Obchodné spravodajstvo pre všetkých

Business Intelligence (BI) je teraz horúca. Bodka. Prosté a jednoduche. Okrem iného moja spoločnosť poskytuje personálne zdroje pre veľké spoločnosti a za posledných deväť mesiacov ľahko polovica možností, ktoré sme požiadali o vyplnenie, súvisí s BI.

Veľké spoločnosti majú zdroje na najímanie špecialistov na BI, ale súčasťou toho, čo dnes robí BI tak horúcou témou, je to, že odborníci na BI už nie sú absolútnou požiadavkou na podniky, aby z tejto technológie získali hodnotu. Pracujeme v zlatom veku samoobslužných technológií, ktoré dostali netechnickí ľudia, ktorí sú schopní priamo interagovať s množstvom technológií, ktoré predtým vyžadovali špecializované znalosti: IT, bezpečnosť a určite BI.

A ak ste špecialista na BI, neznepokojujte sa. Myšlienka samoobslužného BI nespočíva vo vašej práci. Je to spôsob, ako získať novú hodnotu z existujúcich údajov. Teória je taká, že priamemu podnikovému podnikateľovi umožňuje priamo zadávať dotazy na ukladanie údajov svojej organizácie, takže prichádzajú s novými spôsobmi pohľadu na podnikanie. To v žiadnom prípade nezbavuje platnosti to, čo odborníci na údaje dnes robia, pretože tieto otázky budú vždy potrebné. Ale s samoobslužným BI môžu používatelia frontline samy spravovať dotazy na vysokej úrovni, ktoré sa pravdepodobnejšie priamo týkajú ich úloh, čo odborníkom na údaje ponecháva viac času, aby sa ešte hlbšie ponorili do stúpajúceho prílivu nových údajov a získali ešte viac prehľadu. tým smerom.

Pre tých, ktorí pracujú na malých a stredných podnikoch (SMB), IT rozpočty, samoobslužné BI tiež predstavuje spôsob, ako získať prístup k technologickým výhodám, ktoré boli predtým mimo dosah jednoducho z hľadiska nákladov. Je to fantastický vývoj, najmä teraz, keď aj tie najmenšie podniky generujú obrovské množstvo vyťažiteľných údajov prostredníctvom vecí, ako sú riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), e-mailový marketing, sledovanie správania zákazníkov online, monitorovanie webových stránok a mnoho ďalšieho. Nástroje ako sú tieto generujú obrovské množstvo údajov, ktoré môžu prostredníctvom samoobslužného systému BI poskytnúť všetky druhy informácií o vašej firme. Všetko, čo potrebujete na to, aby ste využili výkon samoobslužného systému BI, sú (1) údaje, (2) ten správny nástroj a (3) nejaká kontextová predstava o tom, ako sa pozerať na vaše údaje.

Existuje viac údajov, ako si myslíte

Získavanie údajov je vašou prácou, a hoci vám s tým nemôžem priamo pomôcť, môžem vám povedať, že väčšina malých a stredných podnikov sedí na oveľa viacerých údajoch, ako si uvedomujú. Potrebujete iba analyzovať rôzne softvérové ​​systémy, ktoré vaša spoločnosť používa, a rýchlo sa stretnete s množstvom kľúčových údajov. Ak si vezmeme príklad financovania, porozprávajte sa s finančnými oddeleniami a personálom IT, aby ste zistili, či vaša spoločnosť používa pre finančné údaje Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle alebo Exact. Možno Salesforce, Siebel alebo možno Zoho CRM pre predajný kontakt a správu príležitostí. Adobe Analytics alebo Google Analytics pre metriky webových stránok. Zoznam pokračuje a ďalej.

Rovnako dôležité je však zistiť, aký softvér generuje údaje, a naučiť sa (1), ako vaši spolupracovníci tieto nástroje používajú na generovanie údajov a (2) kde sú tieto údaje. Ak chcete porozumieť prvému, mali by ste sa s nimi posadiť a nechať ich, aby vás oboznámili s tým, ako používajú softvér na vykonanie práce - to je najlepší spôsob, ako získať prehľad o tom, aké údaje sa ukladajú, na vysokej úrovni. Po tom, čo ste sa tým prebrali, spolupracujte s IT, aby ste sa uistili, že samoobslužný nástroj BI má prístup k správnym údajovým skladom so správnymi povoleniami.

