Usporiadajte: 5 aplikácií, ktoré potrebujete, aby ste nemuseli pracovať bez papiera

Bez papierovania nemusí byť ťažké, najmä ak viete, aké nástroje vám to môžu pomôcť. Ak sa snažíte vzdať sa papiera úplne, je potrebných najmenej päť nástrojov, aby bol papier funkčný.

Kde vo svojom živote stále používate papier? Možno máte zoznam úloh uložený v notebooku alebo máte balík dokumentov, ktoré je potrebné prihlásiť atramentom. Ak máte týchto päť nástrojov, môžete odstrániť takmer všetok papier vo svojom živote:

1. zoznam úloh,
2. skenovacia aplikácia,
3. služba na synchronizáciu súborov,
4. nástroje elektronického podpisu a
5. služba doručovania dokumentov.

Pozrime sa bližšie na každý z týchto nástrojov a na to, čo robia. Taktiež dávam odporúčania pre konkrétne aplikácie, ktoré môžete použiť, aby ste mohli začať.

1. Zoznam úloh

Nikdy by som necukal prstom na niekoho, kto používa papierový zoznam úloh, ak zistí, že to pre nich funguje. Ak sa však pokúšate ísť na papier, je jedným z najlepších miest na začatie presunutie všetkých vašich úloh a zoznamov do aplikácie.

Najlepšie aplikácie v zozname úloh sú omnoho efektívnejšie ako papierové zoznamy. S papierom ste zaseknutí prečiarknutím a pri zmene priorít nemôžete ľahko zmeniť usporiadanie úloh. Nemôžete tiež prideľovať úlohy iným ľuďom a dostávať upozornenia hneď po ich dokončení.

Vďaka aplikácii zoznam úloh dostanete pripomenutia nadchádzajúcich dátumov splatnosti, upozornenie, keď niekto iný dokončí úlohu, možnosť kedykoľvek zmeniť usporiadanie zoznamu a mnoho ďalších výhod. Moje tri najlepšie výbery medzi aplikáciami zoznamu úloh sú:

• Todoistická prémia
• Asana (zobrazené vyššie)
• Any.do

Ak sa snažíte ísť na papier, musíte nájsť aplikáciu zoznam úloh, ktorá vám vyhovuje a drží sa s ňou niekoľko týždňov.

Začnite vytvorením troch kategórií zoznamov: práca, osobný a domácnosť. Vždy ich môžete zmeniť neskôr, ak nie sú úplne pre vaše potreby. Vo svojej pracovnej časti si zapíšte úlohy, ktoré musíte splniť tento týždeň. Do svojho osobného zoznamu si zapíšte čokoľvek osobné, čo musíte urobiť, napríklad poslať poďakovaciu kartu alebo naplánovať stretnutie s účesom. Na spustenie nákupného zoznamu potravín použite sekciu pre domácnosť.

To je dosť, ako začať. Pri používaní svojej úlohy musíte zistiť, aké stratégie pre vás fungujú najlepšie, pokiaľ ide o organizovanie zoznamov, nastavenie pripomenutia a prideľovanie úloh iným ľuďom. Prvých pár týždňov je však najlepšie uchovávať zoznamy krátke a priame. Prvýkrát používať aplikáciu zoznam úloh je ako prijať nový zvyk; ak je to príliš komplikované, nemusíte sa tým držať. Akonáhle budete mať naozaj dole zvyk, môžete začať zdokonaľovať svoje zoznamy úloh stratégie.

2. Skenovanie aplikácie

Skenovacia aplikácia je neoceniteľná pre premenu dôležitých papierových dokumentov na digitálne súbory. Keď digitalizujete dokumenty, vytvoríte si ich záložnú kópiu, čo znamená, že originály môžete skartovať alebo recyklovať, alebo ich bezpečne uložiť. Niektoré z položiek, ktoré by ste mohli digitalizovať, sú papierové daňové priznania, identifikačné dokumenty, úradné osvedčenia (napr. Narodenia, úmrtia, manželstva alebo diplomu), záruky a potvrdenia, recepty a dokonca aj nepapierové dokumenty, ako sú podrobnosti a pokyny vytlačené na spodnej strane vášho domáceho wifi smerovača.

Skenovanie aplikácií zmení fotoaparát vášho telefónu na skener. Aj keď môžete na digitalizáciu dokumentov použiť akúkoľvek tlačiareň so skenerom, aplikácie na mobilné skenovanie sú oveľa pohodlnejšie, nehovoriac o tom, prenosné. Môžete odfotiť čokoľvek kdekoľvek.

Najlepšie skenovacie aplikácie zisťujú nielen okraje skenovanej položky, ale aj to, o čo ide, či už ide o stránku z knihy alebo vizitku. K tým najlepším patrí aj technológia optického rozpoznávania znakov (OCR), takže z nej môžete o minútu alebo zhruba po naskenovaní dokumentu skopírovať a vložiť text. Dobrá aplikácia na skenovanie by tiež mala byť schopná zostaviť viac stránok do jedného súboru.

Dve aplikácie na skenovanie, ktoré spĺňajú všetky tieto požiadavky a sú k dispozícii pre systémy Android aj iOS, sú:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (predplatné od 9, 99 dolárov za rok; alebo 59, 99 dolárov za priame vlastníctvo) a
• Scanbot Pro (6, 99 dolárov).

