10 Dôležitých bodov pre ňu je výhoda pri migrácii ich telefónnych služieb

Nezáleží na tom, čo práve vaša spoločnosť používa pre telefónny systém, pretože v určitom okamihu budete musieť nájsť niečo, čo sa prispôsobí vášmu rastúcemu podnikaniu. Pokročilejší cloudový telefón a poskytovateľ pobočkovej ústredne (PBX) ponúknu vynikajúce funkcie a cestu k službe Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Poskytne tiež lepší výkon rastúcemu počtu používateľov, zvýšenú bezpečnosť a dôkladnejšie možnosti účtovania hovorov a vykazovania, takže budete mať oveľa lepšiu predstavu o tom, čo míňate a kde.

Ako sme diskutovali v stĺpci minulého týždňa, musíte najprv zvážiť, či chcete telefónny systém v cloude alebo v budove. Existuje niekoľko dôvodov, aby ste si vybrali jeden pred druhým, ale vo všeobecnosti sú telefónne systémy typu cloud založené na počiatočných poplatkoch nižšie a sú omnoho agilnejšie, ak sa vaša spoločnosť bude musieť náhle zmeniť v komunikácii alebo ak si vaši používatelia budú chcieť osvojiť nový, okrajová sada funkcií. Vnútorné telefónne systémy však majú nižšie celkové náklady na vlastníctvo (TCO) a potenciálne lepšiu bezpečnosť.

Ale to je len začiatok. Aj keď sa môžete zaregistrovať u poskytovateľa hlasových služieb (VoIP) a vyrovnať sa s akýmikoľvek funkciami, ktoré ponúka, pravdepodobne je lepšie rozhodnúť sa, čo má telefónny systém robiť, ako chcete, aby komunikoval s vaším poskytovateľom existujúce podnikanie a aké funkcie považujete za potrebné. Aby ste to dosiahli, budete sa musieť posadiť nielen s vaším vedúcim tímom vedúcich pracovníkov, ale aj s obchodnými frontline manažérmi, aby ste presne určili, ako sa váš súčasný telefónny systém používa. Toto je jediný bezpečný spôsob, ako zistiť, ktoré funkcie vaši pracovníci bezpodmienečne potrebujú zachovať a kde je priestor na vylepšenie a nové technológie.

Z tohto hľadiska je pri výbere akéhokoľvek nového telefónneho systému potrebné zohľadniť 10 bodov a vedomostných bodov:

Máte už existujúci telefónny systém? Ak tak urobíte, všetko, čo si vyberiete ako ďalšie, by malo byť kompatibilné, iba ak by bol prechod z jednoduchej starej telefónnej služby (POTS) na VoIP primerane bezproblémový. Fungujúci telefónny systém je kritickou súčasťou väčšiny firiem a je nepravdepodobné, že by vaša organizácia uvítala týždeň prestojov, keď vytriedite veci a vrátite hovory z detských telefónov doma.

Koľko ľudí bude teraz používať telefónny systém a aký veľký podľa vás vyrastie v nasledujúcich piatich rokoch? Ak neplánujete obmedziť svoj rast obmedzením telefónneho prístupu pre svojich zamestnancov, váš telefónny systém musí byť škálovateľný. Plány rastu ovplyvnia celý rad ďalších aspektov, od architektúry vašej siete až po konečný výber poskytovateľa alebo predajcu PBX. Našťastie väčšina systémov IP PBX je dosť škálovateľná.

Potrebujete podporu analógových telefónov? Možno budete chcieť zabrániť bezpečnostnému opatreniu umiestniť ethernetový port pre telefón VoIP vo verejných priestoroch, ale možno budete chcieť návštevníkom poskytnúť spôsob telefonovania. Podobne možno nebudete chcieť umiestniť telefón VoIP v niektorých prostrediach, napríklad na vonkajšej montážnej ploche alebo na výrobnú podlahu.