Množstvo nástrojov a viac každý deň

Ak ste sa rozhodli používať nástroje, ktoré ste použili, spoločnosť PCMag nedávno vydala prehľadové zhrnutie samoobslužných nástrojov BI, takže si to pozrite. Mám však niekoľko obľúbených obľúbených položiek, ktoré stojí za zmienku. Na prvom mieste je Microsoft Power BI predovšetkým preto, že je skvelý pre tých, ktorí majú malý rozpočet (väčšinu jeho funkcií môžete získať zadarmo), ale stále je veľmi výkonný a určite najjednoduchší na naučenie sa všetkých nástrojov, ktoré som doteraz používal. Tiež sa mi však páči Zoho Reports a zistil som, že mnoho mojich klientov, ktorí pracujú na finančnej stránke, ako napríklad Tableau. Ako zvyčajne, čím viac ste ochotní minúť, tým väčší je zoznam, ktorý budete môcť zvážiť. Ale ak práve začínate, dôrazne odporúčam buď Microsoft Power BI alebo Zoho Reports, pretože oba nástroje odvedú dobrú prácu pri uľahčovaní prístupu nových používateľov k základom BI.

Na čo sa zamerať

Toto je miesto, kde som prišiel. BI je všetko o hľadaní - pozeranie sa na vaše čísla, pozeranie sa na vzťahy, pozeranie sa na veci, keď k nim dôjde , a ďalšie. Zvážte nasledujúci prehľad a náčrt samoobslužných nástrojov BI a osvedčených postupov.

Vizuálne znázornenia:

Je ťažké pochopiť množstvo čísel na obrazovke, ale zobrazenie grafov okamžite osvetľuje trendy a ďalšie cenné informácie. Dobré nástroje BI sú dodávané s predkonfigurovanými grafmi a správami, ktoré zvýrazňujú kritické obchodné trendy. Návštevy webových stránok, predaj podľa dňa, týždňa / mesiaca, marketingové sadzby za otvorenie e-mailu a ďalej a ďalej. Nemusíte vedieť, na čo sa treba pozerať, pretože dobrý nástroj BI vám pomôže maľovať podľa čísel - doslova.

Žijem ako konzultant, takže nerád to hovorím, ale dobré nástroje BI môžu nahradiť niektoré z toho, čo konzultanti robia. V minulosti bol jedným z prínosov, ktoré by dobrý poradca priniesol do tabuľky, odporúčania týkajúce sa vzťahov s údajmi, ktoré je potrebné preskúmať, aby sa získali obchodné informácie. Dobré nástroje BI automatizujú vytváranie zostáv, ktoré zobrazujú tieto vzťahy. Je to ako mať pred sebou bezplatného poradcu na obrazovke. Ešte lepšie je, že spoločnosti, ktoré vytvárajú nástroje BI, si môžu najať popredných konzultantov, ktorí ich budú viesť v správach, ktoré pre vás vytvoria. (Je pravda, že dobrý konzultant môže stále pridávať cenné poznatky zo skúseností. Je tu moja zástrčka pre trvalú hodnotu mojej profesie, ale nástroje BI sa môžu ukázať ako účinný pomocník, ktorý vám pomôže pochopiť vaše podnikanie.)

Konsolidované názory:

Nástroje BI zvyčajne zobrazujú svoje správy na dashboardoch. Jedna obrazovka môže obsahovať viac zobrazení údajov o predaji. Ďalšia informácia vám môže poskytnúť prehľad o vnútorných zdrojoch, ku ktorým majú vaši zamestnanci prístup v rôznych časoch dňa (az rôznych typov zariadení). Ak máte na jednej obrazovke viacero súvisiacich grafov a správ, nielen to šetrí váš čas, ale aj prezeranie súvisiacich metrík vedľa seba vám môže pomôcť zistiť trendy a vzťahy, ktoré by vám inak mohli uniknúť.

Štatistiky v reálnom čase:

Jednou z veľkých vecí na dashboardoch BI je, že reprezentácie a správy sú dynamické. Po vstupe nových údajov sa vaše grafy a prehľady aktualizujú automaticky. Niektoré dashboardy zobrazujú ukazovatele, ktoré doslova oscilujú, keď ich sledujete, ako sa prijímajú nové údaje. Ostatné sa obnovujú v nastavenom intervale alebo po stlačení tlačidla obnovíte zobrazenie. Skutočne záleží na vašom podnikaní, na tom, koľko údajov potrebujete analyzovať, ako rýchlo prichádzajú nové údaje a aké typy poznatkov musíte získať.

Reálny čas v reálnom čase:

Chcete byť v reálnom čase? (Niečo ako keď sa jeden z mojich detí spýta druhého: „Páči sa mu alebo sa mu páči ?“ Nejako to navyše robí to, čo robí rozdiel.) Takže, aby som bol v reálnom čase, nepotrebuješ len real-time Ak chcete mať prístup k zdrojom údajov, potrebujete nástroj BI, ktorý vám umožní prístup k vašim výkazom v reálnom čase - to znamená, že potrebujete nástroj BI, ktorý obsahuje mobilné aplikácie.

