Výber medzi bezplatným a plateným softvérom pre malé podniky

Sektory služieb s veľkou konkurenciou často rozmnožujú kvapky stále lacnejších obchodov, aby prilákali nových zákazníkov. V priemysle účtovníckeho softvéru je najnovším trendom ponúkať softvér bezplatne a zároveň hľadať kapitalizáciu na ceste. Tieto ponuky môžu niekedy mať pre niektoré podniky veľký zmysel, ale spoločnosti, ktoré zažívajú rýchly rast, musia byť opatrné.

S dostupnými nástrojmi pre freemium, malé podniky a podniky môže byť pre malé a stredne veľké podniky (SMB) ťažké určiť, ktoré riešenie je pre nich najvhodnejšie. Možno budete mať peniaze na nákup drahého softvéru, ako sú Cougar Mountain Denali Summit a Microsoft Dynamics GP, ale skutočne potrebujete všetky tieto funkcie prispôsobenia a rozsah? Naopak, možno by ste sa mohli vyhnúť používaniu bezplatných nástrojov spoločnosťami, ako je Wave, ale je tento nástroj dosť chytrý na zvládnutie zložitejších úloh?

Aby som zistil, čo by malé a stredné podniky mali hľadať pri výbere plateného účtovníckeho softvéru, hovoril som so Scottom Davissonom, spoluzakladateľom spoločnosti Acclivity, poskytovateľom nástroja na správu účtov malých firiem založeného na počítači AccountEdge. Spýtal som sa ho na ceny, flexibilitu, bezpečnosť a služby zákazníkom.

Urobí váš platený softvér viac ako základný štvorček?

Davisson uviedol, že väčšina bezplatných účtovných nástrojov zvládne správu účtu, sledovanie výdavkov, fakturáciu a predaj. Toto sú holé minimálne úlohy, ktoré by vám mal ktorýkoľvek nástroj pomôcť dosiahnuť, bez ohľadu na to, koľko ste ochotní zaplatiť.

„To je jadro, “ povedal Davisson. "Ak všetko, čo potrebujete, je urobiť, potom ste pravdepodobne v pohode pri modeli freemium. Pretože tieto potreby sú zložitejšie… tu by ste mohli začať hodnotiť svoje potreby týkajúce sa toho, čo je na trhu a koľko to stojí."

Môže dôjsť k ďalším potrebám, ktoré váš nástroj freemium nedokáže zvládnuť. Ak potrebujete softvér, ktorý dokáže spracovať veci, ako je fakturácia času, sledovanie zásob a mzdy, pravdepodobne budete musieť investovať do plateného nástroja. Aj keď väčšina bezplatných nástrojov dokáže spracovať údaje o predaji, ak má vaša firma viacero oddelení, možno budete chcieť zvážiť použitie komplexnejšieho nástroja, pretože väčšina nástrojov typu freemium vám neumožňuje zadávať údaje o predaji podľa oddelenia (radšej budete údaje je potrebné zadať ako jednu paušálnu jednotku).

Aký flexibilný je váš účtovný nástroj?

Jedným z hlavných dôvodov, prečo podniky vyberajú účtovný softvér na podnikovej úrovni pred lacnejšími alebo freemiovými aplikáciami, je to, že podnikové nástroje často poskytujú neobmedzené prispôsobenia, ktoré môžu ohýbať a vrstviť softvér špecifický pre potreby každého klienta. Nástroje pre malé podniky, ako napríklad nástroje poskytované spoločnosťou Acclivity, nebudú ponúkať takú úroveň zložitosti.

To však neznamená, že ste uviazli s tým, čo vyšlo z krabice. Zamyslite sa nad tým, čo ponúka integrácia tretích strán váš softvér SMB. Integruje sa s nástrojom na riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM)? Vytiahne údaje z vášho softvéru elektronického obchodu? Ak vám nástroj pre malé obchodné účtovníctvo môže poskytnúť viac integrácií a doplnkov, možno nebudete musieť minúť veľké peniaze na platforme na úrovni podniku.

„Softvér musí byť dostatočne flexibilný, aby vyhovoval vašim potrebám, “ povedal Davisson. „Je to však zložitý cieľ. Náš softvér nie je určený pre jeden konkrétny typ odvetvia. Potrebujeme riešenie, ktoré vyhovuje vašim potrebám, ale nemáme prispôsobiteľné možnosti. ako napríklad nôž Švajčiarskej armády. Naše doplnky dávajú zákazníkom ďalšie komponenty, ktoré sa pripájajú k softvéru, aby naďalej zodpovedali ich potrebám. ““

Je váš softvér bezpečný?

Jedným z hlavných bodov diferenciácie, ktorý nájdete medzi účtovným softvérom podnikovej triedy, SMB a freemium, je úroveň zabezpečenia, ktorú váš dodávateľ zamýšľa poskytnúť. Ak za softvér neplatíte cent, reálne očakávate zabezpečenie na úrovni Fort Knox?

Toto je jeden z dôvodov, prečo Davisson uviedol, že jeho klienti uprednostňujú softvér v priestoroch pred nástrojmi typu cloud. „Mnoho ľudí je pritiahnutých k oblaku proti svojej vôli, “ povedal. „Ale neveria svojim financiám v cloude. Ide o bezpečnosť a kontrolu.“

AccountEdge je nástroj pre stolné počítače, ktorý je možné rozšíriť do cloudu pomocou sprievodnej aplikácie. Acclivity však neponúka iba verziu nástroja typu cloud. „Súčasťou toho, prečo vidíme veľa aktivít a záujmu, je to, že akonáhle poskytneme licenciu na stolný softvér, môžete ho umiestniť do svojej vlastnej siete, za firewall, je to tvoje, “ povedal Davisson. „Pokiaľ ide o bezpečnosť, máte úplnú kontrolu.“

To neznamená, že nástroje založené na cloude sú vo svojej podstate menej bezpečné ako stolné aplikácie. Napríklad Intuit QuickBooks Online Plus ukladá údaje na serveroch chránených bránou firewall, kde sú dáta šifrované. Keď vaše dáta opustia webový prehľadávač, prenášajú sa prostredníctvom technológie šifrovania Secure Sockets Layer (SSL). Intuit tiež umožňuje správcom obmedziť, kto má prístup k špecifickým typom údajov v nástroji, ak sa rozhodnú sprístupniť určité informácie iba zamestnancom na výkonnej úrovni.

Zákaznícky servis

Tento by nemal byť premýšľajúci. Čím je trh konkurencieschopnejší, tým dôležitejší musí byť zákaznícky servis. Môžete sa obrátiť na predajcu účtovného softvéru, ak niečo nefunguje správne? Môžete ich osloviť na základe vášho výberu alebo vás nútia zvoliť konkrétnu komunikačnú platformu? Hovorí zástupca servisu vaším jazykom alebo predajca zadal outsourcing tímu technickej podpory?

Toto sú neuveriteľne dôležité otázky, ktoré by ste si mali položiť každému zo svojich budúcich predajcov. Je vysoko pravdepodobné, že účtovný softvér na podnikovej úrovni bude poskytovať podporu 24 hodín denne, 7 dní v týždni, najmä ak ste ochotní vykonať päťmiestne alebo viac ročných platieb. Ak sa však pokúšate vybrať medzi zoznamom bezplatných a platených nástrojov SMB, budete chcieť dôkladne preskúmať svoje možnosti služieb.