Dokumenty cloud spoločnosti Adobe verzus dokumenty zoho: správa správy dokumentov

Ukladanie a prístup k digitálnym dokumentom je niečo, o čom si len zriedka myslíte, či vaša spoločnosť spravuje správne dokumenty. Činnosti, ako je vytváranie, úprava, zdieľanie a spolupráca dokumentov, môžu byť rovnako jednoduché ako prihlásenie, kliknutie a začatie. Avšak zbytočne neohrabané alebo rigidné systémy na správu dokumentov môžu viesť ľudí v pekle k životu, ktorí prichádzajú a odchádzajú zo súborov po celý deň.

, Budem porovnávať dva z najpopulárnejších systémov správy dokumentov: Adobe Document Cloud a Zoho Docs. Aj keď oba systémy zdieľajú viac podobností ako rozdielov, jeden predstihuje druhý v niekoľkých dôležitých kategóriách.

1. Stanovenie cien a plány

Môžete si predplatiť program Adobe Standard Document Cloud za 12, 99 dolárov mesačne s ročným predplatným, alebo môžete mesačne zaplatiť 22, 99 dolárov mesačne. Tento plán vám umožňuje vytvárať súbory PDF a exportovať do programov Microsoft Word, Microsoft Excel a Microsoft PowerPoint. Môžete tiež upravovať text a obrázky v súboroch PDF, ktoré ste vytvorili, a tiež môžete digitálne podpisovať formuláre. Plán Pro stojí 14, 99 dolárov mesačne za celoročné predplatné alebo 24, 99 dolárov mesačne za mesačné predplatné. Pridáva možnosť vkladania zvukových a obrazových súborov do súborov PDF a úpravy naskenovaných dokumentov. Tento plán môžete použiť aj na premenu naskenovaných papierových dokumentov na editovateľné súbory PDF a na porovnanie rozdielov porovnajte dve verzie súboru PDF. Na zariadení iPad budete tiež môcť upravovať text a organizovať stránky a na zariadení iPhone budete môcť zmeniť poradie, odstránenie alebo otočenie stránok. Všetky predplatné spoločnosti Adobe vám poskytuje prístup k 20 GB úložného priestoru.

Zoho Docs ponúka 15-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu plus bezplatný plán až pre 25 používateľov (čo zahŕňa 5 GB úložného priestoru na používateľa). Plán zadarmo zahŕňa aj neobmedzené zdieľanie súborov a priečinkov, synchronizáciu pracovnej plochy, nástroje na úpravu, správu používateľov a históriu verzií. Štandardný plán stojí 5 dolárov na používateľa mesačne až s 50 GB na používateľa. Patria sem funkcie, ako sú dokumenty chránené heslom a prístup založený na rolách. Program Premium stojí 8 dolárov na používateľa mesačne až do 100 GB na používateľa. Pomocou tohto plánu budete môcť posielať dokumenty e-mailom priamo na účet Zoho, obnovovať odstránené dokumenty a prenášať vlastníctvo súborov na iného používateľa.

Oba typy účtov môžu za 10 USD pridať ďalší úložný priestor o 10 GB. Zoho ponúka 20-percentnú zľavu na všetky platené programy, ak platíte ročne. Vďaka svojej nižšej cenovej hladine, bezplatnej skúšobnej verzii, bezplatnému plánu a vynikajúcej skladovacej kapacite patrí hranica cenovej kategórie k Zoho. Okraj: Zoho.

2. Vytváranie a úpravy dokumentov

Používatelia programu Zoho Docs môžu vytvárať a upravovať dokumenty, sledovať zmeny, pridávať digitálne podpisy a pristupovať k viacerým pokročilým nástrojom na úpravu. Môžete tiež priradiť úlohy a poslať pripomenutie členom tímu, ktorí majú prístup k súboru. Môžete vytvárať makrá, farebné grafy a kontingenčné tabuľky a môžete exportovať dokumenty, tabuľky a prezentácie na Disk Google, formát PDF a Windows. Môžete tiež upravovať súbory offline; zmeny sa synchronizujú, keď sa vrátite do režimu online.

Jednou z vynikajúcich funkcií, ktorá od spoločnosti Adobe chýba, je možnosť súčasne upravovať dokument s kolegami. Aplikácia Zoho Docs vám umožňuje prístup, vytváranie a úpravy súborov na cestách. Môžete zobraziť všetky svoje priečinky, usporiadať ich podľa názvu alebo dátumu a prehľadávať súbory. Ako som už spomenul, pretože spoločnosť Adobe sa tak veľmi spolieha na súbory PDF, existuje limit toho, čo dokážete robiť v mobilných operačných systémoch (OS); to nie je prípad Zoho platformy.

Spoločnosť Adobe je oveľa lepšia v oblasti ukladania a automatického dopĺňania informácií pre neskoršie použitie ako zo spoločnosti Zoho. Napríklad funkcia Adobe „Fill & Sign“ umožňuje ukladať bežne používané polia vrátane vášho mena, adresy, e-mailu a telefónneho čísla. Je to tiež oveľa lepší nástroj na podpisovanie a vyžiadanie podpisov od ľudí. Advokátske kancelárie, finančné inštitúcie a ľudia, ktorí sa silne spoliehajú na formát PDF, ocenia, aké ľahké je zadávať a ukladať informácie a prinútiť ostatných, aby skontrolovali a podpísali. Vytváranie a úpravy dokumentov v Adobe však nie sú na rovnakej úrovni ako Zoho. Okraj: Zoho.

3. Čo chýba?

Boli by sme radi, keby Zoho pridal nástroj na podporu rozhovorov v rámci nástroja Dokumenty. To je niečo, čo má spoločnosť Adobe, vďaka ktorému je neuveriteľne ľahké vás sprevádzať niektorými náročnejšími prvkami procesu vytvárania dokumentov.

Na druhej strane spoločnosti Adobe chýbajú prvky, ako napríklad úprava skupín, zdieľané priečinky a možnosť vykonávať úpravy offline. Vyžaduje tiež, aby ste previedli uložené súbory do formátu PDF, čo je veľká bolesť hlavy pre každého, kto potrebuje prevádzať do iných formátov (najmä pre ľudí, ktorí používajú vzorce programu Microsoft Excel, ktoré sa neprenášajú do formátu PDF). Okraj: Zoho.

Spodný riadok

Hoci nástroj na správu dokumentov spoločnosti Adobe je vynikajúci, najmä pre ľudí, ktorí pracujú predovšetkým vo formáte PDF, chýba v ňom funkcia spolupráce. Navyše nemá robustnú kompatibilitu súborov, ktorú potrebujete, aby ste mohli pracovať s ľuďmi mimo vašej organizácie. Naopak, Zoho poskytuje bohaté úpravy dokumentov, vynikajúcu kombináciu spolupráce a zdieľateľnosti súborov a prácu môžete vykonať aj na mobilných operačných systémoch. Spojte tieto funkcie s nižšou cenovkou a väčšou úložnou kapacitou a máte všestranný lepší systém správy dokumentov. Víťaz: Zoho.