Usporiadajte: 7 jednoduchých tipov, aby ste sa konečne dostali na papier

Koľko kusov papiera je na vašej kuchynskej linke, jedálenskom stole alebo na inom mieste, kde nepatria? Zdržujete sa na účtoch pre prípad, že ich budete znova potrebovať? Existuje hromada dokumentov od veterinára, ktoré si uchovávate pre prípad, že si musíte presne pamätať, aké lieky vaše domáce zviera vzalo pred tromi rokmi? Všetko, čo tam sedí, čaká na čas, keď sa s tým budete môcť vysporiadať, nech to znamená čokoľvek. (Znamená to pozerať sa na každú stranu a potom ich všetky strčiť do recyklačného koša.) Je čas zbaviť sa papiera a všetkej viny, ktorá sa hromadí spolu s tým. Je čas ísť bez papiera.

Už takmer desať rokov som bez papiera. Bez papiera nemám na mysli, že v mojom živote je 0 kusov papiera. Stále potrebujem svoj papierový rodný list a na jazykovú triedu, ktorú beriem, používam malý papierový zápisník. Z väčšej časti sa však nezaväzujem na papier. Namiesto toho skenujem dôležité dokumenty do úložnej služby a uchovávam digitálne poznámky v aplikácii na zaznamenávanie poznámok. Svoj telefónny zoznam a nákupný zoznam tiež píšem do telefónu a pripájam odporúčania reštaurácií k online mape. Existuje veľa jednoduchých spôsobov, ako odstrániť papier z vášho života.

Digitalizácia je jednoduchá. Najťažšia časť je, že nedovolíte, aby sa papier začal vplížiť späť. Ak ste pripravení zbaviť sa väčšiny papiera vo svojom živote, je potrebné vedieť, ako začať a udržiavať krok.

1) Zabudnite na nevybavené položky

Môže to znieť kontraintuitívne, ale prvým krokom v postupe v papierovej podobe je zabudnúť na to, čo už bolo nahromadené v papierovej podobe, a namiesto toho sa zamerať na nové zvyky, ktoré musíte prijať, aby ste mohli začať pracovať bez papiera. Nepozerajte sa dozadu: Prijmite postup do budúcnosti.

Jedného dňa sa dostanete na svoje existujúce hromady papiera - alebo nie. Zatiaľ vám nenechajte tieto papiere, aby vás zadržali. Ak sa budete musieť vysporiadať s nevybavenými požiadavkami, môžu sa cítiť ohromujúce, a keď sa ľudia cítia ohromení, odkladajú sa. Takže na túto chvíľu zabudnite. Namiesto toho venujte svoje úsilie tomu, aby ste sa ubezpečili, že počet nevybavených dokumentov sa nezvyšuje.

2) Získajte týchto päť aplikácií

Existuje päť aplikácií alebo služieb, ktoré potrebujete, aby ste nemuseli pracovať v papierovej podobe. Oni sú:

• zoznam úloh,
• skenovacia aplikácia,
• služba online úložiska, do ktorej budete ukladať svoje digitálne súbory (viac o tom za chvíľu),
• nástroje elektronického podpisu (Adobe Acrobat je dobrý príklad) na podpisovanie digitálnych dokumentov bez ich tlačenia, a
• služba doručovania dokumentov na odosielanie úradných dokumentov bez ich tlačenia.

Tu nájdete moje odporúčania pre jednotlivé typy aplikácií.

3) Vyberte službu úložiska

Poďme sa kopať o niečo viac o tretej aplikácii, skladovacej službe, pretože je komplikovanejšia ako ostatné aplikácie. Služba ukladania vám umožní uchovávať digitálne verzie vašich papierových dokumentov.

V ideálnom prípade chcete skladovaciu službu, ktorá umožní prístup k vašim súborom bez ohľadu na to, kde sa práve nachádzate, a zálohuje ich. Jednou z možností je použitie služby online ukladania a zdieľania súborov, ako je Dropbox alebo Microsoft OneDrive.

Ďalšou možnosťou je použitie služby, ktorá je navrhnutá špeciálne pre ľudí, ktorí chcú ísť bez papiera. Elegantný a FileThis sú dva príklady. Majú špeciálne nástroje pre ľudí, ktorí nepracujú v papierovej podobe, ako napríklad schopnosť automaticky označovať a označovať typy dokumentov, ktoré uznáva, napríklad dane. FileThis má tiež službu „načítať“, ktorá automaticky kopíruje dôležité dokumenty, ktoré nájde vo vašom e-mailovom účte.

Nezáleží na tom, ktorú službu si vyberiete, vyberte ju a držte sa jej, aby ste mohli všetky svoje digitálne dokumenty umiestniť na jedno miesto.

