7 spôsobov, ako zaistiť, aby vaše telekomunikačné aktualizácie boli prerušené

Či už prechádzate zo starého, obyčajného starého telefónneho systému (POTS) alebo jednoducho migrujete svoju existujúcu službu Voice-over-IP (VoIP) na iného poskytovateľa, prepínanie hlasových služieb je ťažké a potenciálne nebezpečné pre produktivitu vašich zamestnancov. Je dôležité, aby ste sa pripravili. Pred aktiváciou služby musíte vykonať niekoľko dôležitých krokov, aby ste zaistili bezproblémovú prevádzku. Šírka pásma, počet hovorov a núdzové situácie sú medzi dôležitými faktormi, ktoré je potrebné pri príprave zohľadniť.

Hovorili sme s Jeffom Valentine, hlavným marketingovým riaditeľom spoločnosti NetFortris Fonality, jednou z našich služieb pre výber editorov pre podnikové VoIP, aby sme prediskutovali kroky, ktoré by vaše podnikanie malo podniknúť pred aktualizáciou VoIP, aby sme zaručili, že nebude narušený. Z väčšej časti je proces nastavenia VoIP viac vedy ako umenia. Toto je dobrá správa pre vás, pretože to znamená, že ak budete postupovať podľa Valentínovej rady a podľa Vami vybraného poskytovateľa služieb VoIP a poskytovateľa internetových služieb (ISP), mali by ste mať ľahkú implementáciu.

1. Skontrolujte, či je vaše pripojenie na internet pripravené na VoIP

Ak máte slušnú internetovú rýchlosť pre kanceláriu bez nastavenia VoIP, mali by ste sa obrátiť na poskytovateľa internetových služieb a svojho dodávateľa VoIP, aby ste zistili, či dokáže zvládnuť pridanú záťaž, ktorú na ňu budú volať hovory VoIP.

„Jedinou príčinou problémov sú zlé pripojenie k internetu, “ povedal Valentine. Odporúča otestovať vaše pripojenie na rýchlosť a kvalitu a ak zistíte, že nebude schopné zvládnuť namáhanie dát VoIP, môžete urobiť dve veci na zlepšenie kvality hovoru bez zmeny služieb. Najprv, aby ste zistili, či vaše pripojenie dokáže spracovať VoIP, odporúča spustiť skúšku s poskytovateľom výberu.

„Ak to znie dobre, pravdepodobne máte dobré spojenie, “ povedal. Ak zistíte, že vaše pripojenie spôsobuje prerušenie, navrhne súkromnú linku medzi vašou firmou a poskytovateľom VoIP na vytvorenie súkromného pripojenia, ktoré nebude rušené inými kancelárskymi procesmi.

Po druhé, Valentine radí svojim klientom so slabým pripojením, aby si nainštalovali hybridný systém VoIP / analóg, aby udržali pracovné zaťaženie na absolútnom minime. Všeobecné pravidlo pre inštaláciu systému VoIP je, že by ste mali zvýšiť šírku pásma o 100 Kbps. Takže pre každých 10 používateľov by ste mali mať vo vašej sieti k dispozícii prenos šírky pásma 1 Mb / s.

2. Kúpte si smerovač s funkciami kvality služieb

Niektoré smerovače sú schopné rozptýliť prevádzku v kvalite služby (QoS). Táto funkcia je navrhnutá tak, aby segmentovala šírku pásma VoIP zo všetkých vašich ostatných šírok pásma siete. V zásade vám umožní vybrať konkrétne aplikácie, ktoré sa spúšťajú vo vašej sieti na základe ich dopravného podpisu, a potom umožní správcovi IT priradiť týmto aplikáciám priority alebo zaručené percento z vašej celkovej kapacity potrubia na základe ich dôležitosti pre vaše podnikanie. To znamená, že vaša prevádzka VoIP vždy prechádza, takže vás neprerušia volania, ak sa niekto rozhodne streamovať Netflix počas obeda. Dnes existuje veľmi málo smerovačov, ktoré v určitej podobe nie sú schopné QoS, mali by ste sa však porozprávať so svojím poskytovateľom, aby ste zistili, či majú preferovaného partnera.

Jedna vec, ktorú treba mať na pamäti, je, že smerovače vám nedokážu pomôcť, ak je sieť vášho poskytovateľa VoIP preťažená. Pomôžu iba vtedy, ak ide o problém vašej internej siete, ktorý nás vedie k nášmu ďalšiemu dôležitému bodu.

3. Skontrolujte spoľahlivosť vášho poskytovateľa

Táto služba nie je dôležitá, pretože ak je služba VoIP vypnutá, nezáleží na tom, ako lacná alebo ako sú vaše hovory jasné. Väčšina služieb VoIP typu cloud vám umožňuje zistiť, aká je ich priemerná doba dostupnosti, aby ste určili, ako často zlyháva celý ich systém. Ak tieto informácie nezverejňujú na svojich webových stránkach, mali by ste sa ich spýtať priamo.

Ak má váš uprednostňovaný poskytovateľ škvrnitý záznam na správu dostupnosti, môžete stratiť telefónnu službu v najdôležitejšom čase dňa alebo roku. Prerušenie služby, ako je toto, môže byť ochromujúce pre telefónne spoločnosti.

