Môže Facebook pracovisko zabíjať kancelársky e-mail?

Nová vlna softvéru na spoluprácu online hrozí, že dramaticky zníži (ak nie vylúči) e-mailovú komunikáciu v kancelárii. Produkty ako Slack, Microsoft Teams a Facebook Workplace umožňujú podnikovým používateľom chatovať prostredníctvom textovej a videokonferencie, odosielať súbory GIF a emodži a dokonca zdieľať súbory - to všetko bez toho, aby ste opustili pohodlie webového prehľadávača alebo miestnej aplikácie.

Ak nie ste oboznámení s touto formou softvéru na spoluprácu, prečítajte si článok o rozdieloch medzi tímami Slack a Microsoft Teams. V ňom nájdete množstvo najlepších funkcií dostupných na oboch týchto platformách s vedúcim postavením v priemysle, ako aj jedinečné rozlišovacie funkcie každej platformy., osobitne sa pozrieme na štyri funkcie služby Facebook Workplace, zaujímavý nový balík obchodnej spolupráce a preskúmame, prečo by mohol nahradiť väčšinu vnútropodnikových e-mailov. Pre tých z vás, ktorí nikdy nepoužívali službu Facebook Workplace (a ani sme to nemali), sa neobávajte: Pracovisko sa zdá byť takmer totožné s Facebookom, ktorý používate vo svojom osobnom živote. V skutočnosti, ak vaša firma prijme softvér, pravdepodobne sa ocitnete zaplavený podobným prúdom fotografií detí a mačiek. To sa zdá byť v nástroji také dokonalé (a tímy Microsoft a Teams a Slack): replikuje nástroj, ktorý používate v každodennom živote, ale poskytuje vašej firme kontrolu a oprávnenie viesť konverzácie späť do práce.

Preskúmame tiež, či Workplace (a štandardne Microsoft Teams a Slack) môžu niekedy nahradiť e-mail pre externú komunikáciu. Varovanie spojlera: Pravdepodobne nie (aspoň zatiaľ).

1. Skupiny

Používanie e-mailov je dosť jednoduché, ale konverzácie môžu byť ohromujúce, najmä ak je príliš veľa používateľov na jednom vlákne. Pokiaľ ide o e-mailové vlákna, porozmýšľajte o tom, ako často viacerí ľudia reagujú na ten istý e-mail súčasne, odpovedzte jednej osobe namiesto celého vlákna, alebo odpovedzte všetkým namiesto jedného určeného príjemcu.

V službe Facebook Workplace môžete pomocou nástroja Skupiny zhromaždiť relevantných zamestnancov do jedného vlákna, kde môžu voľne chatovať s ostatnými na verejnom fóre, pripojiť veľké súbory pre tých pracovníkov, ktorí by chceli mať prístup, a dokonca vyhľadať staré predstavuje spôsob, akým by ste vo svojej e-mailovej schránke hľadali staré konverzácie.

Pracovisko dokonca umožňuje vytvárať skupiny spoločností, ktoré vám umožňujú spolupracovať s ostatnými tímami pracoviska. Toto je užitočné najmä pre reklamné tímy, ktoré pracujú napríklad s externými klientmi a servisné tímy, ktoré pracujú napríklad s účtami s bielymi rukavicami.

2. Informačný kanál

Všetci vieme, aké ľahké je vynechať e-mail pre celú spoločnosť. Buď sme príliš zaneprázdnení, alebo sme v zhone, a my sa rozhodneme správu otvoriť neskôr a neskôr sa už nikdy nestane. Na pracovisku Workplace sú zamestnancom okamžite predkladané správy, ktoré predstavujú najdôležitejšie príbehy dňa. Správa generálneho riaditeľa nielenže pri uverejnení oznámenia spustí upozornenie, ale pravdepodobne sa objaví v hornej časti informačného kanála a budete si môcť zobraziť odpovede všetkých na správu. Toto je oveľa transparentnejší a oveľa užívateľsky prívetivejší spôsob uverejňovania, čítania a odpovedania na správy.

Okrem toho sa dôležitejším príspevkom prikladá väčšia váha ako menej významným príspevkom, čo znamená, že automaticky uvidíte, čo musíte vidieť. Pri e-maile sa každej správe priradí rovnaká váha, kým nezvážite jej dôležitosť.

