Prineste si vlastný cloud: to, čo potrebujete vedieť dnes

Keď sa spotrebitelia lepšie zoznámia so zariadeniami a softvérom tradične vyhradeným pre pracovisko, IT bude musieť zaviesť osvedčené postupy a prísne pravidlá na udržanie efektívnych a bezpečných operácií zamestnancov. Softvér na správu mobilných zariadení (MDM) existuje, aby pomohol IT monitorovať a spravovať, ako zamestnanci používajú osobné smartfóny a tablety na prácu na diaľku. Žiadny magický nástroj však nemôže pomôcť IT kontrolovať, ako zamestnanci používajú produkty Software-as-a-Service (SaaS) na pracovisku.

Napríklad nástroje na ukladanie údajov v cloude a zdieľanie súborov, ako sú napríklad Box a Dropbox, a nástroje na vytváranie dokumentov, ako sú napríklad Dokumenty Google a Microsoft Word, sú ľahko prístupné cloudové nástroje, ktoré ľudia každý deň prinášajú na pracovisko. To, ako sa vaša spoločnosť rozhodne spracovať tieto rôzne nástroje, závisí od toho, čo sa snažíte dosiahnuť. Môžete A) obmedziť používanie softvéru, ktorý nie je v súlade s filozofiou vašej spoločnosti, alebo B) nechať zamestnancov zvoliť si vlastné cloudové produkty na základe svojich vlastných preferencií a skúseností.

Tento jav, ktorý sa nazýva Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), so sebou prináša špecifickú skupinu výziev. Hovoril som so Shyam Oza, senior produktovým marketingovým manažérom spoločnosti AvePoint, špecializovanej spoločnosti zameranej na cloudovú migráciu, o tom, ako sa môžu spoločnosti pripraviť na implementáciu svojich vlastných pravidiel BYOC.

Výzva 1: Bezpečnosť údajov

„Zo širokého hľadiska môže byť BYOC požehnaním a kliatbou, “ povedal Oza. „Box, Dropbox a OneDrive môžu byť skvelé pre zdieľanie registra s rodinou a nahrávanie súborov a fotografií. Veľké organizácie však robia starosti s tým, že je rovnako ľahké pretiahnuť niečo ako citlivé duševné vlastníctvo a obsah pred vydaním."

Vďaka softvéru obstarávanému firmami môžu spoločnosti sprísniť obmedzenia a sledovať používanie. Organizácie môžu nariadiť multifaktorové overovanie (MFA), šifrovanie údajov, zložité heslá, dokumenty vodoznaku a dokonca aj vzdialené vymazanie údajov. Ak sa však používajú bez dohľadu nad IT, tieto nástroje obmedzujú schopnosť spoločnosti kontrolovať, kam bude obsah smerovať. Takisto stratíte prehľad o tom, čo sa stane s obsahom, keď opúšťa bránu firewall, a o tom, ako sa dá zabezpečiť, keď bude načítaný na cloudový účet zamestnanca.

Riešenie: „Informačné technológie musia byť priamo integrované s oblasťou podnikania, “ uviedol Oza. „Musia byť v prednej časti podniku, ktorý evanjelizuje technológiu, ktorú uprednostňujú… a potom sa, dúfajme, snažia usadiť na štandarde.“

Napríklad, ak 80 percent spoločnosti používa Dropbox a 20 percent spoločnosti používa inú platformu na ukladanie a zdieľanie, spoločnosť by mala ponúkať obedy a vzdelávacie programy, ktoré povzbudzujú menšinu, aby prešla na systém preferovaný väčšinou. „Pokiaľ nie ste ochotní poveriť konkrétnym nástrojom (v takom prípade by ste vlastne nemali praktizovať BYOC), musíte predložiť návrh hodnoty preferovaného nástroja vašej spoločnosti, “ povedal Oza. „Nie je to ako by si mohol vstúpiť do niekoho kocky a povedať:„ Tento nástroj musíte použiť. “ Musíte im vysvetliť, že je ľahšie ich používať alebo sa ich opýtať, aké bolesti to má, takže k nim môžete pristupovať skôr z pohľadu riešenia problémov, než aby ste boli diktátorom. ““

Na konci dňa IT vie, že pre všetky údaje prístupné zamestnancom existuje prijateľná úroveň rizika. Notebooky zmiznú. Telefóny sa ukradnú. Ak však dokážete previesť čo najviac ľudí na váš preferovaný systém, môžete menšinu udržať šťastnú tým, že úplne neodstránite svoju politiku BYOC.