4. Oddelený prenos VoIP cez VLAN

Okrem smerovačov QoS môžete na segmentáciu hlasového prenosu použiť aj sieť VLAN (Virtual Local Area Network). VLAN si môžete predstaviť ako sieť v sieti. VLAN môžu byť založené na niekoľkých charakteristikách vrátane umiestnenia, zariadení, skupín užívateľov a, samozrejme, typu prenosu. V prípade VoIP VLAN jednoducho segmentuje tento prenos v rámci vašej celkovej kapacity siete, aby poskytla okamžitú reakciu. Toto je užitočné najmä pre spoločnosti s viac ako 50 zamestnancami, ktoré používajú službu VoIP.

Môžete tiež vyskúšať Softwarovo definovanú sieť Wide Area Network (SD-WAN), ktorá poskytuje pripojenie na internet, ktoré je umiestnené nad vaším existujúcim internetovým pripojením. Napríklad, ak máte internet Time Warner, router SD-WAN bude prevádzať prenos cez virtuálnu súkromnú sieť (VPN) cez vašu komunikáciu Time Warner, aby sa zabezpečilo, že sa prevádzka dostane na miesto, kde je to najviac potrebné. Alebo vám umožní pripojiť druhú službu ISP k vašej VPN a určiť, ktorá služba v súčasnosti funguje najlepšie, aby smerovala prenos do tejto siete.

5. Určite zaťaženie pravého hovoru

Valentine odporúča pomer 1: 1 medzi počtom zamestnancov využívajúcich VoIP a celkovým počtom hovorov dostupných vo vašom systéme. To znamená, že vaša služba VoIP by mala byť schopná vybaviť každého zamestnanca, ktorý volanie VoIP vykonáva v rovnakom čase.

Vyžaduje si to trochu prezieravosti, pretože možno budete musieť rozšíriť alebo odpočítať počet zamestnancov vo vašej spoločnosti. Takže, ak plánujete rozsiahle prepúšťanie alebo ak plánujete prepúšťanie, mali by ste zohľadniť to, aké by malo byť vaše maximálne zaťaženie hovoru.

6. Vyhodnotiť viac ako jeden telefón SIP

Primárnym protokolom, ktorý spája volania VoIP a periférne zariadenia, je protokol SIP. Takmer každé zariadenie VoIP - vrátane smerovačov, prepínačov a vreckových zariadení - bude podporovať protokol SIP, pokiaľ nebude súčasťou proprietárneho riešenia používajúceho jeho vlastný protokol. Ak hľadáte telefóny podporujúce VoIP, SIP bude protokol, ktorý takmer vždy uvidíte ako „podporovaný“. Ale to nie je všetko, čo sa týka telefónu VoIP.

Určite by ste mali otestovať niekoľko rôznych druhov telefónov SIP, aby ste videli, ako fungujú s Vami vybraným poskytovateľom VoIP. Váš poskytovateľ bude mať zvyčajne preferovaných hardvérových partnerov a môže mať dokonca službu, ktorá tieto telefóny pred odoslaním nakonfiguruje pre vaše dodávky, takže ich môžete jednoducho pripojiť a hrať hneď, ako dorazia. Nenechajte sa však zbytočne zmierňovať, pretože existujú aj ďalšie dôvody.

Jedným z nich by ste mali vyskúšať svoje telefóny, aby ste zistili, ako pracujú s vybranou smerovacou platformou, ako aj s akýmikoľvek aplikáciami, ktoré máte spustené a ktoré sú umiestnené v hornej časti vašej siete VoIP alebo sa k nej pripojili - napríklad platformu helpdesku, zákazníka aplikácie na správu vzťahov (CRM) a určite aj nástroje na správu IT. Nakoniec, ak poskytujete bezdrôtové volanie VoIP na mobilné zariadenia a niektoré z nich prichádzajú od vášho poskytovateľa slúchadiel, mali by ste ich tiež dôkladne otestovať. Hlas je kritická komunikačná platforma a určite vyspelá technológia, ale VoIP má stále veľa nástrah pre nevyskúšané alebo nepotrebné; uistite sa, že nie ste medzi nimi.

7. Vytvorte núdzový telefónny plán

Ak budete postupovať podľa vyššie uvedených krokov, pravdepodobne prejdete bez námahy. Mali by ste byť však pripravení na scenáre katastrof. Jedným zo spôsobov, ako zaručiť, že budete mať kedykoľvek prevádzkyschopnosť, je vybudovanie hybridného VoIP systému v prevádzkových priestoroch / cloudu. Ak teda cloud vášho poskytovateľa klesne, môžete na prenos hovorov použiť svoje interné zdroje. Alebo, ak je vo vašom okolí povodeň, môžete celú svoju pracovnú záťaž preniesť do cloudu poskytovateľa.

„Stáva sa to s rastúcou frekvenciou, “ povedal Valentine. „Ak budova stráca energiu, firma, ktorá sa spolieha na telefóny, je mimo podnikania. Ak sa presuniete do cloudu, môžete sa vyhnúť problému lokálnych výpadkov. Ak však má cloud výpadok, váš poskytovateľ môže byť schopný odoslať namiesto telefonického spojenia telefonuje cez telefónne linky. ““

Ak je telefónny systém mimo cloudu aj na miestnej úrovni, je dôležité, aby ste telefónnu komunikáciu nasmerovali na iné komunikačné metódy, ako sú chat a e-mail. Vaši zákazníci sa budú stále hnevať, ale pravdepodobne sa rozhodnú radšej vyjadriť svoje potešenie svojim chatovým agentom, ako sa odvážať na sociálnych sieťach.