Usporiadajte: 6 tipov, ako začať s projektovým riadením

Projektové riadenie je náročná práca. Tímy a organizácie sa snažia pracovať štíhlejšie a často to znamená odstránenie úlohy špecializovaného projektového manažéra. Aj keď je stále možné získať pokročilý titul v odbore, nie je neobvyklé, že ľudia s malými až žiadnymi skúsenosťami sa dostanú do úlohy projektového manažéra, často nad rámec svojej oficiálnej práce. Aj keď to môže byť ohromujúci zážitok, na trhu je toľko výkonného softvéru pre riadenie projektov, že malý alebo dva projekty nemusia vôbec vyžadovať projektového manažéra.

Ak nemáte veľa skúseností so správou projektov, tu je niekoľko rád, ako začať. Ďakujeme Petrovi Clarksonovi, predtým spoločnosti Maestro Development, a Jasonovi Westlandovi, generálnemu riaditeľovi ProjectManager.com, za ich nahliadnutie do staršej verzie tohto článku.

1. Uistite sa, že máte projekt

Skôr ako sa pokúsite riadiť projekt, uistite sa, že máte projekt! Táto rada môže znieť príliš jednoducho, ale opakovane som ju počula od odborných projektových manažérov.

Projekt je súbor úloh, ktoré majú dátum začatia, dátum ukončenia a výsledok. Výstup je všetko, čo sa dodáva na konci práce, napríklad fyzický produkt alebo fungujúca webová stránka. Stavať dom je projekt. Prebudovanie webovej stránky (ako je uvedené na obrazovke z ProofHub, nižšie) je projekt. Ak by ste teoreticky mohli odovzdať všetky úlohy projektu niekomu inému a hneď od neho dostať niečo späť, je to projekt.

Ľudia niekedy zamieňajú prebiehajúcu prácu s projektmi, preto mi dovoľte uviesť niekoľko príkladov prebiehajúcej práce, aby som to objasnil. Písanie nového obsahu na web každý týždeň stále prebieha, aj keď by ste sa mohli pozrieť na výrobu jedného kusu písania ako na svoj vlastný malý projekt. Poskytovanie podpory údržby kódu neustálym opravovaním prebieha. Odpovedanie na e-maily zákazníkov alebo telefónne hovory stále prebieha.

2. Majte obdobie objavu

Pred začatím projektu niektorí ľudia odporúčajú to, čo sa nazýva objavovanie. Zisťovanie riadenia projektov sa líši od objavovania v právnom zmysle. Pre naše účely je to obdobie, keď ľudia žiadajúci projekt skúmajú, čo chcú robiť a čo robia a prečo. Mohlo by to byť stretnutie, séria stretnutí alebo otvorené obdobie na slobodné myslenie a prieskum.

Nižšie uvádzame niekoľko otázok, ktoré treba preskúmať, keď ste v objekte.

• Čo bude projekt? Aká špecifická je vaša definícia?
• Aký je jeho účel?
• Aké výsledky chcete?
• Aké zdroje musíte mať na tento projekt?
• Kedy potrebujete konečný produkt a je váš termín primeraný vzhľadom na vaše zdroje?

3. Definujte rozsah

Môžete počuť skúseného projektového manažéra povedať toto: „Ak to nie je v rozsahu, nie je to v projekte.“

Každý projekt potrebuje jasný rozsah. Rozsah projektu presne definuje, čo bude projekt znamenať. Je to uzamknutý zoznam všetkých aspektov, aktív, funkcií, výstupov a ďalších podrobností spojených s projektom. Keď je uzamknuté, nemôžete doň pridať. Napríklad, ak staviate dom, rozsah bude definovať, koľko príbehov bude obsahovať dom, jeho štvorcové zábery, koľko okien bude, koľko schodov, vypínačov svetla atď.

Dôvodom, prečo projekty potrebujú jasný rozsah predtým, ako ich začnete, je to, že po začatí projektu sa nikto nepokúša pridať nič, čo je mimo rozsahu. Pridanie rozsahu projektu po jeho začatí vyhodí jeho časovú os, rozpočet a dostupné zdroje. Ak pridávate úlohy do projektu, môže sa stať, že sa prestane stať projektom - môže to len začať pracovať.

Definovanie rozsahu sa môže uskutočniť na stretnutí zameranom na zisťovanie, alebo to môže jednoducho prísť z rozhovorov medzi klientom alebo osobou žiadajúcou o projekt a potenciálnym vedúcim alebo manažérom projektu.

4. Zorganizujte stretnutie Kickoff

Na úvodnom stretnutí sa predstaví každý, kto bude na projekte pracovať. Toto stretnutie určuje tón pre ďalšiu prácu a zabezpečuje, aby každý v projektovom tíme mal jasné informácie o tom, čo bude robiť a prečo.

