35 tipov na jazdu Google, ktoré si nemôžete dovoliť nechať ujsť

Zdvihnite ruku, ak si na to spomeniete. Štvorčlenná spoločnosť s názvom Upstartle spustila v auguste 2005 textový procesor iba pre online, pričom využila výhody novej technológie prehliadača s názvom AJAX. Umožnilo používateľom okamžite ukladať a načítať obsah generovaný v prehliadači, ale uložený na serveri. A fungovalo to tak dobre, že spoločnosť Google kúpila spoločnosť Upstartle o necelý rok neskôr. V tej dobe bol produkt ako Writely jedinečný (softvér neprišiel na CD) a považoval sa za hazard.

Rýchly posun vpred do dnes. Online kancelárska súprava nástrojov spoločnosti Google nepriniesla nič iné ako rast a zlepšovanie. Teraz pod záštitou služby Disk Google nájdete službu správy a ukladania súborov, ako aj rôzne webové a mobilné aplikácie. Patria sem: textový procesor (Docs alebo Writely, všetko dospelé osoby), tabuľkový procesor (Tabuľky), prezentácie (Prezentácie), kreslenie a formuláre.

Je to celá sada nástrojov, ktorá teraz preberá oveľa vyspelejšiu kanceláriu spoločnosti Microsoft; Disk Google v skutočnosti poháňal spoločnosť Microsoft, aby vytvorila online verzie programov Word, Excel a PowerPoint, aby spolupracovali so službou úložiska / synchronizácie OneDrive.

Firmy môžu používať balík G Suite, verziu Disku Google so všetkými úložiskami a nástrojmi, plus integráciu služieb Gmail, Kalendár, Webové stránky a ďalšie pod svojím vlastným názvom domény. Ceny začínajú na $ 6 za užívateľa mesačne za 30 GB online úložiska na užívateľa; neziskové organizácie a školy to môžu získať zadarmo.

Disk - naša voľba editorov pre produktivitu v kancelárii - je vážna sada nástrojov na serióznu (alebo zábavnú) prácu, všetko úplne zadarmo. Spotrebitelia platia iba za ďalšie skladovanie. Ale oplatí sa poznať viac ako len základy. Tu je návod, ako vyťažiť maximum z Disku Google.

Ukladanie súborov je zadarmo, druh

Každý osobný účet na Disku Google - ktorý získate, ak máte nejakú službu Google, napríklad Gmail alebo Fotografie Google - je dodávaný s 15 GB voľného úložiska. Vždy to môžete inovovať prostredníctvom služby Google One, ale nezabudnite: do týchto 15 GB je možné konzumovať iba súbory, ktoré nie sú natívne - napríklad súbory spoločnosti Microsoft, súbory PDF alebo obrázky. Súbory Google Doc / Sheets / Slides, ktoré vytvoríte, sa nezapočítavajú do pridelenia vášho úložiska na Disku Google.



Synchronizujte všetky svoje súbory

Disk Google sa synchronizuje medzi zariadeniami, takže môžete spustiť projekt na počítači a vyzdvihnúť ho na telefóne, tablete alebo domácom prenosnom počítači. Funguje to s akýmkoľvek dokumentom, nielen s natívnymi dokumentmi, tabuľkami a prezentáciami. Nainštalujte si program Zálohovanie a synchronizácia spoločnosti Google na plochu, aby ste automaticky zálohovali súbory z počítača, fotoaparátu alebo karty SD na Disk Google.

Toto je aspekt disku Google, ktorý pravdepodobne vyčerpá 15 GB voľného úložného priestoru, pretože sa stará o iné typy súborov. Ak vám dôjdu prostriedky, možno bude potrebné zaplatiť ďalšie úložisko prostredníctvom služby Google One. Možnosti však začínajú na 1, 99 dolárov mesačne (alebo 19, 99 dolárov ročne) na 100 GB. Dokonca aj 2 TB je iba 10 dolárov mesačne alebo 99, 99 dolárov ročne.



