Softvér na správu obchodných dokumentov vám môže ušetriť peniaze

Ak vaša spoločnosť uvažuje o softvéri na správu obchodných dokumentov, nechajte vás viesť čísla. Iste, pravdepodobne vás znepokojuje ďalší licenčný poplatok za trvalé licencie, ktorý sa bude pripočítavať mesiac po mesiaci a rok čo rok, ale môžete si byť istí, že tieto nástroje nakoniec ušetria viac peňazí, ako stoja. Nástroj na výber editorov, ako je Zoho Docs, vám poskytuje väčšiu flexibilitu, funkcie spolupráce a úložnú kapacitu, akú kedy budete mať, s papierom, zložkami súborov a úložnými skrinkami.

Hovoril som s Lisou Croftovou, manažérkou produktového marketingu v spoločnosti Adobe Document Cloud, schopným a nákladovo efektívnym nástrojom na správu obchodných dokumentov, o mnohých spôsoboch, ako môže správa obchodných dokumentov ušetriť vášmu podniku čas, priestor a čo je dôležitejšie, veľa peňazí. Tu sú štyri najzreteľnejšie spôsoby, ako tieto nástroje poskytujú vynikajúcu návratnosť investícií.

1. Náklady na tlač

Ak sa dokážete úplne zbaviť papierových dokumentov tým, že celú svoju operáciu digitalizujete, skončíte nákupom oveľa menej papiera ako konkurenti. Okrem toho vám skončí míňanie peňazí za tlač, ktorá zahŕňa náklady na energiu, atrament a poštovné spojené s fyzickým odosielaním dokumentov na vzdialené miesta.

Podľa výpočtov spoločnosti Adobe podniky, ktoré tlačia 10 000 dokumentov, pri prechode na digitálne dokumenty ušetria približne 2 740 dolárov (10 000 dokumentov je približne 1/6 GB; viac informácií neskôr). Ak vás náklady na papier neovplyvnia, premýšľajte o tom, ako veľmi budete pomáhať životnému prostrediu. Desať tisíc dokumentov vyžaduje na výrobu 11 427 galónov vody, 961 libier odpadu a 3 725 libier dreva. To je veľa škôd pre náš ekosystém.

„Pokúste sa vôbec tlačiť, “ povedal Croft. „Len čo vytlačíte dokument, zavádzate náklady na jeho správu. Ak ho budete uchovávať digitálne od začiatku do konca, ušetríte od začiatku peniaze.“

2. Náklady na skladovanie

Náklady na komerčné nehnuteľnosti v Midtown Manhattan, kde sa nachádzajú kancelárie spoločnosti PCMag, sú zhruba 73 dolárov za štvorcový meter. Ak na ukladanie dokumentov venujete iba 100 štvorcových stôp, míňate približne 7 300 dolárov mesačne alebo 87 600 dolárov ročne iba skladovaním papiera.

Ak by ste však úplne digitalizovali svoju papierovú operáciu, mohli by ste uložiť 64 800 stránok dokumentu Microsoft Word do menej ako 1 GB digitálneho cloudového úložiska. Napríklad pomocou Zoho Docs budete môcť zaplatiť iba 96 dolárov za 100 GB úložného priestoru ročne. Sto gigabajtov zodpovedá 64 800 000 strán Word. Prostredníctvom Zoho Docs získate tiež prístup k funkciám, ako je zdieľanie skupinových súborov, online a simultánna editácia tímov, a dokonca aj protokoly auditu, ktoré vám presne povedia, kto pristúpil a vykonal zmeny vo vašich dokumentoch (viac o tom neskôr).

3. Urobte viac za menej a urobte to rýchlejšie

Už som spomenul niekoľko digitálnych funkcií, vďaka ktorým sú systémy správy obchodných dokumentov pre vaše podnikanie cennejšie ako štandardné papierové dokumenty. V tejto sekcii pôjdem trochu podrobnejšie. Napríklad v aplikácii Adobe Document Cloud môžete odoslať jeden súbor viacerým používateľom a požiadať o podpisy od každého príjemcu. Zamyslite sa nad tým, aký by bol tento proces zložitejší a nákladnejší s papierom a Poštovou službou USA. Teraz, vynásobte tieto náklady, koľkokrát by ste mohli opakovať proces po celý rok.

