanie. Vytvorili hlavný priečinok v Gmaile pre prenajímanie a v rámci neho jedinečné priečinky pre každého kandidáta.

V tento osudový deň chcel jeden z kolegov spoločnosti Tremblay v oblasti ľudských zdrojov poslať zamietavému listu žiadateľovi menom Tricia. Namiesto toho narazil na „Odpovedať všetkým“ a poslal ho na každé meno v hlavnej zložke na prijímanie zamestnancov. Pracovník okamžite vedel, že urobil chybu, ale bolo už neskoro. „Čo sa stalo. Potrebovali sme zistiť, ako to napraviť, “ povedal Tremblay.

Upozornil na najvyšší mosadz spoločnosti a spolu s tímom ľudských zdrojov tento večer zavolali alebo poslali e-mailom všetkým, ktorým bol doručený list „Drahá Tricia“. Zamestnanci ľudských zdrojov už vylúčili z perspektívy 90 zo 110 uchádzačov, ale Tremblay cítil, že im spoločnosť dlží všetky osobné vysvetlenie toho, čo sa stalo, spolu s dôvodmi, pre ktoré neboli považovaní za prácu.

Rokovania s ostatnými 20 kandidátmi boli ťažšie. Najviac pochopili, čo Tremblay charakterizoval ako „administratívna chyba“. Ale pol tucta bolo rozrušených. Jedna žena, ktorá viedla rozhovor pre rovnaké zamestnanie ako Tricia, predpokladala, že list o odmietnutí znamená, že namiesto toho dostala ponuku. Nakoniec šesť zo siedmich ľudí, ktorých Dupray ponúkla, prijalo pracovné ponuky a siedmy odmietol pre lepšiu príležitosť.

Tento incident viedol spoločnosť Tremblay k niekoľkým zmenám v náborových postupoch skôr, ako začiatkom tohto roka najal ďalších päť zamestnancov. Stále používa softvér spoločnosti CRM, ale vlastnými programátormi spoločnosti Dupray ho prispôsobil tak, aby boli e-maily do pracovných aplikácií automatizované. Zamestnanci ľudských zdrojov musia v súčasnosti kliknúť na celý rad upozornení na ochranu pred zlyhaním skôr, ako sa akýkoľvek e-mail dostane na uchádzača o zamestnanie. „Je to všetko o tom, ako technológia overí vaše rozhodnutie, “ povedal. „Musíte urobiť také vedomé rozhodnutie, že áno, to je to, čo chcem urobiť.“

Softvér, ktorý sa nezhoduje s ukážkou

Pred niekoľkými rokmi si Peter Johnson myslel, že je múdry tým, že vyhodnotil hŕstku mzdových predajcov miezd a potom vybral to, čo považoval za najvhodnejšie pre svojho vtedajšieho zamestnávateľa, rýchlo rastúcu malú firmu, ktorá ho najala, aby mu pomohol. zvyšujú počet zamestnancov.

Po vyhodnotení viac ako siedmich dodávateľov si spoločnosť Johnson vybrala známy národný mzdový procesor, ktorý bol v polovici aktualizácie softvéru. Predajca propagoval túto službu ako platformovo agnostickú a fungoval rovnako dobre na operačných systémoch Mac a PC (OS). Avšak do dvoch týždňov od jeho uvedenia Johnson uviedol, že spolu s ďalšími používateľmi počítačov Mac videli v používateľskom rozhraní (UI) podivné postavy. Vyskytli sa aj ďalšie problémy, vrátane skutočnosti, že služba nebola v skutočnosti cloudová.

„Došlo k vzdialenému pripojeniu, ktoré bolo potrebné vytvoriť pomocou virtuálneho počítača, “ vysvetlil Johnson. „To, čo sme očakávali, sa nestalo. Boli začatia a zastávky. Niektorí odborníci v oblasti ľudských zdrojov, ktorí budú každý deň v systéme bývať, nechceli so softvérom napredovať a ja som."

Vytiahol zástrčku a šiel s predajcom miezd, ktorý bol jeho druhou voľbou. Predajca, ktorý bol jeho prvým výberom, spoločnosti nevyúčtoval nič za nič, takže najväčšou cenou, ktorú zamestnanci v oblasti ľudských zdrojov vynaložili, bol čas, ktorý strávili vytváraním správ a pripravovaním údajov na použitie v systéme, ktorý nakoniec opustili.

Pri spätnom pohľade Johnson povedal, že mohol odhaliť potenciálne problémy tým, že do procesu hodnotenia dodávateľa zapojil oddelenie informačných technológií spoločnosti (IT), aby mohli položiť hlbšie technické otázky. „Ale niektoré veci neuvidíš, kým sa guma nedostane na cestu, “ povedal. "Aspoň sme do toho neboli dva alebo tri mesiace."

Johnson využil to, čo sa naučil, keď sa pripojil k jeho súčasnému zamestnávateľovi, RizePointovi, výrobcovi softvéru na správu súladu so sídlom v Salt Lake City. Po tom, ako sa spoločnosť Johnson v roku 2015 pripojila k spoločnosti RizePoint ako viceprezidentka pre ľudské zdroje, bol požiadaný, aby si vybral nový softvér na správu miezd a personalistiky pre zamestnancov spoločnosti, ktorých počet je menší ako 100. Týmto hodnotil malých a veľkých predajcov. Pre systém riadenia ľudských zdrojov v spoločnosti si vybral menšieho dodávateľa, že je relatívne nový, rýchlo rastie a má „aktuálny“ vzhľad a dojem, s ktorým sa spoločnosť Johnson spojila. Je iróniou, že pre mzdy si vybral toho istého národného dodávateľa, z ktorého predtým odišiel. Predajca medzitým prestaval celý svoj systém. „Funkcia správy miezd funguje dobre a modul podávania správ je vynikajúci, “ uviedol.