6 Skvelé veci, ktoré môžete robiť s cloudom dokumentov Adobe

Zákazníci programu Adobe Document Cloud často používajú tento nástroj hlavne ako nástroj na vytváranie a úpravy PDF. Ale aj keď Adobe určite zostane kráľom svojho štandardu PDF, Document Cloud je vysoko konkurenčná platforma pre správu dokumentov s množstvom funkcií, ktoré by mohli prospieť vašej organizácii. Od ľahko editovateľných a podpísateľných dokumentov až po súbory PDF, ktoré je možné spravovať na akomkoľvek zariadení, až po pokročilé bezpečnostné funkcie povolené klasifikáciou údajov; všetko je k dispozícii v službe Cloud Cloud.

Jedným z najdôležitejších nástrojov tohto balíka sa nazýva Adobe Scan, aplikácia pre Android a iOS, ktorá umožňuje používateľom snímať obrázky pomocou smartfónu. Spoločnosť Adobe nedávno pridala do svojho arzenálu Adobe Sign, nástroj, ktorý umožňuje používateľom zdieľať, elektronicky podpisovať, schvaľovať a spravovať dokumenty. Pod zastrešením Adobe Sign prichádza niekoľko nových funkcií, vďaka ktorým sa váš telefón stáva epicentrom správy pracovných postupov.

„Ľudia si užívajú konzumáciu obsahu v mobile, ale zároveň nás žiadajú, aby sme im pomohli vytvoriť obsah a urobiť s týmto obsahom niečo užitočné, “ uviedla Lisa Croft, marketingová manažérka produktového marketingu pre Adobe Document Cloud. „Mobil je príležitosť poskytnúť moderný zážitok s dokumentmi.“

Tu je päť vecí, ktoré môžete urobiť s programom Adobe Document Cloud, ktoré ste pravdepodobne nevedeli, že by ste mohli.

1. Podpíšte dokument bez dotykovej obrazovky

Pomocou aplikácie Adobe Sign môžete odoslať textovú správu o vašom podpise z aplikácie Sign na svojom smartfóne do vašej pracovnej plochy Document Cloud. Odtiaľ budete mať prístup k novo vytvorenému podpisu a použiť ho na akýkoľvek záznam alebo dokument. To je užitočné najmä pre pracovníkov, ktorí sa nachádzajú v prvom rade pri stolných počítačoch bez dotykovej funkcie.

Predstavte si napríklad, že Sam je na pracovnej ploche, ale radšej podpisuje dokument na svojom mobilnom zariadení. Kliknutím na možnosť Mobilné podpisovanie sa Sam vyzve, aby zadal svoje telefónne číslo. Potom mu na jeho mobilnom zariadení pošle výzvu na podpis. Podpíše, stlačí „Hotovo“ a podpis sa prenesie na pracovnú plochu. „Je to skvelý spôsob, ako poskytnúť ľuďom výber, hoci sa rozhodnú podpísať, bez ohľadu na to, na akom zariadení sú, “ povedal Croft.

2. Vložte do svojich e-mailov malý život

V minulosti ste od kolegov požadovali podpisy nudnými, štandardnými e-mailovými správami. Vďaka aplikácii Adobe Sign si teraz môžete prispôsobiť svoju e-mailovú šablónu tak, aby obsahovala logo vašej spoločnosti, písma a všeobecný pizazz. Môžete použiť obrázky bannerov, aby ste svojim požiadavkám na podpis priniesli štýl, za čo vám marketingové oddelenie poďakuje, keď sa podpisy začnú rozširovať častejšie ako obvykle.

„Konkurenčnú výhodu máme v tom, že naši zákazníci môžu úplne vyskúšať podpisovanie. Môžem ho označiť svojím logom a svojou adresou URL, “ povedal Croft. „Teraz vás však môžu predať a hovoriť o nových produktoch.“

3. Vychutnajte si rýchlejší nástup a zákaznícky servis

Nedávna integrácia spoločnosti Adobe so službami ServiceNow a Microsoft SharePoint stavia správu dokumentov, zákaznícky servis a riadenie ľudských zdrojov do jednej jednoduchej konzoly. S týmito manželstvami môžete pridať aplikáciu Adobe Sign do ľubovoľného pracovného toku v službe ServiceNow a SharePoint vrátane formulárov nových zmlúv o prenájme, obchodných zmlúv a odpovedí na vyriešené otázky týkajúce sa služieb zákazníkom.

