Usporiadajte: 10 tipov na správu digitálnych poznámok

Fanúšikovia Seinfeldu si budú pamätať slávnu scénu z prehliadky, keď sa Jerry a Elaine objavia v požičovni áut. Jerry žiada, aby vyzdvihol stredne veľké auto, ktoré si rezervoval. Agent pri prepážke odpovedá, že už nezostali žiadne stredne veľké modely, pretože sa vyčerpali. „Vidíš, “ hovorí Jerry, „vieš, ako si rezervovať. Len nevieš, ako si rezervovať.“ Rovnakým spôsobom si myslím aj o digitálnych poznámkach. Je veľmi ľahké robiť si poznámky, ale oveľa ťažšie je používať .

Ak chcete skutočne použiť poznámky, ktoré urobíte, musíte ich usporiadať a vedieť, ako ich nájsť. Pomôžu vám tieto tipy, ako začať s aplikáciou na vytváranie poznámok a usporiadaním poznámok.

1. Vyberte si skvelú aplikáciu na vytváranie poznámok

Aplikácia na vytváranie poznámok, ktorú si vyberiete, má veľký vplyv na to, či a ako budete svoje poznámky znova vidieť. Základná aplikácia na vytváranie poznámok, ktorá bola predinštalovaná v telefóne alebo tablete, pravdepodobne nie je príliš dobrá. Iste, už ste to už predtým použili a funguje to dobre, ale možno neviete, aké funkcie vám chýbajú, ktoré oddeľujú iba uspokojivé aplikácie od vynikajúcich.

Tri funkcie, vďaka ktorým sú aplikácie na vytváranie poznámok skutočne užitočné, sú:

• zložky,
• značky a
• optické rozpoznávanie znakov (OCR).

O každom bode sa pozriem za chvíľu.

Tri aplikácie, ktoré odporúčam najviac, na základe môjho osobného testovania mnohých aplikácií na vytváranie poznámok v priebehu rokov, sú:

• Microsoft OneNote, ak chcete bezplatnú aplikáciu na vytváranie poznámok,
• Evernote, ak vám nevadí platiť prémiové predplatné a
• Quip pre kolaboráciu poznámok.

2. Vytvorte priečinok Doručená pošta

Ak poznámku rýchlo zapíšete, budete ju musieť uložiť na miesto, kde sa nestratí. V aplikácii na vytváranie poznámok si vytvorte priečinok Doručená pošta a nastavte ho ako predvolené umiestnenie.

Pravidelne prechádzajte do priečinka Doručená pošta a pridajte ďalšie informácie o svojich poznámkach a usporiadajte ich. Postup nájdete v niekoľkých nasledujúcich tipoch. Doručenú poštu nemusíte čistiť v stanovenom časovom pláne, ale skúste to urobiť, keď máte otvorenú aplikáciu na zapisovanie poznámok na celú obrazovku (pozri nižšie # 10). Uľahčuje to, čo robíte, a vidíte všetky možnosti, ktoré máte.

V aplikácii na zaznamenávanie poznámok nemusíte strieľať na Inbox Zero. Doručená pošta je skvelým miestom na ukladanie poznámok, ktoré často navštevujete. Napríklad si ponechám poznámku so všetkými sieťami mien a hesiel všetkých svojich priateľov v sieti Wi-Fi, takže ak prinesiem do svojho domu nové zariadenie alebo si vymažem heslo, môžem sa znova pripojiť k sieti bez toho, aby som ich obťažoval kvôli podrobnostiam. Táto poznámka má v mojej schránke stály domov.

3. Zoraďte poznámky do priečinkov alebo poznámkových blokov

Priečinky, ktoré niektoré aplikácie nazývajú aj Poznámkové bloky, vám pomáhajú organizovať poznámky manuálne. Budú užitočné neskôr, keď budete chcieť skúmať poznámky k určitej téme, napríklad všetky poznámky, ktoré sú recepty.

Zložky, ktoré vytvoríte a ako ich pomenujete, závisia od toho, aké druhy poznámok si zapíšete a ako ich použijete. Ak si nie ste istí, začnite so zložkami Doručená pošta, Čítanie, Domácnosť, Osoba a Práca. Vždy, keď zistíte, ako ich používate, môžete ich kedykoľvek zmeniť a vytvoriť viac.

4. Urobte odkazy pre svoje obľúbené priečinky

Každá dobre používaná aplikácia na vytváranie poznámok obsahuje priečinky, ktoré vidia viac akcií ako ostatné. Vytvorte odkazy na tieto priečinky alebo ich označte ako obľúbené. Toto sú priečinky, v ktorých často prezeráte svoje poznámky a pridáte nové.

Pravdepodobne máte ďalšie priečinky, ktoré uchovávajú iba poznámky, až kým ich nebudete potrebovať. Nemusia byť vpredu ani v strede.

5. Použite Značky

Značky vám pomôžu nájsť existujúce poznámky. Môžu zúžiť to, čo vidíte v konkrétnom priečinku, alebo môžu zobraziť všetky poznámky označené spoločnou témou vo viacerých priečinkoch. Pomôžu vám tiež nájsť poznámky, ktoré sa týkajú určitej témy, aj keď tematické slovo v samotnej poznámke nie je. Dovoľte mi uviesť niekoľko príkladov.