Výzva 2: Spolupráca

So stovkami alebo tisíckami ľudí z celého vášho podnikania, ktorí používajú online na viacerých platformách, musí existovať scenár, v ktorom sa potreba prístupu k údajom rýchlo stáva dôležitejšou ako preferovaný softvér vašich zamestnancov. Zamyslite sa nad tým: Váš predajný tím na západnom pobreží chce preniesť súbor do marketingového tímu na východnom pobreží. Pretože oba tímy sú v rôznych systémoch zdieľania súborov, predtým ako bude súbor prístupný, bude musieť niekto vytvoriť nový účet a potom sa naučiť navigovať nový systém za behu.

A čo obávané stretnutie klientov? Čo sa stane, keď jeden zamestnanec vytvorí prezentáciu, má mimoriadny stav a nemôže sa zúčastniť? Mohli by ste skončiť s niekým iným, kto nie je oboznámený s formátom prezentácie, ktorý sa neohrabane pokúša otvoriť a prezentovať súbor, a to všetko, zatiaľ čo klient zíza na svoje hodinky.

Riešenie: „Jedným z hlavných problémov je to, že IT nedovoľuje veľa pracovných tokov, “ uviedol Oza. „IT nemôže len čakať na sťažnosti ľudí. IT musí dôverne porozumieť obchodným procesom a obchodným postupom, aby sa vložili do stredu, aby sa pokúsili presvedčiť zamestnancov, aby používali rovnaké nástroje, alebo aby ich oboznámili s možnými problémami, ktoré môžu mať. naraziť. “

Ak sú zamestnanci vedomí, že si dávajú pozor na problémy skôr, ako nastanú, potom si môžu nastaviť vhodné poistné udalosti, aby sa zaistilo, že operácie nikdy neutrpú. Takže, ak viete, že dvaja z vašich potenciálnych moderátorov používajú rôzne nástroje na prezentáciu, IT môže pred týmto veľkým stretnutím klientov školiť oboch moderátorov v oboch nástrojoch. Bez ohľadu na to, čo sa stane, bude prezentácia pokračovať bez problémov.

„Tu v spoločnosti Avepoint sme sa zúfalo snažili povzbudiť náš obchodný tím, aby namiesto odosielania e-mailov alebo pridávania do Dropboxu aktualizoval obsah do OneDrive for Business, “ vysvetlil Oza. „Vždy, keď sme dostali e-mail, ktorý mal prílohu, odpovedali by sme späť s fotografiou, ktorá hovorí:„ Odovzdaj to na SharePoint alebo mačiatko dostane. “… O niekoľko týždňov sme začali dostávať e-maily s nápisom„ Pozri, zdieľal som cez SharePoint. “ Bol to zábavný spôsob, ako vyriešiť problém. “

Výzva 3: Integrácia

Väčšina otázok, o ktorých som hovoril v výzvach 1 a 2, sa týka menších spoločností bez stanovenej politiky IT. Avšak v o niečo väčších spoločnostiach, ktoré pôsobia vo viacerých kanceláriách a regiónoch, je možné, že IT funguje skôr v silách ako ako jeden globálny tím. V takom prípade zistíte, že sa používa viacero verzií podnikového softvéru, ako je riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) a riadenie výdavkov, buď preto, že niekto uprednostňuje konkrétny systém, alebo preto, že regionálne úrady sa nikdy nestretli, aby rozhodli o jednom nástroji. Toto je obrovský problém, ktorý môže byť nakoniec potrebné napraviť niekým na úrovni C, pravdepodobne silným vyzbrojením spoločnosti, aby si vybrala jeden systém.

Ak však vaša spoločnosť chce dať konkrétnym kanceláriám a dokonca aj oddeleniam voľnosť pri výbere ľubovoľného systému, ktorý uprednostňujú (alebo ak chcete nástroje, ktoré sa pripájajú k inému druhu softvéru určeného pre konkrétne úlohy zamestnancov), existujú spôsoby, ako zabezpečiť, aby vaše údaje neboli neznepokojuj sa.

Riešenie: „IT sa musí rozhodnúť investovať do poskytovateľov technológií, ktorí sú otvorení a ochotní sa pripojiť… Riešenia, ktoré by ste mali zaradiť do užšieho výberu, sú tie s naj robustnejšími konektormi, “ uviedol Oza.

To zahŕňa výber systémov s otvorenými programovacími rozhraniami (API), ktoré vývojárom umožňujú vytvárať konektory, ktoré medzi dvoma časťami softvéru neexistujú. Ak nemáte zamestnancov, vývojári, mali by ste hľadať nástroje, ktoré ponúkajú najviac integrácie s vaším starým softvérom. Z tohto dôvodu hľadajte integrácie s akýmkoľvek softvérom, ktorý sa vaši zamestnanci rozhodli používať samostatne.