5 tipov na produktívnejšie stretnutia

Štúdie o produktivite na pracovisku znovu a znovu ukazujú, že stretnutia a e-maily sú najväčšie zbytočné časové straty. Zasadnutiam sa však niekedy nedá vyhnúť (aj e-mailom).

Môžete však zrýchliť a zefektívniť stretnutia, najmä ak ste majiteľom malej firmy alebo vedúcim oddelenia a máte vplyv. Zavedenie niekoľkých osvedčených postupov môže ísť dlhú cestu. Z dlhodobého aj krátkodobého hľadiska tiež pomôže získať správne nástroje na udržanie ľudí v úlohe a produktívne napredovanie.

Tu je niekoľko odporúčaní:

čmáranice

Naplánovanie stretnutia je často prvým bodom bolesti, ale v prípade Doodle.com to nemusí byť. Doodle je webová stránka freemium a mobilná aplikácia, ktorá vám umožňuje nastaviť anketu s možnými časmi a termínmi stretnutí. Pozývate účastníkov schôdzky, aby navštívili webovú adresu, a jednoducho si vyberte časy a dátumy, ktoré im najviac vyhovujú. Doodle automaticky izoluje najlepšiu možnosť na základe vstupov všetkých. Je to jednoduché, rýchle a nevytvára nekonečné e-mailové vlákna, pomocou ktorých by sa mohol stretnúť dátum a čas.

Aplikácie na vytváranie poznámok

Pokiaľ ide o zapisovanie poznámok na schôdzi, skutočne potrebujete špeciálnu aplikáciu na zapisovanie poznámok. Najlepšie aplikácie na zapisovanie poznámok, ako Evernote a Microsoft OneNote, synchronizujú poznámky vo všetkých vašich zariadeniach, takže ak si napríklad počas schôdzky robíte poznámky na iPade, automaticky sa objavia v kancelárskom notebooku skôr, ako sa vrátite späť ku stolu., Aplikácia Evernote aj Microsoft OneNote podporujú textové poznámky, zvukové nahrávky a poznámky a obrázky, takže môžete z prezentácie nasnímať obrázky interaktívnej tabule alebo snímky a automaticky ich pridať do svojich poznámok.

Dokumenty Google a Tabuľky Google

Na stretnutiach zameraných na spoluprácu milujem používanie Dokumentov a Tabuliek Google, pretože každý, kto je na stretnutí, či už je fyzicky prítomný alebo sa na neho telefonicky alebo prostredníctvom webového konferenčného hovoru zúčastňuje, sa môže prihlásiť do toho istého dokumentu a súčasne ho upraviť. Dokumenty Google pre spracovanie textu a Tabuľky pre tabuľky tiež podporujú komentáre v prípade, že nechcete, aby inline úpravy vykonávali viacerí ľudia. Je to jedna z najlepších služieb pre spoluprácu na súboroch v reálnom čase a určite oveľa lepšia ako posielanie jednej osoby späť na stôl, aby mohla editovať dokument na základe ústneho podania každého. Táto metóda má sklon k chybám!

Talkboard (pre iPad)

Podobne ako Dokumenty Google, ale vizuálnejšie, je aj Talkboard od Citrix. Mysli na Talkboard ako na virtuálnu tabuľu, kde veľa ľudí môže kresliť na ten istý povrch naraz. Diskusná tabuľa je obzvlášť užitočná pri posudzovaní umeleckých konceptov, ako je napríklad dizajn webových stránok alebo nové logo, pretože každý na schôdzi sa môže pripojiť k rovnakému miestu na interaktívnej tabuli a čerpať alebo komentovať diskutovaný obrázok v reálnom čase.

Dĺžka

Jednou z konečných stratégií zefektívnenia vašich stretnutí je udržať ich krátke. Pozvánky do kalendára predvolene odporúčajú schôdzky v 30 alebo 60-minútových blokoch, ale nič vám nebráni naplánovať ich na iba 8 minút. Premýšľajte o naplánovaní veľmi krátkeho stretnutia, ktoré by mohlo zmeniť očakávania ľudí, a možno pod nimi zapáliť oheň, aby sa ich prezentácie a komentáre stručne zobrazovali.