Spolupracujte dobre s ostatnými

Názov hry s Dokumentmi Google je „spolupráca“. Nezáleží na tom, či ste všetci na prenosných počítačoch, tabletoch alebo smartfónoch, na dokumente môže súčasne pracovať viac ako jedna osoba - až 50 súčasne.

Ak chcete mať prehľad o tom, čo urobili vaši priatelia, rodina a / alebo kolegovia, pozrite si históriu revízií v časti Súbor> História verzií> Zobraziť históriu verzií. (Ak sa zobrazuje, kliknite na položku Všetky zmeny uložené na Disku v hornej časti.) Zoznam na pravej strane vám ukáže, kto aktualizoval dokument a kedy; kliknutím na meno zobrazíte, čo urobili. Priraďte rôznym verziám rôzne názvy, aby ste ich uľahčili sledovanie - kliknutím na tlačidlo v pravom hornom rohu zobrazíte iba pomenované verzie.



Revidovať ako v programe Microsoft Word

Čo ak chcete, aby revízie vyzerali ako pri sledovaní zmien v dokumente programu Microsoft Word? Dokumenty podporujú funkciu s názvom Navrhnúť úpravy. Kliknite na tlačidlo Upraviť (ikonou ceruzky) hore tlačidlami Komentáre a Zdieľať. Dostanete ponuku, ktorá vám umožní upravovať, robiť návrhy (s viditeľnými sledovanými zmenami, ktoré môžete vy alebo ostatní prijať neskôr), alebo zobraziť konečný dokument.



Vyhľadajte spolupracovníka

Ak si nepamätáte názov požadovaného dokumentu, ale môžete si spomenúť, kto ho s vami zdieľa, kliknite na položku Zdieľané so mnou v ľavej ponuke Disku Google. Dostanete zoznam všetkých dokumentov, ktoré s vami ľudia zdieľajú. Ak je zoznam príliš dlhý na analýzu, do vyhľadávacieho poľa v hornej časti zadajte meno spolupracovníka.



Zverejniť dokument

Aby sa dokument stal súčasťou spolupráce, musí sa zdieľať. Limit je 200 ľudí, ale ak sa dokument pokúsi upraviť viac ako 50 spolupracovníkov, neskorší návštevníci môžu zobraziť iba zmeny.

Majiteľ dokumentu môže určiť, kto má oprávnenie na úpravy. Aby ste sa vyhli problémom, zverejnite dokument. Kliknite na tlačidlo Zdieľať v pravom hornom rohu, prejdite na položku Spresnenie a potom kliknite na položku Zmeniť v časti Kto má prístup. Vyberte si verejnosť na webe alebo kohokoľvek s odkazom; Niektorí zákazníci balíka G Suite môžu byť schopní sprístupniť svoje dokumenty iba všetkým v ich organizácii.

Verejné dokumenty sú k dispozícii vyhľadávacím nástrojom… a spoločnosť Google tiež vlastní jeden z nich.



Nastavte úroveň prístupu

Keď zdieľate všetky tieto dokumenty, môžete si myslieť, že všetci sú si rovní. Nie tak. Prístup k dokumentom má štyri úrovne. Vlastníci môžu so súborom urobiť čokoľvek - dokonca ho aj odstrániť - a pozvať ďalších spolupracovníkov. Redaktori môžu samozrejme upravovať, ale viac spolupracovníkov môžu pozvať, iba ak to vlastník povolí. Diváci uvidia, čo sa deje. Komentátori to môžu vidieť, plus k tomu zanechať komentáre. Diváci a komentátori môžu vytvárať kópie dokumentov, takže ich dokumenty nepovažujte za „zabezpečené“.



Komunikujte pri spolupráci

Disk Google zobrazuje vašich spolupracovníkov v oblasti dokumentov v pravom hornom rohu. Pri práci môžete zanechať priame komentáre alebo otázky konkrétnym ľuďom, ale môžete im tiež poslať okamžitú správu. Kliknite na bublinu rozhovoru vedľa skupín spolupracovníkov a zadajte svoju správu. Toto však nie je súkromná správa. Diskusiu môžu vidieť aj všetci ostatní v dokumente.