Všimnite si, že usporiadanie úvodného stretnutia nie je ani zďaleka prvé, čo robíte pri riadení projektu! Keďže úvodný pokus pomáha získať všetkých na tej istej stránke, chcete si byť istí, že máte jasný prehľad o projekte a rozsahu, aby ste ho mohli s dôverou doručiť všetkým ostatným.

Počas úvodného stretnutia by mal vedúci projektu definovať aspoň tieto štyri veci:

• Rozsah projektu,
• Hráči a ich úlohy,
• Výstupy a
• Míľniky.

Už sme hovorili o rozsahu projektu. Pokiaľ ide o hráčov a ich úlohy, vedúci projektu predstavia navzájom rôzne tímy a prispievateľov. Okrem toho je úvodné stretnutie ideálnym časom na diskusiu o hierarchii, teda o tom, kto podáva správy komu a kto sa odhlási z práce.

Diskusia o výsledkoch sa bude prekrývať s diskusiou o hierarchii, pretože musíte odpovedať na otázku „Kto dostane každý výsledok?“

Míľniky (ako je uvedené v softvéri na riadenie projektov Edice 'Choice Teamwork Projects, vyššie) sú body v projekte, ktoré ukazujú jasný pokrok smerom ku konečnému cieľu. Pri stavbe domu môže byť míľnikom bod, keď máte naliaty a nastavený základ. Ak máte rám na svojom mieste, je to ďalší míľnik. V čase úvodného stretnutia by ste mali vedieť, aké míľniky projektu budú, aj keď ešte nemáte pre nich uzavreté dátumy. Niekedy potrebujete ďalších tímových odborníkov, napríklad programovacieho alebo dizajnérskeho vedenia, aby ste zistili, kedy presne tieto míľniky majú spadnúť. Je dobré ísť na úvodné stretnutie s hrubou predstavou o vašich medzných termínoch, ale dať každému vedúcemu tímu šancu zvážiť ho a vykonať v nich úpravy.

5. Zmapujte termíny vášho projektu

Skôr sme hovorili o tom, ako má každý projekt počiatočný a konečný dátum. Začiatok môže byť váš oficiálny dátum začiatku. Dátum ukončenia by mal označovať absolútne konečné ukončenie celej práce. Po tomto dátume sa na projekte neuskutočňuje žiadna práca. Je to skutočný okamih bezdotykových ceruziek.

Teraz, keď ste mali úvodné stretnutie, môžu všetci kľúčoví hráči (napríklad vedúci projektu a vedúci tímu) zistiť presné míľniky a termíny dodania a vykresliť ich do kalendára medzi dátumom začiatku a ukončenia.

Ak používate softvér na správu projektov, vtedy ho začnete používať. Vložte všetky dôležité dátumy do aplikácie. Môžete tiež nahrať ďalšiu dokumentáciu, ktorú ste doteraz vytvorili, napríklad rozsah projektu. Teraz je tiež ten pravý čas začať pozývať všetkých hráčov, aby sa pripojili k softvéru. Keď sa ľudia pripoja k aplikácii pre správu projektov, môžu dostávať úlohy, aktualizovať svoj postup a spolupracovať inými spôsobmi. Príklad všetkých týchto informácií mapovaných v Ganttovom grafe v TeamGantt je uvedený nižšie. Viac informácií o Ganttovych grafoch si môžete prečítať v mojom článku o 5 jednoduchých krokoch, ako začať s Ganttovými grafmi.

6. Nastavte očakávania pre komunikáciu

Po úvodnom stretnutí aj v priebehu projektu je dôležité udržiavať otvorené komunikačné linky. Bez ohľadu na to, či má vaša skupina pracovníka na plný úväzok alebo nie, musí byť ten, kto je hlavným kontaktným bodom projektu, ten, kto podporuje a uľahčuje komunikáciu. Nie je zlým nápadom usporiadať ďalšie stretnutie všetkých rúk skôr, ako sa projekt naplno rozbehne, aby si ľudia mohli klásť akékoľvek zostávajúce otázky.

Stanovte očakávania od komunikácie skoro. Budú vedúci tímov podávať týždenné informácie o pokroku svojich tímov? Koľko stretnutí všetkých rúk budete mať v priebehu projektu - niekedy nie sú vôbec potrebné; čo potrebuje váš projekt? Menšie tímy v rámci projektu, napríklad projektový tím alebo programátorský tím, majú často opakujúce sa check-in stretnutia, na ktorých si každý zopakuje to, čo urobil nedávno, a nastoľuje prípadné problémy. Čím viac ľudí dá hlas včasným problémom, tým je väčšia šanca, že ich každý zmarí alebo sa s nimi vysporiada.

Hýbať sa vpred

Vyzbrojení týmito tipmi, ako začať, môžete teraz vykopať mäso projektu. Softvér na riadenie projektov je dlhá cesta, ktorá pomáha všetkým, ktorí sa podieľajú na projekte, informovať o jeho postupe. Vyžaduje si to však aj veľkú mieru ľudskej interakcie a čo najviac objasniť projekt a jeho podrobnosti.