Príklad 1: Povedzme, že máte priečinok s názvom Recepty a pre niektorých vegetariánov plánujete večierok. Všetky poznámky si môžete vytiahnuť iba z priečinka, ktorý je označený ako vegetarián, aby ste získali nápady, čo robiť.

Príklad 2: Možno ste spisovateľ, ktorý píše pre rôzne publikácie. Môžete si robiť poznámky o článkoch a usporiadať ich do priečinkov podľa toho, kde sú publikované. Môže sa však stať, že budete chcieť preskúmať všetky poznámky, ktoré máte k určitej téme, bez ohľadu na to, kto daný príspevok vydal. Ak ste poznámky označili pomocou tohto motívu, môžete ich vyhľadať a zobraziť ich bez ohľadu na to, v akom priečinku sa nachádzajú.

Príklad 3: E-mail súvisiaci s projektom, na ktorom pracujete, pošlete ďalej do svojej aplikácie na zapisovanie poznámok. Správa nikdy nehovorí o názve projektu alebo o čom to je. Takto ľudia komunikujú, keď sú v niečom silnom. V takom prípade by ste mohli pridať značky na definovanie poznámky (názov projektu, klient, popis práce), aby ste ju mohli nájsť, keď ju budete potrebovať.

6. Cull Tags

Existuje niečo, čo má príliš veľa značiek. Čím viac pridávate značky, tým je lepšia. Z času na čas teda vytrhnite svoje značky. Tu je návod, ako to urobiť.

Vytiahnite zoznam všetkých používaných značiek. Počet poznámok sa často zobrazuje vedľa značky. Najprv vyhľadajte takmer duplikáty. Ak máte značky pre aplikáciu aj pre aplikácie, zbavte sa toho, ktorý má menej poznámok. Otvorte príslušné poznámky a pridajte značku, ktorú si chcete ponechať. Odstráňte druhú značku.

Okrem toho, ak máte nejaké značky s dvoma alebo menej poznámkami, zvážte ich odstránenie. Pravdepodobne vám nerobia nič dobré.

7. Na telefóne vytvorte odkaz

V telefóne urobte odkaz, aby ste si v aplikácii na zapisovanie poznámok mohli začať písať novú poznámku, aby ste mohli okamžite zachytiť nápady a informácie. Na zariadeniach so systémom iOS môžete vytvoriť odkaz Siri a v systéme Android vyhľadať v aplikácii možnosť Nová miniaplikácia pre poznámky.

8. Diktát

Ak vám niečo napadne, chcete si to zapísať, ale vážne sa ponáhľate alebo kráčate so psom a ťažko dokážete držať vodítko aj telefón súčasne, diktujte.

Väčšina smartfónov má funkciu prevodu textu na text. Použi to! Začnite novú poznámku, stlačte ikonu mikrofónu na klávesnici a vyslovte, čo si chcete zapísať. Prípadne môžete nahrať hlasovú poznámku a prepísať ju neskôr. Ak sa dostanete do zvyku a často skončíte diktovaním dlhých pasáží, možno budete chcieť využiť transkripčnú službu, aby ste sa nejako ušetrili. K dispozícii je veľa dobrých bezplatných a platených možností, aj keď platené možnosti sú zvyčajne omnoho presnejšie.

9. Pripojte obrázky a PDF, použite OCR

Ak má vaša aplikácia OCR, môže vyhľadávať text nájdený v obrázkoch, PDF a ďalších súboroch, ktoré doň nahráte. Keď sa budete chcieť pridať k svojim poznámkam, nemusíte sa hanbiť. Patria sem fotografie fotografií informačných značiek, rukou písaných poznámok, strán kníh atď.

Na príklade môžete vidieť, ako je to užitočné. Povedzme, že priložíte dokument PDF k potvrdeniu o jedle, ktoré si musíte vyžiadať v správe o výdavkoch. Zabudli ste ho označiť ako „príjem“ a neviete, kde to je. Ak si pamätáte názov reštaurácie, môžete ju zadať do vyhľadávacieho panela a OCR ju bude sledovať.

Venujte pozornosť obmedzeniam, ktoré vaša aplikácia na ukladanie poznámok alebo typ účtu kladie na používanie a ukladanie OCR. Napríklad bezplatná verzia aplikácie Evernote spúšťa OCR na obrázkoch, ale nie vo formáte PDF a kancelárskych dokumentoch. Potrebujete na to prémiový alebo obchodný účet. Ak vaša aplikácia nemá zabudované skenovanie, môžete ju zvážiť s aplikáciou mobilného skenovania.

10. Usporiadajte na veľkej obrazovke

V ideálnom prípade bude mať vaša aplikácia na zaznamenávanie poznámok stolnú aplikáciu a webovú aplikáciu. Pri triedení v doručenej pošte a pri organizovaní poznámok použite jednu z nich (vo všeobecnosti sú aplikácie pre počítače na tento účel lepšie). Vďaka veľkej obrazovke môžete vidieť viac aplikácií, a preto viac štruktúry priečinkov, značiek a ďalších informácií, ktoré pridávate do poznámok, aby ste ich udržali usporiadané. Ak vidíte všetky svoje možnosti, pravdepodobne vyberiete tie správne.

Vezmite poznámku, podržte poznámku, znova ju napíšte

Keď organizujete svoje skúsenosti so zapisovaním poznámok, zlepšujete svoje šance nielen na zaznamenávanie relevantnejších poznámok, ale aj na ich ukladanie spôsobom, ktorý vám ich umožní znova nahliadnuť, keď príde čas.