7 tipov, keď si vyberiete obchodnú službu VoIP pre svoju koho

Iní, poskytovatelia VoIP (business-over-IP) v podnikovej sfére sú v súčasnosti najobľúbenejšou voľbou medzi malými podnikmi a startupmi. Koniec koncov, za zlomok peňazí získate všetku funkčnosť pobočkovej ústredne pre veľké firmy, ktorá sa vo väčšine prípadov účtuje mesačne a na používateľa. Okrem toho získate úplne nový priestor flexibility, pretože vaše telefónne hovory sú teraz dáta.

To znamená, že sa dajú integrovať do iných systémov, ako je napríklad riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) alebo systém technickej podpory, a tiež sa môžu ťažiť z nových poznatkov o tom, ako sa vaši zákazníci cítia vo vašom podnikaní a aké demografické údaje tvoria vaše hlavné publikum.

Ak ste sa rozhodli upgradovať na službu VoIP, ale zaujíma vás, kde začať, krátka odpoveď znie: Choďte pomaly, robte si domáce úlohy a nestarajte sa o to. Existuje veľa úžasných podnikových systémov VoIP, ale každý z nich má inú sadu funkcií a inú cenovú štruktúru, takže výber môže byť zložitý. Kancelária RingCentral je jedným z výberov našich editorov, ale to neznamená, že by ste mali automaticky spustiť svoju webovú stránku, aby ste ju kúpili. V skutočnosti sa iné systémy môžu zamerať na rôzne schopnosti, napríklad Freshcaller so špecializáciou na funkcie call centra.

Takže si musíte urobiť domácu úlohu, aby ste sa uistili, že zvolená služba VoIP je tou pravou pre váš konkrétny podnik. Z tohto dôvodu sme zostavili tento zoznam dôležitých kritérií, ktoré musíte zvážiť pred výberom podnikového systému VoIP.

1. Plány a ceny

Mohli by sme tiež začať s najdôležitejšou charakteristikou: náklady. Aká dobrá je voľba obchodnej služby VoIP so všetkými zvonmi a píšťalkami, ak si to nemôžete dovoliť? AT&T Collaborate, víťaz nášho druhého editora, má fantastický výber funkcií, ale začína sa 34, 95 dolárov na používateľa mesačne pre balík Basic Voice Solution, hoci sa pri online nákupe zníži na 17, 48 dolárov na používateľa mesačne. RingCentral ponúka podobné základné a stredné ceny už od 19, 99 dolárov. Ak prejdete na prémiovú úroveň, začínate na 44, 99 dolárov na používateľa mesačne, ale táto úroveň so sebou prináša nové možnosti vrátane viacúrovňového automatického účastníka, ID prichádzajúceho volajúceho, nahrávania hovorov a niektorých funkcií správy identity.,

Existujú lacnejšie riešenia než naše možnosti editorov, napríklad Grasshopper, ktorý začína na $ 26 za mesiac (nie na užívateľský aspekt), ale tu vymeníte funkcie. Napríklad s aplikáciou Grasshopper nebudete môcť prepisovať správy v hlasovej schránke a váš systém nebude automaticky zaznamenávať každý hovor pre potomkov. Ide o skvelé služby pre spoločnosti, ktoré robia všetko zo svojich prenosných počítačov alebo tabletov, ale nie sú také dobré ako RingCentral alebo AT&T Collaborate pre spoločnosti, ktoré spracúvajú vysoký objem prichádzajúcich a odchádzajúcich hovorov.

Ako viete, čo je pre vás to pravé? Prestaňte sa zameriavať na cenu a premýšľajte iba o funkciách, ktoré potrebujete. Akonáhle mapujete funkcie na obchodné procesy, ktoré potrebujú hlas, budete vedieť, čo vaša minimálna hlasová platforma bude musieť podporovať. Odtiaľ je to len porovnávacie nákupy.

2. Vlastné mobilné aplikácie

Vaši zamestnanci sú pravdepodobne na cestách aspoň nejaký čas, takže budete chcieť mať službu VoIP, ktorá s nimi bude môcť cestovať. Bohužiaľ, nie všetci poskytovatelia VoIP ponúkajú mobilné aplikácie, ktoré poskytujú rovnakú hodnotu a služby ako desktopové aplikácie. Väčšina systémov, ktoré sme skontrolovali, ponúka mobilné aplikácie Apple iOS aj Google Android, kvalita sa však líši a líši sa aj funkcia nastavená medzi tým, čo ponúka plnohodnotný stolný softvér a tým, čo nájdete v mobilnom klientovi. Napríklad, mobilná aplikácia niekedy nebude schopná vytvoriť protokol pre tieto hovory ani vytvoriť prepisy hlasovej schránky, ak sa hovor neodpovie.