Potrebujete posielať faxy? Prekvapivo nie každý systém VoIP fax podporuje. Niektoré budú vyžadovať adaptér, iné vyžadujú faxovú bránu alebo faxový server a iné faxy jednoducho ignorujú. V týchto prípadoch si pozrite pomoc v týchto online faxových službách a potom môžete spolupracovať s aplikačnými programovacími rozhraniami (API) vášho poskytovateľa VoIP na integrácii faxovej služby tretej strany do vašej volacej štruktúry VoIP.

Cloudové služby môžu klesnúť. Dokonca aj miliardy dolárov hráčov ako Amazon Web Services (AWS) majú tendenciu klesať niekoľkokrát do roka. Ak je pre vaše podnikanie nevyhnutnosťou absolútna spoľahlivosť hovoru, bude potrebné, aby sa vaše PBX, či už je v prevádzke alebo v cloude, pripojilo k verejnej komutovanej telefónnej sieti (PSTN). (Čo je PSTN? Think Ma Bell.) Táto sieť ide ďaleko za hranice piatich spoľahlivosti ponúkaných cloudovými spoločnosťami, ale udržanie takéhoto pripojenia ako voliteľnej možnosti si vyžaduje určité funkcie zo strany vašej pobočkovej ústredne, najmä ak je v cloude., Uistite sa, že je tento druh redundantného pripojenia podporovaný a presne vedzte, ako je podporované, aby ste predišli prípadným nepríjemným prekvapeniam.

Aké pokročilé funkcie chcete pre svoju firmu? Všetky systémy v dnešnej dobe dokážu uskutočňovať a prijímať hlasové hovory a držať ľudí s mnohými výbermi nevhodnej pozastavenej hudby. Väčšina systémov VoIP umožní používanie softvérových telefónov, čo sú aplikácie, ktoré bežia na stolnom počítači alebo snáď na mobilnom telefóne. Medzi ďalšie funkcie môžu patriť videokonferencie, hovory na spoluprácu, hot desking alebo hotelovanie. Ak ich potrebujete, mali by ste skontrolovať, či sú k dispozícii. Môžete tiež požadovať okamžité správy (IM), vlastné hlásenia alebo export údajov alebo prísnejšie bezpečnostné funkcie, ako sú audit, šifrovanie a nahrávanie.

Je vaša firma organizovaná tak, že niekde budete mať recepciu alebo telefónneho operátora? Ak je to tak, budete potrebovať podporu pre nejakú konzolu operátora a pre túto osobu budete musieť nakonfigurovať konkrétne povolenia a pracovné postupy.

1. Má váš predajný alebo podporný personál veľký objem hovorov alebo prevádzkujete call centrum vo vašej prevádzke? Obe budú vyžadovať nielen optimalizáciu siete, ale pravdepodobne aj softvérovú podporu. Pracovníci predaja a podpory sa budú musieť integrovať do aplikácií na správu vzťahov so zákazníkmi (CRM) a helpdesk, zatiaľ čo call centrum zvyčajne vyžaduje od vášho poskytovateľa hlasu špecifický softvér iný ako všeobecný klient UCaaS.

Je vaša sieť pripravená na šnupavý tabak? Hlasové hovory potrebujú samostatnú sieť alebo potrebujú virtuálnu LAN (VLAN) s podporou kvality služieb (QoS), aby hlasové hovory zostali zrozumiteľné. Okrem toho potrebujete bránu na volania VoIP, ktorá nebude zaťažená sťahovaním Windows Update alebo YouTube. Malé organizácie sa zvyčajne dokážu zoznámiť so zdieľanou sieťou a správne nakonfigurovanou sieťou VLAN, ale viac ako to vyžaduje samostatnú sieť. A táto sieť musí byť dostatočne rýchla, čo znamená, že ak nepoužívate gigabitový Ethernet, potom nie ste dostatočne rýchly.

Je významné percento vašej pracovnej sily mobilné alebo telekomunikačné? Aj keď s tým súvisia, v skutočnosti ide o samostatné úvahy, ktoré si budú vyžadovať premyslenie infraštruktúry vzdialeného prístupu, integráciu rôznych mobilných zariadení do rámca správy a bezpečnostné aspekty cestných bojovníkov, ktoré môžu zahŕňať napríklad šifrovanie hovorov alebo uskutočňovanie hovorov. prostredníctvom služby virtuálnej súkromnej siete (VPN).

