Usporiadajte: 3 tipy na lepšiu doručenú poštu do Gmailu

Preťaženie e-mailom môže ochromiť vašu produktivitu. Ak máte neprečítané číslo odznaku správy v stovkách alebo tisícoch, oznamovací systém prestane platiť. Keď pre vás predvolené nástroje nefungujú a je čas zvážiť vykonanie niektorých zmien. Ak ste používateľom služby Gmail, existujú tri veľmi jednoduché triky, pomocou ktorých môžete filtrovať správy a získať kontrolu nad doručenou poštou. Boli tak dlho, že o nich už takmer nikto nehovorí, ale sú takí silní, že vám môžu pomôcť vyčistiť vašu doručenú poštu.

1. Pridajte bodky na svoju e-mailovú adresu

V Gmaile to nemá vplyv na pridanie bodiek alebo bodiek do e-mailovej adresy. Napríklad, ak máte adresu a niektorí pošlú správu, alebo dokonca, bude sa k vám dostať rovnako.

Ak je priečinok doručenej pošty špinavý, môžete ho využiť vo svoj prospech.

Môžete napríklad povedať svojim priateľom a rodine, aby posielali e-maily na adresu „johnsmith“, ale povedzte podnikateľom, že ste „john.smith“. Týmto spôsobom môžete v Gmaile vytvoriť filter, ktorý automaticky oddeľuje dva typy správ pri ich príchode.

Aby ste mohli začať používať novú adresu (adresy), nemusíte robiť nič, musíte však nastaviť filtre, ak chcete, aby správy odoslané na niektorú z vašich alias preskočili doručenú poštu a smerovali priamo do inej zložky.

Nastavte filter s týmito krokmi:

1. Z ikony ozubeného kolieska vpravo hore prejdite do časti Nastavenia.
2. Vyberte filtre a blokované adresy.
3. Vyberte možnosť Vytvoriť nový filter (je dole).
4. Do poľa Komu zadajte adresu Gmail s bodkami.
5. Vyberte možnosť Vytvoriť filter.
6. Na nasledujúcej obrazovke vyberte, kam majú prichádzajúce správy smerovať. Ak chcete, aby prichádzajúce správy pre túto adresu smerovali priamo do určeného priečinka, vyberte dve možnosti: a) Preskočte doručenú poštu ab) Použite štítok (potom vyberte požadovaný štítok alebo vytvorte nový). Musíte použiť oba filtre, inak bude nová pošta stále v doručenej pošte.
7. Kliknutím na Vytvoriť filter uložte zmeny.
8. Nakoniec, ak ste už do tohto aliasu dostali správy, možno budete chcieť pridať možnosť „Použiť filter aj na X zodpovedajúce konverzácie“. Ihneď tak zamiešate všetku relevantnú poštu do nového priečinka.

Ďalší tip je podobný tomuto. Je to odlišná variácia pri vytváraní e-mailových prezývok. Tento s bodkami je však jemný. Je dobré používať s ľuďmi, pretože nedokážu povedať, že od nich budete filtrovať správy. Ďalšia variácia na vytvorenie aliasu je lepšia ako roboty a automatizované procesy.

2. Filtrujte automatizované správy pomocou aliasov so znamienkom plus

Druhý trik je takmer rovnaký ako prvý, tu však pred symbolom @ namiesto znamienok @ použijete znamienko plus a slová. Ak je vaša adresa, všetky tieto aliasy budú fungovať bez toho, aby ste vo svojich nastaveniach museli nastavovať čokoľvek špeciálne:

Toto je skvelý trik, ktorý môžete použiť pri registrácii nového webového účtu alebo aplikácie. Ak si vytvoríte účet napríklad na webových stránkach JCrew, môžete túto adresu použiť ako svoje prihlasovacie meno. Máte úžitok dvoma spôsobmi. Najskôr môžete automaticky filtrovať všetku svoju poštu z JCrew do samostatného priečinka. Po druhé, ak vaša e-mailová adresa niekedy unikla alebo bola predaná, budete môcť zistiť, kto je zdrojom.

Keď začnete používať nové e-mailové adresy „+ slovo“, nezabudnite vytvoriť filtre podľa vyššie uvedených krokov.

3. Prispôsobte si doručenú poštu jedným kliknutím

Posledným tipom je prispôsobenie toho, čo sa dostanete do vašej doručenej pošty, jediným kliknutím. Ak sa chystáte nevytvoriť celý rad priečinkov a filtrov, stojí za to použiť tento tip.

Umiestnite kurzor myši na slovo Doručená pošta na ľavej strane účtu Gmail. Kliknutím na trojuholník smerujúci nadol otvorte ponuku. Zobrazí sa niekoľko možností, ako prispôsobiť doručenú poštu:

• štandardné
• Najdôležitejšie
• Najprv neprečítané
• Označené hviezdičkou ako prvé
• Prioritná pošta (ktorá kombinuje aspekty dôležitých, neprečítaných a označených hviezdičkou, aby sa pokúsili dať čo najvýznamnejšie správy do očí ako prvé).

Keď použijete jednu z možností (okrem predvolených), služba Gmail si vyhradí hornú časť doručenej pošty pre vybraný typ správy. Umožňuje tiež prepínať, takže môžete zbaliť a rozšíriť správy v rôznych sekciách.

• 11 tipov na efektívnejšiu správu e-mailu 11 tipov na efektívnejšiu správu e-mailov
• Ako zabiť e-mail so správnym softvérom pre riadenie projektov Ako zabiť e-mail so správnym softvérom pre riadenie projektu
• Ako zálohovať e-mailový účet a pristupovať k nemu offline Ako zálohovať e-mailový účet a pristupovať k nemu offline

Urobte to, čo pre vás funguje

Tieto funkcie Gmailu sú užitočné najmä pre ľudí, ktorí chcú lepšie spravovať svoju doručenú poštu bez vytvárania nových e-mailových adries. Je úplne prijateľné jednoducho vytvoriť viac e-mailových adries a používať ich na rôzne účely. Je dôležitejšie robiť to, čo pre vás funguje, ako riadiť sa predpísaným „správnym spôsobom“. Pokiaľ si vyberiete metódu, s ktorou sa môžete držať, pomôže vám to udržiavať zdravý stav vašej doručenej pošty.

Môžete sa samozrejme rozhodnúť, že služba Gmail nie je pre vás. V takom prípade by ste si mali prečítať náš článok o tom, ako ukončiť službu Gmail a začať s novým poskytovateľom.