3. Správa hovorov

S postupujúcim vývojom platforiem VoIP sa sady funkcií prispôsobujú konkrétnemu publiku. To znamená, že nemusíte nájsť rovnaké možnosti ani vo výrobkoch, ktoré si navzájom priamo konkurujú. Pre organizácie, ktoré investujú do VoIP kvôli svojmu softvérovému „mozgu“, to znamená, že musíte byť veľmi opatrní, aby ste sa uistili, že inteligentné produkty, ktoré vaše podnikanie skutočne potrebuje, sú vo výrobku. Správa hovorov je dobrým príkladom, pretože ide o zastrešujúci pojem pre takmer všetko, čo systém môže urobiť pri typickom telefonickom hovore.

Napríklad, ak máte veľké množstvo hovorov prichádzajúcich na určitú skupinu telefónnych čísel (napríklad na servisný pult) alebo zasiahnete systém v určitom ročnom období (dovolenkové volanie), možno budete musieť volať do frontov, kde je VoIP systém dokáže inteligentne rozdeliť hovory medzi rôzne rozšírenia na základe dostupnosti, geografie alebo iných kritérií. Ďalším príkladom môže byť správa rozšírení, kde systém nielen priraďuje rozšírenia jednotlivým používateľom, ale môže tiež spravovať adresár mien, ktorý sa integruje do sieťového adresára vášho oddelenia IT.

4. Integrácia tretích strán

Toto je jedna z kľúčových ťahov VoIP. Pretože ide o softvér, tieto systémy majú často zoznam preddefinovaných integrácií s akýmikoľvek aplikáciami, ktoré predajca verí svojim zákazníkom. Napríklad RingCentral ponúka zdravú dávku rozšírení vrátane Desk.com, Dropbox a Disk Google.

Pomocou týchto rozšírení môžu zákazníci vytvárať vlastné pracovné postupy, ktoré im pomôžu pracovať efektívnejšie. Napríklad prichádzajúci telefonický hovor so zákazníkom prostredníctvom RingCentral by mohol spustiť softfón RingCentral v aplikácii technickej podpory Desk.com. Zástupca servisu by mohol prijať hovor a podľa štandardného postupu vyplniť problémový lístok, ktorý sa uloží na Dropbox ako súbor dokumentu, ktorý je tiež prepojený s číslom lístka v databáze Desk.com. V rámci integrácie však môžete tiež uložiť automatické nahrávanie hovoru ako súbor.wav, ktorý je prepojený s textovým súborom lístka a číslom lístka Desk.com, takže vždy, keď niekto vyvolá tento záznam lístka, oba tieto súbory sa javia ako podporná dokumentácia.

Ak si chcete vyvinúť vlastnú integráciu, vyhľadajte dodávateľov, ktorí podporujú integračné rozhrania API, buď ako možnosť dodatočných nákladov, alebo si ich zákazníci môžu bezplatne stiahnuť. Spravidla budú spĺňať štandard REST, ktorý sa stal veľmi bežným spôsobom integrácie rôznych cloudových služieb.

5. Podpora

Tak ako pri každom produkte, úroveň služieb, ktoré dostanete, je rozhodujúca pre to, ako dobre vaše služby fungujú. RingCentral ponúka zákazníkom telefonickú podporu 24 hodín denne, 7 dní v týždni, s plánmi pre dvoch alebo viacerých používateľov. Ak ste jediný používateľ, môžete dostať niekoho na roh iba počas 13 hodín od pondelka do piatka. RingCentral tiež ponúka nepretržitú podporu živého chatu. Ak prevádzkujete globálne podnikanie s nepretržitými potrebami, budete hľadať poskytovateľa služieb, ktorý môže zaručiť, že vaše otázky budú zodpovedané okamžite (alebo aspoň včas). Ak to nedokážu ponúknuť, možno budete chcieť hľadať inde, najmä ak je váš telefónny systém hlavnou metódou komunikácie s klientmi.