Objavte doplnky

Existuje množstvo doplnkov, ktoré môžu rozšíriť funkčnosť, ktorú už dostanete zadarmo v Dokumentoch a Tabuľkách. Vyhľadajte alebo aktivujte ich kliknutím na Doplnky> Získať doplnky pri úprave dokumentu.



Objavte to pomocou aplikácií

Nesmie sa zamieňať s doplnkami, existuje tiež niekoľko aplikácií na Disku Google - výlučne webové aplikácie, ktoré môžete prepojiť so svojím Diskom Google. S doplnkami sa niektoré prekrývajú - pravdepodobne nebudete potrebovať aplikáciu HelloFax a doplnok. Aplikácie, ktoré sa nachádzajú v Internetovom obchode Chrome, však uľahčujú vykonávanie ďalších úprav kdekoľvek inde.



Nahrávanie pomocou funkcie Drag and Drop

Disk Google má na rozhraní veľké tlačidlo „Nové“ na vytváranie nových súborov. Je to tiež spôsob, akým odovzdáte súbor alebo priečinok. Preskočte túto časť - presuňte súbory z Prieskumníka Windows alebo z makra Finder priamo do zoznamu súborov na Disku Google. V dolnej časti obrazovky prehliadača uvidíte oblak so šípkou nahor, čo znamená, že môžete pustiť súbor, ktorý ťaháte, aby ste ho umiestnili priamo na Disk.



Odkazy na rýchle vytvorenie

Ak chcete rýchlo vytvoriť nový dokument, tabuľku, prezentáciu alebo výkres, pridajte do panela so záložkami v prehliadači tieto odkazy:

http: //doc.new- nový dokument Google

http: //sheets.new- nový list Google

http: //deck.new-nový Google Slide

http: //site.new- nová stránka Google

http: //form.new- nový formulár Google



Na spustenie pracovnej plochy systému Windows použite sprievodcu

Rozšírenie Drive Companion pre prehliadač Google Chrome naplní špecifickú potrebu: rozbiť spustené dokumenty, snímky / hárky / hárky služby Disk Google do kontextových okien prehliadača, ktoré poskytujú vzhľad vyhradeného programu na pracovnej ploche. V systéme Windows sa automaticky otváraným oknom zobrazí ikona Disku Google na paneli úloh, takže na ne môžete ľahko skočiť. Nové okno môžete spustiť s prázdnym dokumentom alebo otvoriť existujúci.



Prístup k súborom disku offline: Desktop

K súborom uloženým na Disku Google zvyčajne pristupujete, keď je váš prehliadač pripojený k internetu. V čase, keď Wi-Fi nie je k dispozícii, podporuje Disk Google prístup offline.

Najskôr nainštalujte rozšírenie Google Chrome pre prehliadač Google Chrome (funguje to iba v prehliadači Google) a potom prejdite na Nastavenia Disku Google. Začiarknite políčko vedľa položky „Vytvárať, otvárať a upravovať svoje posledné súbory Dokumentov, Tabuľiek a Prezentácií Google na tomto zariadení v režime offline“. To aktivuje službu, ale budete si musieť vybrať, ktoré súbory chcete offline. Prejdite na adresu drive.google.com, kliknite pravým tlačidlom myši na požadované dokumenty (stlačte kláves Shift / Ctrl alebo Command pre viac súborov) a zapnite možnosť „Dostupné offline“.



Prístup k súborom disku offline: mobil

Ak chcete vo svojom smartfóne pracovať so súborom služby Disk Google, ale nemáte prístup na internet, vopred ho nastavte tak, aby bol k dispozícii v režime offline. Otvorte súbor Dokumenty, Prezentácie alebo Tabuľky, klepnite na ponuku s tromi bodkami ( ) v pravom hornom rohu a prepnite prepínač vedľa položky „ K dispozícii v režime offline “. Až budete nabudúce online, všetky vykonané zmeny sa znova synchronizujú s Diskom Google.