4) Zaregistrujte sa do e-mailových výpisov a digitálnych platieb

Ak stále dostávate papierové účty a výpisy, zaregistrujte sa a dostávajte ich e-mailom namiesto toho, kdekoľvek je to možné. Ak šeky stále posielate pravidelne, skontrolujte, či môžete namiesto toho prepnúť na vykonávanie platieb online.

Zatiaľ čo spoločnosti poskytujúce služby a banky už roky platia za digitálne platby, poslednými zadržiavaniami, ktorí ich vždy neakceptujú, sú majitelia a správcovské spoločnosti. Ak ste uviazli v tejto ťažkej situácii, skúste vysvetliť, že keď dostanú digitálne platby, dostanú svoje peniaze rýchlejšie a spoľahlivejšie. Aj tie najmenšie podniky môžu prijímať priame bankové prevody s nízkymi alebo žiadnymi poplatkami. Keď môžete platiť všetky svoje účty skôr digitálne ako šekmi a obálkami, dostanete sa o krok bližšie k tomu, aby ste boli bezpapierový.

5) Skenovanie a skartovanie

Teraz je čas začať rozvíjať nové návyky. Skenovanie a skartovanie alebo recyklácia je tá, ktorú pravdepodobne spravíte najviac. Radšej skenujem pomocou mobilnej aplikácie, ale môžete tiež použiť stolný skener alebo funkciu skenovania na multifunkčnej tlačiarni.

Vytvorte si pre seba pravidlo, ktoré vyzerá takto: Keď dostanem nový kus papiera, ktorý potrebujem digitalizovať, okamžite ho naskenujem pomocou telefónu a potom ho vložím do recyklačnej alebo skartovacej hromady. Ešte lepšie je, zlikvidujte ho priamo v drviči. Prečo čakať?

Nútiť sa nasledovať tento zvyk môže byť ťažké. „Nemám čas naskenovať to práve teraz, “ mohli by ste povedať. Precvičte si nový zvyk skenovaním dokumentu alebo dvoch zo svojho nevybaveného záznamu, len si to vyskúšajte. Ako dlho to trvá? Ktorú aplikáciu ste použili? Môžete tiež zistiť, že skenovanie dokumentov v prirodzenom svetle je plynulejšie ako pri vnútornom osvetlení. Akonáhle budete mať pocit, ako to urobiť a koľko času to trvá, možno budete mať ľahší čas sledovať cez.

6) Rozvíjať ďalšie pracovné postupy

Skenovanie a skartovanie je jedným z pracovných postupov. Keď sa budete cítiť pohodlne so svojím bezpapierovým životným štýlom, zistíte, že v ďalších situáciách potrebujete viac pracovných postupov.

Tu je príklad: Keď si kúpite nový produkt, môžete odfotiť užívateľskú príručku, potvrdenie, záruku a sériové číslo alebo akékoľvek ďalšie relevantné informácie. Nahrajte tieto obrázky do svojej úložnej služby a potom sa zbavte nepotrebných papierov.

Ďalším pracovným tokom, ktorý by ste mohli vytvoriť, je uložiť hromadu papierov, o ktorých si myslíte, že by ste ich mali skartovať, ale teraz si nie ste istí, a potom nimi prejsť v určený deň. Vyberte si čas a dátum, či už každú sobotu alebo prvú nedeľu v mesiaci, a použite tento čas na vyčistenie zásobníka.

Niekedy budete chcieť skenovať dokumenty a zároveň si ponechať originály, v prípade osvedčení o poistení, dokladov vlastníka domu atď. Digitalizáciou ich vytvoríte záložnú kópiu a zaistíte, že budete mať prístup k informáciám, ktoré obsahujú, aj keď nemôžete mať ruky na origináli.

7) Nepreceňujte to

Existujú dokumenty, ktoré si položíte otázku, či sa majú originály uchovať alebo digitalizovať a skartovať. Keď čelíte tvrdému hovoru, neprevažujte ho. Ak nebudete mať papier, mal by byť váš život jednoduchší a ľahší - nie stresujúci. Originál uložte do priečinka, akordeónového spojiva alebo kartotéky. Nikto nepríde a vezme si vašu bezpapierovú klubovú kartu, ak zavesíte na niekoľko papierov.

Lekárske záznamy sú zložité, pretože ich máte digitalizovať a ukladať elektronicky iba vtedy, ak máte systém kompatibilný s HIPAA. Môžete sa rozhodnúť, že ich jednoducho vložíte do zložky alebo do akordeónového spojiva a preosejete sa raz ročne za všetko, čo je pripravené na prehadzovanie.

To znamená, že sa nezdržujte ani neobťažujte digitalizačné noviny, ktoré nemajú žiadny účel. Ak ste typ človeka, ktorý sa usilovne zasekáva za papier a verí, že robíte zodpovednú vec, môže sa zdať desivé ničiť a recyklovať čokoľvek . Budete však niekedy potrebovať tento doklad na sendvič alebo vysvetlenie vyhlásení o výhodách spred dvoch rokov? Skartujte ich a pustite to.