Pri pridávaní funkcií do telefónneho systému však buďte opatrní, najmä v prípade vyššie uvedených vlastných integrácií. Len preto, že RingCentral ponúka dobré zásady podpory zákazníkov, neznamená, že predajca všetkého, čo ste integrovali do RingCentral, robí. A aj keď tak urobia, je nepravdepodobné, že budú podporovať integračný mechanizmus, ktorý bol vyvinutý interne. Prezrite si jednotlivé súčasti vášho celkového hlasového komunikačného systému a uistite sa, že viete, komu treba zavolať, kedy a prečo. Ak sa chystáte vyvinúť vlastnú integráciu, je naozaj dobré preskúmať možnosti prémiovej podpory. Áno, to sú peniaze navyše, ale mať odborníkov k dispozícii počas vývoja aj každodennej prevádzky môže v budúcnosti vyplatiť obrovské dividendy.

6. Bezpečnosť

Bezpečnosť je nevyhnutnosťou pre každú cloudovú službu, ktorá je zapojená do vášho podnikania, a vektory útoku sa vyvíjajú každý deň. Pre aplikácie na pripojenie k internetu, ako je VoIP, ktorá slúži ako centrum vašej obchodnej komunikácie, sú bezpečnostné opatrenia vnútri ešte naliehavejšie. Venujte náležitú starostlivosť predajcom, aby ste vedeli, v čom spočíva zodpovednosť za údaje uložené v cloudovej službe, a ak je to možné, dohodnite si v rámci svojej zmluvy bezpečnostné podmienky. Vyhľadajte služby, ktoré ponúkajú end-to-end šifrovanie, šifrovanie údajov v pokoji (ak existujú), a nielen základné overenie, ale aj rozšírené možnosti, najmä viacfaktorové overovanie a biometrické údaje.

Za bránou firewall sa porozprávajte so svojím personálom IT a uistite sa, že bezpečnosť je tu tiež prvotriedna. Uistite sa, že váš sieťový hardvér v mieste prevádzky je kompatibilný s protokolom VoIP a či má k dispozícii bezpečnostné funkcie na úrovni podniku… Napríklad virtuálne siete LAN (VLAN) sa často používajú na oddelenie hlasového prenosu z dôvodov kvality hovoru, pretože disponovanie vyhradenou sieťou pre tento prenos znamená, že údaje iných sieťových aplikácií nemôžu rušiť a spôsobiť zvukové artefakty počas hovorov alebo dokonca prerušených hovorov. VLAN sú však tiež skvelé na zabezpečenie VoIP konverzácií, pokiaľ ich IT na to nastaví. Ďalšie informácie nájdete v tomto zozname úloh a úloh týkajúcich sa zabezpečenia vašej VoIP komunikácie.

7. Unified Communications

Váš poskytovateľ služieb VoIP môže byť tiež jednotným kontaktným miestom pre všetky vaše komunikačné potreby a väčšina túto funkciu implementovala pod názvom Unified communications as a unified communications ako služba (UCaaS). To znamená, že do jednej aplikácie môžete integrovať funkcie rozhovoru, konferenčné hovory, e-maily, telefónne hovory, videohovory a hlasovú schránku. Všetky služby, ktoré sme preskúmali, ponúkajú určitú formu tejto služby, ale nie každý poskytovateľ VoIP ju zaobchádza rovnako.

Napríklad platformy ako víťazi našich editorov, AT&T a RingCentral, majú veľmi bohaté možnosti zjednotenej komunikácie, ktoré pokrývajú všetky vyššie uvedené kanály, ako aj inteligentné konferenčné priestory a podobné funkcie spolupráce. Viac softvérovo orientovaných poskytovateľov, ako je napríklad Dialpad, bude ponúkať veľmi pokročilé a vysoko zjednotené softvérové ​​telefóny, ale títo hardvérové ​​telefóny nebudú môcť zabudovať tak ľahko. A nakoniec, veľmi lacní predajcovia, ako napríklad Grasshopper, nemusia ponúkať žiadne zjednotené komunikačné prostriedky alebo iba jeden alebo dva ďalšie kanály, napríklad fax a text.

Kľúčom k efektívnej implementácii zjednotenej komunikácie je zistiť, ktoré kanály vaša firma každodenne využíva. Ak všetko, čo používate, je hlas, nemusíte si robiť starosti, ale v dnešnej dobe je to prakticky jednorožec. Každá firma komunikuje pomocou viacerých kanálov, ktoré jednoducho hlasujú, a mať jednotný systém znamená, že tieto kanály môžu efektívnejšie využívať. Bez aplikácie UCaaS budete v SMB prevádzkovať rôzne systémy bez možnosti sledovať, kto prijal správu, na ktoré zariadenie a cez ktoré médium.