„Elektronické podpísanie dokumentu vám šetrí peniaze, “ povedal Croft. „Nemusíte to FedEx. Nemusíte čakať, až sa vráti. Znižuje sa tým čas a ďalšie kópie dokumentu. Vylučujete tiež problémy s tým, že sa dokument mení, takže viete, že dokument vyšli a dostali ste podpísaný dokument, ktorý ste vlastne odoslali. “ V ďalšej časti sa dostanem do bezpečia.

A čo skupinové úpravy? Pomocou nástrojov, ako je Zoho Docs, môžete spojiť skupinu a vykonávať simultánne zmeny v dokumentoch bez toho, aby ste ich museli posielať z jedného člena na druhý. Aj keď ste už používali program Microsoft Word a e-mail, tento proces by bol omnoho pomalší a menej kolaboratívny. Pravdepodobne by ste vytvorili dokument a poslali ho do reťazca príkazov na viac recenzií, kedy by sa dokument zaslal späť na revíziu. Pomocou softvéru na správu obchodných dokumentov mohli všetky investované strany vykonať úpravy dokumentu naraz, a to všetko v rovnakom prehliadači dokumentov.

„Schopnosť spolupracovať na dokumente je určite výhodou, “ povedal Croft. „Hodnota spočíva v tom, že šetrí peniaze na cestovanie a znižuje aj cykly kontroly. Beriete dokument od začiatku do konca cez dosť zložitý cyklus. Kedykoľvek môžete tento čas skrátiť, šetríte peniaze. Tieto periférne veci, o ktorých ľudia nerozmýšľajú, ale z dlhodobého hľadiska vám šetria peniaze. ““

4. Mnoho aspektov zabezpečenia dokumentov

Nie je možné vyčísliť, koľko zabezpečenia dokumentov môže vašej spoločnosti ušetriť, kým nebude neskoro. Napríklad: Čo keď niekto uzavrie zmluvu, ktorú ste mu poslali na fyzický kus papiera a vykoná nepotvrdené zmeny v podmienkach dohody? Je možné, že sa zmeny, ktoré sa prejavili vo falošnom dokumente, nezobrazia skôr, ako ho podpíšete. Teraz ste právne zodpovední za podmienky novej a falošnej dohody.

Čo ak navyše niekto stratí kúsok papiera, ktorý obsahuje dôležité informácie o spoločnosti a tieto informácie sa dostanú do nesprávnych rúk? Mohli by ste prísť o svoju konkurenčnú výhodu alebo by ste mohli byť žalovaný. Aj keď neexistuje spôsob, ako určiť, na čo by táto škoda mohla stáť vaše podnikanie, je to takmer určite menej ako cena ročného predplatného správy obchodných dokumentov.

Obchodné „nástroje na správu dokumentov vám oznámia, kto má prístup a čo s dokumentom môžu robiť, “ uviedol Croft. „Môžem vám poslať súbor a povedať, keď ste ho otvorili, ak ste sa naň pozerali, vytlačili ste ho. Viem, kde je dokument., Dostane sa tento dokument do nesprávnych rúk? Tieto nástroje toto riziko úplne eliminujú? Je to niečo, o čom si nemyslíte, ako ušetriť peniaze, ale z dlhodobého hľadiska by to mohlo byť. “

Nájdite ten správny nástroj pre vás

Aj keď Zoho Docs a Adobe patria medzi najlepšie nástroje na trhu, iné produkty ako Disk Google, Microsoft SharePoint a Dropbox Business ponúkajú jedinečné sady funkcií, ktoré by lepšie vyhovovali vašim potrebám.

Napríklad: Disk Google ponúka plný online prístup k dokumentom, dokáže čítať súbory balíka Microsoft Office a ponúka neobmedzené úložisko pre viac ako päť používateľov. SharePoint je ideálny nástroj pre spoločnosti, ktoré sa spoliehajú predovšetkým na nástroje balíka Microsoft Office 365, ako sú Word, PowerPoint a Excel. Dropbox je najlepší na ukladanie, správu a prenos súborov. Spoločnosť dokonca nedávno pridala nástroje pre správu IT, aby vám poskytla väčšiu flexibilitu pri rozhodovaní o tom, ktoré dokumenty sa zobrazujú.