V minulosti ste tlačili dokument svojim zamestnancom prostredníctvom e-mailovej správy od ServiceNow. Vaši zamestnanci otvoria dokument, podpíšu ho s Adobe a pošlú vám ho e-mailom. Otvorili by ste dokument a naložili ho do služby ServiceNow. Dnes môžete dokument jednoducho poslať svojmu zamestnancovi v systéme ServiceNow a on alebo ona urobí jeho značku v softvéri.

4. Skenujte čokoľvek a kdekoľvek

Pamätáte si, aké strašné boli zhromažďovanie obchodných príjmov? Zhromaždili ste všetky svoje potvrdenky, naskenovali ich do skenera, previedli ich do formátu PDF a potom ich odoslali do svojho finančného guru. Dnes sa tento proces stal oveľa jednoduchším. Program Adobe Scan teraz umožňuje zmeniť akýkoľvek obrázok z telefónu s fotoaparátom na PDF. Použitím nástroja Adobe Sensei, nástroja umelej inteligencie spoločnosti (AI), dokáže spoločnosť Adobe Scan detekovať správne hranice obrázka, opraviť perspektívu a odstrániť tiene, aby text vyzeral zreteľne.

Napríklad môžete naskenovať stránku časopisu, aby ste vytiahli text, oddelili obrázky a priblížili konkrétne oblasti stránky. Keď ho uložíte, automaticky sa nahrá do dokumentu Cloud. Môžete tiež vytiahnuť ďalší obrázok alebo odstrániť pôvodný obrázok.

5. Upravte a upravte naskenovaný text

Ešte dôležitejšie je, že program Adobe Scan dokáže automaticky prevádzať tlačený alebo písaný text na digitálny text, ktorý je možné vybrať, kopírovať alebo anotovať pomocou aplikácie Acrobat Reader DC alebo Acrobat DC. To znamená, že nebudete musieť listovať stránkou za stránkou rukou písaných poznámok, aby ste sa pokúsili rozlúštiť, čo sa niekto iný snažil povedať. V aplikácii Adobe Scan budú poznámky prevedené na jasný a čitateľný text, v rámci ktorého môžete vyhľadávať, kopírovať a prilepiť na použitie v sekundárnom dokumente.

„Rovnako ako naše ďalšie ponuky spoločnosti Adobe je aj Sensei v centre našej značky, “ povedal Croft. „Vďaka tomu môžete so skenovaním skutočne urobiť viac. Môžete urobiť váš obsah inteligentným a prehľadávateľným a presunúť ho do digitálnych pracovných tokov v cloude. Čokoľvek s tlačeným textom alebo obrázkami bude možné skenovať. Zdieľať, vykonať ďalšie editáciu, alebo si ju môžete dokonca vziať do iného pracovného toku alebo ekosystému, ak to potrebujete. ““

6. Zlepšiť bezpečnosť klasifikáciou dokumentov

Tento vyžaduje pridanie Acrobat DC do vašej konfigurácie Adobe Cloud, ale výhody sa oplatia. Ak je Acrobat DC aktívny, získate prístup k širokému spektru klasifikačných funkcií, vďaka ktorým budú vaše dokumenty a dáta v bezpečí aj za hranicami vašej budovy alebo cloudu. Napríklad môžete vložiť bezpečnostné kontroly do dôverných súborov PDF, ktoré na prístup k dokumentu vyžadujú heslá alebo certifikáty. Alebo môžete požadovať, aby boli odosielatelia potvrdení prostredníctvom digitálneho identifikátora alebo kontroly povolení. Použitím klasifikácie údajov môžete také bezpečnostné opatrenia pridať ako záležitosť politiky v závislosti od toho, aký druh dokumentu sa vytvára. Správcovia môžu vytvárať takéto politiky v aplikácii Acrobat DC a priradiť konkrétne bezpečnostné funkcie určitým druhom dokumentov. Ak sa takéto dokumenty vytvoria v budúcnosti, tieto kontroly sa automaticky implementujú.

Podobné funkcie môžete implementovať pomocou vecí, ako je napríklad Microsoft Digital Rights Management, ale zvyčajne si vyžadujú spojenie viacerých riešení od rôznych dodávateľov. To všetko v rámci programu Adobe Document Cloud nie je len jednoduchšie, ale pomáha zaistiť, aby také pokročilé funkcie fungovali s minimom počiatočných problémov.