3. Nástroj pre elektronický podpis

Ak idete na papier, musíte byť schopní podpísať dokumenty bez toho, aby ste ich vytlačili. Neexistuje takmer žiadny dôvod kedy tlačiť a podpísať kus papiera, ktorý vám niekto pošle elektronicky. Mali by ste byť schopní podpisovať väčšinu dokumentov digitálne, s veľmi malými výnimkami. Na to potrebujete aplikáciu, ktorá vám umožní vytvoriť digitálny podpis a použiť ho na súbory.

Niekoľko príkladov softvéru, ktorý obsahuje nástroje elektronického podpisu, sú:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign a
• Ukážka makra (zobrazené vyššie).

Ak chcete začať, musíte najprv vytvoriť podpis, čo je často najťažšia časť, pretože podpisy majú tendenciu vyzerať nedotknuté, keď sa robia pomocou myši, prsta a dotykového displeja alebo stylusu. Dobrou správou je, že tento krok musíte urobiť iba raz. Po vytvorení a uložení podpisu ho môžete znova a znova používať. Ďalšie informácie o dvoch z najpopulárnejších metódach vám umožňujú získať viac podrobností o príležitostiach programu PCMag o tom, ako podpísať PDF pomocou aplikácie Acrobat Reader a ako podpísať PDF v ukážke makra.

Ak zistíte, že sa snažíte podpísať svoje meno pomocou myši, prstu alebo dotykového pera, skontrolujte, či existuje možnosť odfotiť obrázok podpisu z pera a papiera, ktorý potom môžete nahrať.

4. Služba synchronizácie súborov

Služba synchronizácie súborov vám sprístupní všetky vaše dokumenty bez ohľadu na to, aké zariadenie máte po ruke. Tu je príklad, ako je služba synchronizácie súborov nevyhnutná: Pred niekoľkými rokmi som bol na letisku a žiadal som o globálny vstup. Môj anketár ma požiadal o dôkaz poštovej adresy. Nie je to na vodičskom preukaze a nepriniesol som so sebou žiadnu poštu, aby som mu ukázal. Potom som si spomenul, že som naskenoval a uložil nehnuteľný dokument, ktorý mi bol zaslaný na adresu, ktorú som potreboval. Otvoril som mobilnú aplikáciu mojej služby na synchronizáciu súborov a vytiahol dokument, aby som ukázal anketárovi. Bol spokojný a dostal som svoj globálny vstup.

Tri z najznámejších služieb na synchronizáciu súborov - a nemám váhanie s odporúčaním niektorej z nich - sú:

• box,
• Dropbox a
• Disk Google.

Mnohé programy na synchronizáciu súborov vám tiež umožňujú ukladať kópie dokumentov v režime offline na vaše zariadenia, čo je zvlášť užitočné pre všetko, čo by ste mohli potrebovať v prípade núdze, ako sú napríklad osvedčenia o poistení, identifikačné údaje alebo mená a telefónne čísla v telefónnom strome., Niektoré z najlepších služieb synchronizácie súborov majú aj nástroje na zdieľanie dokumentov, ktoré sa môžeme ďalej venovať.

5. Nástroj na zdieľanie dokumentov

Bežným spôsobom odosielania digitálnych dokumentov je ich pripojenie k e-mailu. Táto možnosť však nie je vždy ideálna, pretože nemôžete vždy zistiť, kedy alebo či ich príjemca dostal. (Môžete použiť účtenky na čítanie, ale fungujú iba v prípade, že ich príjemca nezablokoval alebo neodmietol.) Ďalší problém s e-mailom je, že niektoré súbory sú príliš veľké alebo váš e-mailový program automaticky zníži kvalitu originálu.

Alternatívnym spôsobom odosielania digitálnych dokumentov je ich zdieľanie prostredníctvom inej cloudovej služby. Služby na synchronizáciu súborov, ako sú služby uvedené v predchádzajúcej časti, vám zvyčajne umožňujú zdieľať súbor vygenerovaním odkazu na tento súbor, ktorý potom môžete odoslať podľa vlastného uváženia. Spravidla ich majú aj služby cloudového úložiska (z ktorých mnohé sú dnes nerozoznateľné od služieb synchronizácie súborov).

Zvyčajne umiestnite súbory, ktoré chcete zdieľať, do priečinka v aplikácii na synchronizáciu alebo ukladanie v cloude a kliknutím pravým tlačidlom myši získate odkaz, ktorý môžete zdieľať. Z tohto odkazu si môže príjemca stiahnuť súbory. V závislosti od služby, ktorú máte, môžete mať možnosť zistiť, kedy a ako často daná osoba sťahuje súbor. Niektoré služby vrátane Dropboxu vám dokonca umožňujú vytvoriť dátum vypršania platnosti prístupu.

Pozrite sa dopredu, začnite ešte dnes

Jedna posledná rada o tom, ako ísť bez papiera, je začať dnes a tešiť sa skôr ako dozadu. Myslím tým tým, že sa nenechajú zavesiť na digitalizácii akéhokoľvek množstva nevybaveného papiera, ktorý máte. Namiesto toho si osvojte niekoľko aplikácií, ktoré vám pomôžu začať odteraz v bezpapierovej podobe, a vďaka novým návykom sa môžete pohnúť vpred.