Ušetrite na neskôr pomocou Disku Google

Evernote je archív online pre všetky vaše digitálne veci. Disk Google môžete používať podobným spôsobom. Vďaka rozšíreniu Google Chrome s názvom Uložiť na Disk Google je ukladanie takmer všetkého, čo vidíte online, do priečinka na Disku Google. Existujú však určité upozornenia. V skutočnosti nemôžete uložiť iba dobré textové časti stránky - môžete si ich uložiť iba ako súbor PNG, celý zdrojový kód HTML alebo ho uložiť ako dokument Google (čím sa formátovanie vyradí). Kliknite pravým tlačidlom myši na obrázok a môžete to len uložiť. Ak chcete šetriť vážne informácie, držte sa Evernote, OneNote alebo Pocket.



Priame zdieľanie dokumentov prostredníctvom Gmailu

Ak používate Gmail a Disk Google, máte šťastie: už nikdy nebudete musieť priložiť dokument. To znamená, že nikdy nebudete naraziť na tento limit príloh 25 MB - namiesto toho posielajte až 10 GB súborov.

Súbory je potrebné najskôr nahrať do úložiska Disku Google. Vložte súbory do správy Gmail kliknutím na ikonu Disku Google ( ) v dolnej časti obrazovky na napísanie e-mailu. Ak sú súbory na pevnom disku, presuňte ich myšou z karty Odovzdať.



Na úpravu použite samostatné mobilné aplikácie

Spoločnosť Google už dlho ponúka aplikáciu Disk pre systémy iOS a Android, ale úpravy súborov boli zmiešané, takže spoločnosť Google túto funkciu presunula do samostatných aplikácií pre Dokumenty (iOS, Android), Tabuľky (iOS, Android) a Prezentácie (iOS)., Android). Aplikácia Disk poskytuje prístup a prezeranie uložených súborov; keď budete potrebovať úpravy, presunie vás do jednej z ďalších aplikácií za predpokladu, že sú nainštalované.



Prevod do formátu Dokumentov Google

Na Disk Google môžete do úložiska pridať takmer akýkoľvek súbor, ale ako s nimi budete pracovať po ich nahraní? Konverzia súboru do formátu Dokumenty, Tabuľky alebo Prezentácie Google je celkom jednoduchá. Odovzdajte súbor a kliknutím pravým tlačidlom myši vyberte možnosť Otvoriť pomocou. Zobrazí sa podponuka možností s možnosťami, ktoré vám umožňujú zmeniť napríklad dokument programu Word na dokument Google. Vytvorí kópiu a pôvodný súbor zostane neporušený.

Rozšírenie Office Office for Docs, Sheets & Slides Chrome môžete tiež použiť na úpravu všetkých dokumentov Office, ktoré presuniete do prehliadača. Potom ich môžete uložiť späť do pôvodného formátu alebo ich uložiť vo formáte Disk Google, aby ste ušetrili miesto.



Premeňte všetky obrázky / PDF na text

Ak chcete, aby sa každá položka, ktorú odovzdáte na plochu, dokonca aj súbory PDF, previedla na text, ktorý môžete upraviť ako dokument Google, prejdite na plochu na Disk Google (nie Docs), kliknite na ikonu ozubeného kolieska ( ) hore a vyberte možnosť Nastavenia. V rozbaľovacom zozname začiarknite políčko vedľa položky Konvertovať odovzdané súbory. Nahrávanie súborov môže trvať trochu dlhšie, ale oplatí sa to. Skončíte s dokumentom Google, ktorý má obrázok vložený, s upraviteľným textom nižšie.



Skenovanie pomocou mobilnej aplikácie

Jedinou jedinečnou funkciou mobilnej aplikácie Disk Google (nie v samostatných aplikáciách Dokumenty a Tabuľky) je možnosť nahrať obrázok. Prečo by si to robil? Slová na obrázku sú skenované spoločnosťou Google a stávajú sa textom, ktorý je možné prehľadávať. Je to vynikajúce na fotografovanie receptu, jedálneho lístka, uloženia hodín - čokoľvek, čo by ste neskôr potrebovali nájsť, ale nechcete ho znova písať. (Aplikácia pre iOS však neumožňuje upravovať text pomocou OCR - funguje to iba na pracovnej ploche alebo v systéme Android.)