Ešte lepšie je, ak vyberiete nástroj, ktorý vám umožní nastaviť upozornenia tak, aby ste boli aktívne informovaní o zmenách kľúčových údajov. Týmto spôsobom môžete byť fyzicky a psychicky prítomní v basketbalovej hre svojej dcéry namiesto toho, aby ste sa po celý čas pozerali na palubnú dosku BI vo vašom iPhone. Môžete si však byť istí, že ak sa stane niečo kritické, budete o tom upovedomení a môžete rýchlo skontrolovať svoj prístrojový panel na svojom zariadení.

Exportovať správu:

Pohľad na správu BI je samo o sebe hodnotné, ale lepšie je vedieť zdieľať zaujímavé grafy so svojimi spolupracovníkmi. Pre vašich menej informovaných spolupracovníkov sa môže zdať, že ste museli tráviť hodiny drhnutím čísel a tvorbou grafov. Ale pomocou správneho nástroja BI získate takmer okamžite výkonné vizualizácie. Niektoré nástroje tiež uľahčujú publikovanie vašich výsledkov na webe na zdieľanie so svetom.

Možnosti rozšírenia:

Ďalšou silnou vlastnosťou dashboardov BI je schopnosť hlbšie vŕtať do údajov. Možno vidíte, že náklady na predaný tovar (COGS) vzrástli ako percento z predaja minulý týždeň. Prečo? Statický graf by nepomohol. Ale dobrý dashboard BI vám dáva možnosť vŕtať sa do údajov, aby ste pochopili prečo.

Skutočné otázky, skutočné odpovede:

V prvých dňoch vyhľadávania na webe ste museli zadať kryptické textové reťazce, aby ste našli, čo ste hľadali. Ak by ste mohli pridať nejaké booleovské operátory, mohli by ste byť celkom efektívnym používateľom AltaVista. (Bonusové body, ak máte nejakú predstavu o tom, čo bol AltaVista; zdvojnásobte body, ak ste ho niekedy použili.) V súčasnosti sa opýtajte vyhľadávacieho nástroja otázku a Bing, Cortana, Google alebo Siri vám poskytnú relevantné údaje. Niektoré nástroje BI sú natoľko inteligentné, že vám umožňujú robiť to isté s vašimi vlastnými údajmi. Stačí sa opýtať: „Aký bol môj zisk podľa produktovej rady minulý mesiac?“ a nechajte nástroj, aby vám údaje (a informácie) poskytol.

10 dátových vzťahov, ktoré vám pomôžu začať

Skôr som spomenul, že dobré nástroje BI budú vybavené vopred pripravenými správami. Tieto správy sú automatizovanými konzultantmi, ktorí vám pomôžu porozumieť vašej firme. Preto zvážte tento zoznam 10 správ alebo vizualizácií, ktoré chcete skontrolovať, ako jednoducho primer, ktorý vám pomôže začať (za predpokladu, že vám vaše systémy môžu poskytnúť tieto údaje a nástroj BI, ktorý vyberiete, vám pomôže vizuálne):

1. Aké percento vašich zákazníkov zruší vašu službu do x dní / týždňov / mesiacov a je to percento, ktoré sa časom zvyšuje alebo klesá?

2. Ktoré výrobky (alebo produktové rady) poskytujú najvyššiu hrubú maržu?

3. Ktoré dni v týždni (alebo mesiace v roku) prinesú najlepšie výsledky predaja a v prípade predaja v týchto dňoch / mesiacoch ste v priebehu času trendovali nahor alebo nadol?

4. Ako dlho zostanú na vašom webe na základe toho, na ktorej stránke na vašom webe zákazníci navštevujú? Čo je dobré na stránkach, ktoré spôsobujú, že používatelia zostávajú dlhšie, alebo čo je zlé na stránkach, ktoré odvádzajú návštevníkov rýchlejšie?

5. Ktorí z vašich predajcov majú najvyššiu mieru blízku obchodom, s ktorými uzatvárajú obchody?

6. Ktoré oddelenia majú najvyšší počet hovorov na oddelenie technickej podpory IT?

7. Ktorí zákazníci pri porovnávaní predaja zákazníkom a počtu hovorov na helpdesku vás najviac stoja v nákladoch súvisiacich s technickou podporou?

8. Ktorí zákazníci o vás v sociálnych médiách hovoria najviac a či sú ich pripomienky vo všeobecnosti pozitívne alebo negatívne?

9. Ktoré webové stránky navštevujú vaši zamestnanci najčastejšie počas dňa a na ako dlho?

10. Koľko projektov sa dokončilo včas a v prípade tých, ktoré tak neurobili, koľko dní / týždňov / mesiacov sa už oneskorili.

S prístupom k správnym údajom, nástroju, ktorý vám pomôže pochopiť všetko (a na kratší čas mimo deň, ako by ste si mysleli), sa môžete stať mužom alebo dievčaťom údajov pre svoj tím, vaše oddelenie alebo svoje spoločnosť. A, kto vie, nabudúce, keď sa moja spoločnosť snaží obsadiť úlohu špecialistu na BI, možno vás klopeme na dvere.