Neznášam to, čo vidíš na pracovisku? Zrušte diskusné vlákno alebo odstráňte príspevok - obe možnosti sú lepšie ako odosielanie správy pre celú spoločnosť s textom „Zbavte ma tejto poslušnej e-mailovej správy.“

3. Živé vysielanie

Všetci sme videli živé videá od veľkých mediálnych spoločností, ako sú The New York Times , NBC a samozrejme PCMag, ale môžete vysielať aj priamo na Facebook Workplace. Jedná sa o šikovný prvok, ktorý je užitočný pre vážne obchodné činnosti, ako aj pre skupinové väzby. Hovorí váš generálny riaditeľ na konferencii? Vysielajte živú prednášku všetkým, ktorí sa nemohli zúčastniť. Berie váš tím PR výzvu na ľadové vedro? Pripojte sa k nim z bezpečnej a teplej vzdialenosti sledovaním živého videa.

Žiadna e-mailová platforma vám neposkytne takú úroveň funkčnosti a bezprostrednosti. Pomocou e-mailu budete musieť video zaznamenať, uložiť na plochu alebo do streamingovej služby a potom ho zdieľať prostredníctvom hromadnej e-mailovej správy so všetkými v spoločnosti. Toto je pomalý, viacstupňový spôsob začiatku zdieľania obsahu s vašimi spolupracovníkmi začiatkom 21. storočia.

4. Žiadny spam

Bez ohľadu na to, aké prísne sú e-mailové filtre vašej spoločnosti, budete nepochybne zaplavení spamom. Na druhej strane Facebook Workplace je uzavretá komunita, ku ktorej majú prístup iba registrovaní zamestnanci a partneri. Na pracovisku môžete vidieť príliš veľa memov a politických väzieb, ale prinajmenšom môžete svojho spolupracovníka z tejto praxe verejne zahanbiť. V prípade spamu budú správy naďalej prichádzať do vašej doručenej pošty bez ohľadu na to, ako nahlas budete kričať.

Dávka reality

Buďme úprimní: E-mail nikam nevedie. Aplikácie pre spoluprácu nikdy nezabijú e-maily pre externú komunikáciu. Váš tím IT nebude schopný nalodiť každého mimo vašej spoločnosti, ktorý požaduje prístup k vašej internej skupine, aby vám mohol poslať priamu správu. To nie je uskutočniteľné, obozretné ani nákladovo efektívne (Facebook Workplace začína na 3 doláre na používateľa).

Ak by ľudia viac inklinovali k používaniu telefónov, ako sú, asi by to urobila kombinácia aplikácie na spoluprácu pre interné správy a hlasové hovory pre externú komunikáciu. Bohužiaľ, nikto naozaj nechce odpovedať na každý jednotlivý hovor, ktorý prichádza cez stôl. Ľudia tiež nenávidia prihlásenie do svojej hlasovej schránky. Je oveľa jednoduchšie sledovať e-maily a odpovedať iba na tie správy, na ktoré ste sa rozhodli odpovedať.

Pokiaľ ide o marketingovú komunikáciu, žiadne médium nie je také ľahké alebo nákladovo efektívne ako e-mail. Zamyslite sa nad tým, ako by ste boli naštvaní, keby sa každá komerčná e-mailová správa, ktorá bola odoslaná do vašej doručenej pošty, doručila telefonickým alebo textovým správou. Chráň Boh. Našťastie e-mail zostáva perfektnou platformou pre externých komunikátorov, ktorí môžu posielať ihriská, ponúkať kupóny a pýtať sa, ako najlepšie vám môžu slúžiť.

Je však len otázkou času, kým jeden z výrobcov platformy spolupráce vytvorí pre cudzincov bezproblémový spôsob, ako osloviť používateľov bez narušenia ekosystému vnútornej platformy. Napríklad, ak by ste mohli dostávať chatovú správu na pracovisku bez toho, aby IT musel poskytnúť pracovisku prístup k odosielateľovi (pri zachovaní bezpečnosti systému a bez umožnenia prístupu zvonka k niektorému z vnútorných vlákien alebo skupín platformy), potom som neuvidíte žiadny dôvod, prečo by e-mail nemohol byť úplne odstránený. Ak máte predstavu o tom, ako tieto problémy vyriešiť, pošlite mi správu (na platforme podľa vášho výberu).

Facebook odmietol komentovať tento príbeh.