Zhromažďujte údaje od ostatných

Jednou z aplikácií v kolektíve služby Disk Google, ktorá si príliš nezaujíma, sú Forms, ale je to užitočné. Predstavte si to ako svoj vlastný osobný prieskum. Vytvorte anketu, prieskum, čo máte a zdieľajte ho. Zhromaždené údaje sa vložia do tabuľky tabuľky. Formuláre sa rovnako stavajú ako akýkoľvek dokument. Formuláre podporujú lišty postupu (ukazujú respondentom, ako dlho musia skončiť), obrázky a videá YouTube.



Nakreslite dokumenty

Aplikácia Kresby na Disku Google nie je určená na úpravu fotografií. Môže sa však použiť na vybičovanie grafiky. Ak potrebujete nejakú tú kreativitu obrázkov v dokumente, máte ju. V Dokumentoch, Tabuľkách alebo Prezentáciách prejdite na Vložiť> Výkres> + Nový - dostanete zmenšenú verziu aplikácie Výkres, vďaka ktorej bude hračka zahrnúť vaše umenie. Ak ste už uložili umenie, ktoré ste vytvorili na Disku, vyberte položku Výkres> Z jednotky z ponuky Vložiť.



Prejsť na celú obrazovku (dvakrát)

Potrebujete nejaký čas bez rozptyľovania? Vyberte Zobraziť> Celá obrazovka, aby ste sa zbavili ponúk aplikácií a panelov s nástrojmi hore (stlačte kláves Esc, aby ste sa vrátili). Ak chcete skryť ponuky prehliadača, stlačte kláves F11 v režime na celú obrazovku a znova sa vráťte.



Výskumná tabla nájde viac

Ak máte na projekte nejakú paru a máte obmedzené množstvo nehnuteľností na obrazovke, poslednou vecou, ​​ktorú chcete urobiť, je opustiť stránku a vyhľadať ju. Výskumná tabla (dostupná iba v dokumentoch) sa tým obíde. Prístup k nim získate kliknutím na položky Nástroje> Preskúmať (alebo Ctrl + Alt + Shift + I). Je ľahké vložiť do dokumentu citáciu pod čiarou, ktorá odkazuje na výsledky. Použite Ctrl + Shift + Y, keď je kurzor na určitom slove a tabla zobrazuje definíciu. Môžete dokonca použiť tablu Preskúmať na vloženie nájdených obrázkov.



Vložte odkazy pomocou vyhľadávania

Vloženie odkazu do dokumentu Google je jednoduché. Vyberte text, kliknite na ikonu reťazca alebo stlačte Ctrl-K a zobrazí sa ponuka, do ktorej môžete vložiť adresu URL. Ak ešte nemáte adresu URL odkazu, Google ju nájde, pretože je integrované vyhľadávanie Google. Najprv vyhľadá výraz, ktorý ste zvýraznili. Ak to nefunguje, napíšte iný dotaz - nezmení to text dokumentu. Akonáhle nájdete odkaz, ktorý sa vám páči, kliknite naň a okamžite ho vložte.



Zobraziť každú skratku

Prijmite klávesové skratky a budete bohom služby Disk Google. Okrem toho, čo sú a ako ich nájdete? Bez ohľadu na to, v ktorej aplikácii sa nachádzate, aj na hlavnej stránke Disku Google, stačí zadať Ctrl + / a v miestnej ponuke sa zobrazia všetky dostupné možnosti klávesnice.



Preložiť za chodu

Máte dokument v cudzom jazyku? Nahrajte ho na Disk Google, otvorte ho (ako dokument Google), kliknite na položku Nástroje> Preložiť dokument. Dostanete duplikát dokumentu vo vašom preferovanom jazyku.

• Typ hlasu v dokumentoch

  Otvorte úplne nový prázdny súbor Google Doc na spracovanie textu na pracovnej ploche. Ak je v počítači mikrofón, máte možnosť hlasového písania. Nájdete ho v ponuke Nástroje alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Shift + S. Vedľa dokumentu umiestni ikonu mikrofónu - kliknutím na ňu budete hovoriť a to, čo hovoríte, sa objaví v dokumente. Ikona mikrofónu zčervená a keď sa ozve, dostane cieľový obrys.