Všimnite si, že som o týchto faktoroch nehovoril v súvislosti s pobočkovou ústredňou umiestnenou v priestoroch alebo v cloude, pretože väčšina rovnakých úvah prichádza do hry oboma smermi. Je však potrebné poznamenať, že niektoré faktory, napríklad potreba analógových telefónov alebo intenzívne používanie faxov, môžu eliminovať množstvo možností. Pri testovaní systémov VoIP a UCaaS spoločnosť PCMag poznamenala, že poskytovatelia cloudových telefónov ponúkajú množstvo výhod pre prakticky akékoľvek podnikanie, vrátane nižších celkových nákladov, hlbšej sady funkcií a integrovaných komunikačných kanálov, ktoré zahŕňajú nielen telefónne hovory VoIP, ale aj video. konferenčné, textové a online nástroje na spoluprácu. Zatiaľ čo väčšina firiem môže tieto riešenia založené na VoIP predvoliť, stále existujú pobočkové pobočkové ústredne, ktoré sa predávajú niektorým organizáciám, najmä z dôvodu softvéru na mieru alebo staršieho softvéru a určitých bezpečnostných požiadaviek. Je to výskum o vašej firme, ktorý budete musieť vykonať pred výberom akéhokoľvek druhu.

Mnohé hardvérové ​​riešenia IP PBX sú založené na softvéri s otvoreným zdrojovým kódom, ako napríklad Asterisk alebo FreePBX, ktoré tiež obsahujú zariadenia špeciálne navrhnuté pre ne. Iné, napríklad 3CX, podporujú otvorené štandardy a existujú systémy PBX z niektorých pôvodných vlastníckych zdrojov, ako je napríklad Avaya. Aj keď sú tieto riešenia drahé a určite neponúkajú všetku flexibilitu cloudového systému, stále pracujú kvôli starším zákazníkom a tým, ktorí majú problémy s dodržiavaním predpisov a ktoré nemožno vyriešiť iným spôsobom. Informujte sa u svojho právneho tímu, aby ste zistili, kam spadá vaša spoločnosť.

• Najlepší poskytovatelia podnikového VoIP pre rok 2019 Najlepší poskytovatelia podnikového VoIP pre rok 2019
• 9 krokov k optimalizácii vašej siete pre VoIP 9 krokov k optimalizácii vašej siete pre VoIP
• VoIP je veľký bezpečnostný problém? Je to veľký bezpečnostný problém SIP VoIP? Je to SIP

Niekoľko ďalších vecí, na ktoré treba myslieť: Po prvé, pokiaľ ide o fyzické telefóny, ktoré budú vaši zamestnanci používať, môžete si zvyčajne vybrať telefóny, ktoré sa vám páčia, pretože takmer všetky telefóny VoIP budú pracovať na hardvéri založenom na rovnakom štandarde: Protokol o začatí relácie. (SIP). Avšak niekoľko predajcov, najmä tých starších, ktorí sa zameriavajú na podnikových zákazníkov, stále používa svoje vlastné proprietárne verzie protokolu SIP, takže pred nákupom budete musieť skontrolovať, čo požadovaná podpora vašich telefónov podporuje.

Nakoniec nevynechajte tú časť predajnej literatúry poskytovateľa, ktorá hovorí o profesionálnych ponukách služieb a podpore. Ako už bolo uvedené vyššie, hlasový prenos a iné komunikačné kanály vysielané prúdom sú odlišné zvieratá v porovnaní s riadením priamej dátovo orientovanej siete. Budete musieť čeliť zmene konfigurácie smerovačov, prepínačov a pravdepodobne významného percenta svojich aplikácií, aby ste nielen vytvorili priestor pre systém VoIP, ale tiež sa ubezpečili, že vaše hovory zachovávajú minimálnu úroveň kvality zvuku. Kľúčom pri rozhodovaní medzi konkurenčnými poskytovateľmi hlasu môže byť schopnosť využívať služby informovaného podporného personálu (aspoň v počiatočnej fáze zavádzania).