  Spoločnosť Google v posledných rokoch urobila veľa pre dokonalé rozpoznávanie hlasu a diktovanie, a to funguje celkom dobre. Nielen za zapísanie toho, čo hovoríte (vrátane základnej interpunkcie - napríklad „periódu“, keď ukončíte vetu), ale aj za vykonanie opráv a zmeny formátovania hlasom a navigáciu v dokumente bez toho, aby ste sa dotkli myši. Zoznam podporovaných jazykov presahuje len americkú angličtinu. Svoje prekliatie však bude cenzurovať hviezdičkami - túto svinstvo budete musieť znova zadať.



Zdokonalte vyhľadávanie súborov

Hľadáte konkrétny súbor alebo dokument na Disku Google? Google má vyhľadávanie dole, takže je to zvyčajne ľahké. Ak potrebujete vykonať rozšírené vyhľadávanie, otvorte možnosti tak, aby ste tak urobili so šípkou nadol vo vyhľadávacom poli. Odtiaľ vyhľadajte typ súboru, vlastníka, či je označený hviezdičkou alebo v koši, kedy bol naposledy upravený, s kým je zdieľaný a ďalšie.

Ešte lepšie je, keď pri vyhľadávaní na Disku použijete spracovanie prirodzeného jazyka. To znamená, že môžete preskočiť operátory ezoterického vyhľadávania a skúsiť niečo ako „nájsť moje zápisnice z obchodného stretnutia z minulého júla“.



Vyfarbujte svoje priečinky

Pomáha udržiavať priečinky v poriadku, ale niekedy len chcete, aby sa vaše oko pritiahlo k najpoužívanejším zložkám povedzme výberom farby. Disk Google ponúka množstvo možností. Pravým tlačidlom myši kliknite na ľubovoľný priečinok a výberom položky Zmeniť farbu zobrazte ponuku.



Získajte nový program Outlook

Ak používate aplikáciu Outlook.com alebo aplikáciu Outlook pre iOS alebo Android, na prístup k súborom typu cloud sa neobmedzujete len na používanie aplikácie Microsoft OneDrive. Môžete ich tiež získať z Dropboxu, Boxu, Facebooku a tiež z Disku Google.



Chráňte špecifické bunky

Ochranu celého pracovného hárka v hárku Google môžete nastaviť pomocou nástrojov> Chrániť hárok, aj keď list zdieľate. Ešte podrobnejšia a užitočnejšia je však schopnosť chrániť iba časti údajov. V časti Údaje> Ochrániť listy a rozsahy môžete nastaviť rozsah buniek, ktorých sa nemôže dotknúť nikto okrem vás alebo vámi vybraných.



Nájsť ďalšie písma

Ak máte pocit, že výber písiem v dokumentoch služby Disk Google obmedzuje vašu kreativitu, pridajte ďalšie. V ponuke Písmo (na paneli nástrojov) je najvyššou voľbou Viac písiem. Dialógové okno, ktoré sa zobrazí, vám umožní zobraziť písma podľa typu, ako je napríklad rukopis, monospace, serif alebo sans-serif; potom môžete zoradiť podľa popularity alebo dátumu pridania alebo trendy. Vyhľadajte konkrétny názov písma. Potom umiestnite kontrolu vedľa každého písma, ku ktorému chcete rýchly prístup, zo samotného dokumentu. Písma sa netýkajú konkrétnych dokumentov - ak vyberiete nové, sú k dispozícii vo všetkých vašich dokumentoch, listoch a diapozitívach Google. Všetky písma spoločnosti Google môžete vidieť na adrese fonts.google.com, ale nie všetky sú k dispozícii na použitie na Disku Google.



Usporiadajte tú jazdu

Ak ste vážnymi používateľmi služby Disk Google, pravdepodobne ste už boli dosť dlho na to, aby ste z obsahu Disku urobili spletitý chaos. Ak áno, prečítajte si 7 jednoduchých krokov na vyčistenie disku Google.